Der BFH bestätigt: Auch bei Umsatzsteuer-Erstattungen kann ein Verspätungszuschlag drohen – besonders bei wiederholter Fristversäumnis.

Ein Verspätungszuschlag zur Umsatzsteuer kann auch dann festgesetzt werden, wenn sich aus der Umsatzsteuerjahreserklärung keine Nachzahlung, sondern eine Erstattung ergibt. Das hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 07.05.2026 – V R 26/24 bestätigt. Entscheidend ist: Im Rahmen des Ermessens darf das Finanzamt auch berücksichtigen, ob Steuererklärungen wiederholt verspätet abgegeben wurden.

Für Unternehmen bedeutet das: Eine verspätete Umsatzsteuerjahreserklärung ist nicht automatisch folgenlos, nur weil dem Finanzamt am Ende kein Steuerausfall entsteht. Der Verspätungszuschlag dient nicht nur dazu, Zins- oder Liquiditätsvorteile abzuschöpfen. Er soll auch die fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen sichern und künftige Verspätungen verhindern.

Worum ging es im BFH-Fall?

Der Kläger war Unternehmer und ließ seine Umsatzsteuerjahreserklärung 2020 durch eine Steuerberatungsgesellschaft erstellen. Die Erklärung wurde erst am 30.01.2023 beim Finanzamt eingereicht. Die maßgebliche Abgabefrist war im Streitfall bereits am 31.08.2022 abgelaufen. Aus der Erklärung ergab sich ein Überschuss zugunsten des Unternehmers von 7.333,41 Euro sowie ein Unterschiedsbetrag zu seinen Gunsten von 168,24 Euro.

Trotz dieses Erstattungsfalls setzte das Finanzamt mit Bescheid vom 27.03.2023 einen Verspätungszuschlag von 125 Euro fest. Zur Begründung verwies es auf die verspätete Abgabe. Im Einspruchsverfahren machte der Kläger unter anderem Personalausfälle wegen „Corona“ und Belastungen durch die „Grundsteuer-Kampagne“ geltend. Das Finanzamt hielt diese allgemeinen Hinweise nicht für ausreichend, um die Verspätung zu entschuldigen. Außerdem war die Umsatzsteuerjahreserklärung bereits für das Vorjahr 2019 verspätet abgegeben worden.

Was hat der BFH entschieden?

Der BFH wies die Revision des Unternehmers zurück. Der Leitsatz lautet: Bei der Festsetzung eines Verspätungszuschlags ist im Rahmen des Entschließungsermessens nach § 152 Abs. 1 Satz 1 AO auch in Erstattungsfällen die Häufigkeit der Fristüberschreitung zu berücksichtigen.

Das bedeutet: Das Finanzamt darf bei seiner Entscheidung, ob es überhaupt einen Verspätungszuschlag festsetzt, berücksichtigen, dass ein Steuerpflichtiger schon früher Erklärungsfristen versäumt hat. Gerade wiederholte Verspätungen können ein gewichtiges Argument für die Festsetzung sein.

Was ist ein Entschließungsermessen?

Das Entschließungsermessen betrifft die Frage, ob das Finanzamt überhaupt tätig wird. Bei § 152 Abs. 1 Satz 1 AO heißt das: Das Finanzamt entscheidet, ob es wegen einer nicht oder nicht fristgerecht abgegebenen Steuererklärung einen Verspätungszuschlag festsetzt. Davon zu unterscheiden ist die Frage der Höhe des Zuschlags.

Im Streitfall lag kein Fall der automatischen Festsetzung nach § 152 Abs. 2 AO vor. Denn in bestimmten Erstattungs- oder Nullfällen greift die automatische Festsetzung gerade nicht. Das bedeutet aber nicht, dass ein Zuschlag ausgeschlossen wäre. Vielmehr kann das Finanzamt dann nach § 152 Abs. 1 AO im Rahmen seines Ermessens entscheiden.

Warum schützt eine Umsatzsteuer-Erstattung nicht automatisch?

Viele Unternehmer gehen davon aus: Wenn die Umsatzsteuerjahreserklärung zu einer Erstattung führt, kann kein Verspätungszuschlag entstehen. Genau diese Annahme ist riskant.

Der BFH stellt klar, dass § 152 AO auch in Erstattungsfällen einen Sanktions- und Präventionszweck hat. Der Zuschlag soll nicht nur finanzielle Vorteile ausgleichen, sondern auch sicherstellen, dass Steuererklärungen pünktlich eingehen. Das gilt auch dann, wenn die verspätete Erklärung keine Nachzahlung auslöst.

Hinzu kommt: Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuerjahreserklärung sind eigenständige Verfahren. Der Unternehmer konnte sich daher nicht erfolgreich darauf berufen, seine Voranmeldungen seien pünktlich abgegeben worden. Der BFH hielt es für zulässig, die verspätete Abgabe der Jahreserklärung gesondert zu sanktionieren.

Wie hoch kann der Verspätungszuschlag sein?

