Die Möglichkeit, Arbeit und Urlaub zu kombinieren, gewinnt in Deutschland zunehmend an Beliebtheit – und wird von immer mehr Unternehmen unterstützt. Eine Workation bietet Angestellten und Selbstständigen die Gelegenheit, in einer entspannten Umgebung zu arbeiten. Doch wie steht es dabei um die Steuer? Tatsächlich gibt es einige Möglichkeiten, durch eine Workation Steuern zu sparen – allerdings mit bestimmten Einschränkungen. Dieser Ratgeber erklärt, was ihr beachten müsst, um steuerlich zu profitieren.

Workation: Arbeiten und Freizeit eng verwoben – aber Vorsicht vor rechtlichen Fallstricken

Überblick:

Das Konzept der Workation verbindet mobile Arbeit mit Urlaub und wird zunehmend populär. Dabei entstehen sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte verschiedene rechtliche und steuerliche Risiken, die beachtet werden müssen. Um diese Risiken zu minimieren, sind klare Regelungen und Betriebsvereinbarungen erforderlich.

Einkommensteuer und Lohnsteuer

Das Arbeiten aus dem Ausland kann Einkommensteuerverpflichtungen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber auslösen. Generell gilt: Arbeitnehmer sind dort steuerpflichtig, wo sie ihre Tätigkeit ausüben. Besonders relevant ist hier die 183-Tage-Regel bei Doppelbesteuerungsabkommen, die besagt, dass Arbeitnehmer im Heimatland steuerpflichtig bleiben, wenn sie sich nicht länger als 183 Tage im Ausland aufhalten und ihre Vergütung vom Heimatland aus gezahlt wird. Eine genaue Dokumentation des Aufenthalts ist daher essenziell, um potenzielle Steuerverpflichtungen zu vermeiden.

Workation: Was kann abgesetzt werden?

Grundsätzlich gilt, dass alle Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, steuerlich geltend gemacht werden können. Allerdings müssen Angestellte und Selbstständige hierbei vorsichtig sein. Da eine Workation in den meisten Fällen auf eigenen Wunsch erfolgt, sieht das Finanzamt diese oft als Home-Office-Tätigkeit an – nur eben an einem anderen Ort. Das bedeutet, dass viele Kosten, wie Reise- und Unterkunftskosten, nicht absetzbar sind.

Was nicht absetzbar ist:

• Reisekosten (z. B. Flug oder Zug)
• Unterkunftskosten (z. B. Hotel oder Ferienwohnung)
• Verpflegungskosten

Diese Ausgaben werden vom Finanzamt nicht als beruflich veranlasst angesehen und können somit nicht als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Was absetzbar ist:

1. Co-Working-Space: Die Miete für einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space kann in der Steuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgabe angesetzt werden.
2. Arbeitsmaterial: Alles, was für die Arbeit vor Ort angeschafft wird, wie ein Laptop, mobiler Drucker oder auch mobiles Internet, kann steuerlich abgesetzt werden.
3. Entfernungspauschale: Für den Arbeitsweg vom Hotel oder der Ferienwohnung zum Co-Working-Space kann die Entfernungspauschale (0,30 Euro pro Kilometer) geltend gemacht werden.
4. Home-Office-Pauschale: Für Tage, an denen aus dem Hotel oder der Ferienwohnung gearbeitet wird, können Arbeitnehmer die Home-Office-Pauschale von 6 Euro pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr, geltend machen.
5. Versicherungen: Zusatzversicherungen wie eine spezielle Auslandskrankenversicherung oder Haftpflichtversicherung, die für die Workation abgeschlossen wurden, können ebenfalls steuerlich abgesetzt werden.

Team-Workation: Steuervorteile für das gesamte Team

Für Einzelreisende sind die Steuervorteile bei einer Workation eher begrenzt. Anders sieht es aus, wenn ein ganzes Team oder Unternehmen gemeinsam eine Workation plant. In diesem Fall kann eine Team-Workation wie eine Dienstreise behandelt werden, und die steuerlichen Vorteile sind deutlich größer.

Warum ist das so?

