Betriebsprüfung | Richtsatzsammlung 2025 | Sachentnahmen 2026
Richtsatzsammlung 2025: Was Betriebe bei Betriebsprüfung und Sachentnahmen 2026 beachten sollten
Die Richtsatzsammlung 2025 ist für viele bargeldintensive Betriebe ein wichtiges Thema in der Betriebsprüfung. Gleichzeitig gelten für 2026 neue Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben, also für private Warenentnahmen aus dem Betrieb.
BMF-Richtsatzsammlung
Richtsatzrechner 2025
Vergleichen Sie die betrieblichen Kennzahlen mit den amtlichen Richtsätzen. Geben Sie die Werte netto und in Euro ein.
Was ist die Richtsatzsammlung?
Die Richtsatzsammlung ist ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung. Sie dient dazu, Umsätze und Gewinne von Gewerbebetrieben zu verproben und bei fehlenden oder nicht belastbaren Unterlagen Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Rechtsgrundlage für eine Schätzung ist § 162 AO.
Wichtig ist: Eine bloße Abweichung von den Richtsätzen macht eine Buchführung nicht automatisch falsch. Bei formell ordnungsgemäß ermittelten Buchführungsergebnissen darf eine Gewinn- oder Umsatzschätzung regelmäßig nicht allein darauf gestützt werden, dass die erklärten Werte von der Richtsatzsammlung abweichen.
Wann wird die Richtsatzsammlung in der Betriebsprüfung relevant?
Praktisch relevant wird die Richtsatzsammlung vor allem dann, wenn die Buchführung angreifbar ist. Das betrifft insbesondere Betriebe mit vielen Bargeschäften, Warenbewegungen und privaten Entnahmen.
- fehlende oder unvollständige Kassenaufzeichnungen,
- nicht nachvollziehbare Stornierungen und Korrekturen,
- fehlende Verfahrensdokumentation,
- unklare Warenbestände oder Inventurdifferenzen,
- nicht oder zu niedrig erfasste private Warenentnahmen,
- starke Abweichungen von branchenüblichen Rohgewinnaufschlägen.
Welche Grenzen hat eine Schätzung nach Richtsätzen?
Richtsätze sind keine automatische Besteuerungsform. Der konkrete Betrieb kann von der Vergleichsgruppe abweichen, etwa durch Lage, Kundenstruktur, Preisniveau, Liefergeschäft, Onlineanteil, Saisonalität oder besondere Warenqualität.
Der Bundesfinanzhof betont, dass der innere Betriebsvergleich regelmäßig zuverlässiger ist als ein äußerer Betriebsvergleich. Das bedeutet: Soweit betriebsinterne Daten eine belastbare Kalkulation ermöglichen, müssen diese Besonderheiten berücksichtigt werden.
Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben 2026
Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben betreffen Sachentnahmen, also Waren, die Unternehmerinnen und Unternehmer für private Zwecke aus dem Betrieb entnehmen. Die Werte für 2026 sind Jahreswerte pro Person ohne Umsatzsteuer.
Sie ermöglichen eine monatliche pauschale Verbuchung und ersparen die Aufzeichnung vieler Einzelentnahmen. Die Pauschbeträge gelten vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026.
| Gewerbezweig | Ermäßigter Steuersatz | Voller Steuersatz | Insgesamt |
|---|---|---|---|
| Bäckerei | 1.671 € | 214 € | 1.885 € |
| Fleischerei / Metzgerei | 1.487 € | 567 € | 2.054 € |
| Gaststätte mit kalten Speisen | 1.824 € | 629 € | 2.453 € |
| Gaststätte mit kalten und warmen Speisen | 3.173 € | 828 € | 4.001 € |
| Getränkeeinzelhandel | 123 € | 276 € | 399 € |
| Café und Konditorei | 1.610 € | 598 € | 2.208 € |
| Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier | 721 € | 0 € | 721 € |
| Nahrungs- und Genussmittel | 1.395 € | 368 € | 1.763 € |
| Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln | 384 € | 169 € | 553 € |
Hinweis: Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr wird kein Pauschbetrag angesetzt. Bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen.
Praxisbeispiel: Gaststätte mit warmen und kalten Speisen
Ein Einzelunternehmer betreibt 2026 eine Gaststätte mit kalten und warmen Speisen. Er lebt mit seiner Ehefrau und einem 10-jährigen Kind im Haushalt. Der Pauschbetrag beträgt pro erwachsener Person 4.001 € jährlich. Für das Kind ist die Hälfte anzusetzen.
- Unternehmer: 4.001 €
- Ehefrau: 4.001 €
- Kind, 10 Jahre: 2.000,50 €
- Summe 2026: 10.002,50 € ohne Umsatzsteuer
Checkliste: Was Betriebe jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb in einer Richtsatz-Gewerbeklasse enthalten ist.
- Dokumentieren Sie Besonderheiten wie Lage, Preismodell, Kundenstruktur, Liefergeschäft und Saisonalität.
- Bewahren Sie Kalkulationsunterlagen, Preislisten, Rezepturen und Inventuren auf.
- Kontrollieren Sie, ob Sachentnahmen 2026 monatlich zutreffend verbucht werden.
- Prüfen Sie bei gemischten Betrieben, welcher Pauschbetrag anzusetzen ist.
- Erfassen Sie nicht von den Pauschbeträgen abgedeckte Entnahmen einzeln.
- Halten Sie Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Stornonachweise prüfungssicher aktuell.
Fazit
Die Richtsatzsammlung 2025 bleibt für Betriebsprüfungen relevant, ist aber kein Freibrief für pauschale Zuschätzungen. Entscheidend ist, ob Buchführung, Kassenführung und betriebliche Dokumentation belastbar sind. Wer private Warenentnahmen korrekt erfasst und Besonderheiten seines Betriebs nachvollziehbar belegt, verbessert seine Position in der Betriebsprüfung deutlich.
Unsicher bei Richtsätzen, Kasse oder Sachentnahmen?
Wir prüfen Ihre Buchführung, Sachentnahmen und Kassenunterlagen, bevor aus einer Verprobung eine Zuschätzung wird.
Beratung anfragenFAQ zur Richtsatzsammlung 2025 und den Pauschbeträgen 2026
Was ist die Richtsatzsammlung 2025?
Die Richtsatzsammlung 2025 ist ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verprobung von Umsätzen und Gewinnen. Sie ist kein Gesetz und keine automatische Besteuerungsgrundlage.
Darf das Finanzamt allein wegen einer Abweichung von Richtsätzen schätzen?
Bei formell ordnungsgemäßer Buchführung reicht eine bloße Abweichung von der Richtsatzsammlung regelmäßig nicht aus, um eine Schätzung zu begründen.
Wann wird die Richtsatzsammlung in der Betriebsprüfung relevant?
Sie wird insbesondere relevant, wenn Kassenführung, Buchführung, Warenbestände oder Aufzeichnungen zu privaten Warenentnahmen Mängel aufweisen.
Welche Pauschbeträge für Sachentnahmen gelten 2026?
Die Pauschbeträge 2026 sind Jahreswerte pro Person ohne Umsatzsteuer. Sie unterscheiden sich je nach Gewerbezweig, etwa Bäckerei, Metzgerei, Gaststätte, Café oder Lebensmittelhandel.
Gelten die Pauschbeträge 2026 pro Betrieb oder pro Person?
Sie gelten pro Person. Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz; bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte anzusetzen.
Dürfen Pauschbeträge wegen Urlaub oder Krankheit gekürzt werden?
Grundsätzlich nein. Individuelle Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub führen nach dem BMF nicht zu Zu- oder Abschlägen.
Was gilt bei gemischten Betrieben?
Bei gemischten Betrieben ist nur der jeweils höhere Pauschbetrag der entsprechenden Gewerbeklasse anzusetzen.
Interne Verlinkungsvorschläge
Quellenverzeichnis
- BMF-Schreiben vom 25.06.2026, Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2025, GZ IV D 2 - S 1544/00008/021/002.
- BMF, Richtsatzsammlung 2025, veröffentlicht am 25.06.2026.
- BMF-Schreiben vom 23.12.2025, Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben beziehungsweise Sachentnahmen für das Kalenderjahr 2026, GZ IV D 3 - S 1547/00006/007/021.
- § 162 AO, Schätzung von Besteuerungsgrundlagen.
- § 148 AO, Bewilligung von Erleichterungen.
- § 5 EStG, Gewinn bei Kaufleuten und bestimmten anderen Gewerbetreibenden.
- BFH, Urteil vom 18.06.2025, X R 19/21.
- BFH, Urteil vom 29.07.2025, X R 23/21 und X R 24/21, verbundene Verfahren.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