Wenn die gesamte Belegschaft oder ein Team aus beruflichen Gründen gemeinsam an einem anderen Standort arbeitet, handelt es sich um einen beruflich bedingten Ortswechsel. In diesem Fall können nicht nur die Kosten für An- und Abreise, sondern auch Unterkunft und Verpflegung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Ein solches „Offsite“ oder eine berufsbedingte Bildungsreise bietet noch mehr Möglichkeiten, Steuern zu sparen, da es sich dabei um eine klassische Dienstreise handelt.

Vorsicht bei Bildungsreisen

Wenn die Workation mit einem Bildungsaspekt verbunden ist, wie etwa einem Seminar oder einer Weiterbildung, kann das Finanzamt genau hinschauen. Es muss ein klarer Zusammenhang zur beruflichen Tätigkeit erkennbar sein. Sprachkurse oder Coaching-Ausbildungen werden oft nur anteilig anerkannt, und bei privaten Interessen wie Yoga-Kursen ist es schwierig, eine berufliche Verbindung nachzuweisen.

Der entscheidende Tipp:

Sobald der Arbeitgeber die Weiterbildung offiziell anordnet, sind die Reisekosten auch dann absetzbar, wenn an die Bildungsreise noch private Urlaubstage angehängt werden.

Betriebsstätte

Die Einrichtung einer Betriebsstätte durch einen Workation-Aufenthalt ist ein Risiko, das vor allem Führungskräfte betrifft. Wird eine Betriebsstätte begründet, entstehen für den Arbeitgeber zusätzliche Steuerpflichten im Ausland, bis hin zu möglichen Doppelbesteuerungen. Hier ist eine Einzelfallprüfung entscheidend.

Fazit: Steuern sparen mit Workation – aber mit Bedacht

Eine Workation bietet nicht nur eine entspannende Abwechslung zum Büroalltag, sondern kann auch steuerliche Vorteile mit sich bringen – allerdings in begrenztem Umfang. Die größte Steuerersparnis ergibt sich, wenn das gesamte Team oder Unternehmen die Workation als Dienstreise nutzt. Für Einzelreisende gilt: Kosten für Co-Working-Spaces, Arbeitsmaterial und die Home-Office-Pauschale können geltend gemacht werden. Bei Bildungsreisen sollte der berufliche Zusammenhang stets klar erkennbar sein, um Steuervorteile optimal zu nutzen.

Sozialversicherung

Die Frage, ob ein Aufenthalt im Ausland eine Sozialversicherungspflicht auslöst, hängt von der Dauer und dem Zielland ab. Für kurze Workation-Zeiträume bleiben Arbeitnehmer in der Regel in der deutschen Sozialversicherung. In einigen Ländern, wie zum Beispiel Argentinien, kann jedoch ab dem ersten Tag eine Sozialversicherungspflicht bestehen. Zudem sollte der Versicherungsschutz im Ausland geprüft und bei Bedarf durch private Versicherungen ergänzt werden.

Arbeitsrecht

Innerhalb der EU bestimmt die Rom-I-Verordnung das anwendbare Arbeitsrecht. Solange Arbeitnehmer nur vorübergehend in einem anderen Land arbeiten, gilt weiterhin das deutsche Arbeitsrecht, ergänzt durch die für den Arbeitnehmer günstigsten Vorschriften im Gastland. Außerhalb der EU ist eine genaue Prüfung notwendig, um sicherzustellen, dass die arbeitsrechtlichen Bedingungen des Gastlandes eingehalten werden.

Immigration

Je nach Workation-Land kann eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Innerhalb der EU und des EWR genießen Arbeitnehmer Freizügigkeit, dennoch sind melderechtliche Verpflichtungen zu beachten. Einige Länder, wie die Vereinigten Arabischen Emirate, haben spezielle Remote-Work-Visa eingeführt, um rechtliche Klarheit zu schaffen.

Fazit:

Workation erfordert eine durchdachte Betriebsvereinbarung, die alle rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Aspekte klar regelt. Dies schützt Unternehmen und Mitarbeiter vor unvorhergesehenen rechtlichen Konsequenzen und erleichtert die Implementierung des Modells in der Praxis.

Euer Steuerberater-Team – für alle Fragen zur Workation an eurer Seite