Für Steuererklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen, beträgt der Verspätungszuschlag nach § 152 Abs. 5 AO grundsätzlich 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer nach Abzug von Vorauszahlungen und anzurechnenden Steuerabzugsbeträgen, mindestens aber 25 Euro je angefangenem Monat der Verspätung. Der Zuschlag ist auf volle Euro abzurunden und darf höchstens 25.000 Euro betragen.

Im Streitfall ergab sich daraus der Mindestbetrag: Die Erklärung war mehrere angefangene Monate verspätet, sodass das Finanzamt einen Zuschlag von 125 Euro festsetzte. Der BFH sah darin keinen Verstoß gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.

Wann kann eine verspätete Abgabe entschuldbar sein?

Nach § 152 Abs. 1 Satz 2 AO ist von der Festsetzung eines Verspätungszuschlags abzusehen, wenn der Erklärungspflichtige glaubhaft macht, dass die Verspätung entschuldbar war. Das Verschulden eines Vertreters oder Erfüllungsgehilfen wird dem Steuerpflichtigen zugerechnet.

Wichtig ist: Allgemeine Hinweise reichen meist nicht. Wer sich auf Krankheit, technische Probleme, außergewöhnliche Kanzleibelastung oder fehlende Unterlagen beruft, sollte den konkreten Zusammenhang zur verspäteten Erklärung dokumentieren. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung stellt zudem klar, dass Entschuldigungsgründe im Anwendungsbereich des § 152 Abs. 1 AO vom Steuerpflichtigen glaubhaft zu machen sind; eine allgemeine Amtsermittlungspflicht der Finanzverwaltung besteht insoweit nicht.

Steuer-Tipp: Fristenmanagement ist auch bei Erstattungen Pflicht

Unternehmer sollten Umsatzsteuerjahreserklärungen auch dann konsequent fristgerecht vorbereiten, wenn voraussichtlich ein Vorsteuerüberhang oder eine Erstattung entsteht. Gerade bei wiederholten Fristversäumnissen steigt das Risiko, dass das Finanzamt sein Ermessen zulasten des Steuerpflichtigen ausübt.

Praktisch sinnvoll sind:

• eine zentrale Fristenliste für Jahreserklärungen und Voranmeldungen,
• frühzeitige Übergabe aller Buchhaltungsunterlagen an die Steuerberatung,
• dokumentierte Rückfragen bei fehlenden Belegen,
• rechtzeitige Fristverlängerungsanträge, wenn absehbar Unterlagen fehlen,
• interne Eskalation bei wiederholten Verzögerungen.

Achtung: Häufiger Fehler in der Praxis

Ein häufiger Fehler ist die Annahme: „Wir bekommen ohnehin Umsatzsteuer erstattet, daher ist die verspätete Abgabe nicht so schlimm.“ Das BFH-Urteil zeigt das Gegenteil. Auch ein Erstattungsfall kann zu einem Verspätungszuschlag führen, insbesondere wenn das Finanzamt auf wiederholte Fristüberschreitungen verweisen kann.

Ebenso riskant ist der pauschale Verweis auf Überlastung. Im entschiedenen Fall reichten allgemeine Hinweise auf Corona-Personalausfälle und die Grundsteuer-Kampagne nicht aus. Entscheidend ist immer, ob die konkrete Verspätung nachvollziehbar und belegbar entschuldigt werden kann.

Praxisbeispiel: Wann ein Zuschlag drohen kann

Ein Unternehmen gibt seine Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich pünktlich ab. Die Jahreserklärung wird jedoch wiederholt erst Monate nach Ablauf der Frist übermittelt. Auch wenn sich aus der Jahreserklärung ein Erstattungsbetrag ergibt, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Es darf dabei berücksichtigen, dass die Pflicht zur Abgabe der Jahreserklärung wiederholt verletzt wurde.

Anders kann der Fall liegen, wenn eine einmalige, geringfügige Verspätung vorliegt und konkrete Entschuldigungsgründe glaubhaft gemacht werden. Der BFH weist ausdrücklich darauf hin, dass eine nur geringfügige Verspätung im Einzelfall dazu führen kann, dass das Finanzamt ausnahmsweise von der Festsetzung absieht.

Checkliste: Was Unternehmen jetzt prüfen sollten

1. Wurden Umsatzsteuerjahreserklärungen in den letzten Jahren verspätet abgegeben?
2. Gibt es wiederkehrende Ursachen, zum Beispiel fehlende Belege, interne Freigaben oder verspätete Buchhaltungsdaten?
3. Sind Fristen und Verantwortlichkeiten intern eindeutig geregelt?
4. Werden Verzögerungen dokumentiert und gegenüber dem Finanzamt konkret begründet?
5. Wurde bei absehbarer Fristversäumnis rechtzeitig eine Fristverlängerung geprüft?
6. Ist klar, dass auch Erstattungsfälle nicht automatisch vor einem Verspätungszuschlag schützen?

Fazit: Erstattung schützt nicht vor Sanktionen

Das BFH-Urteil vom 07.05.2026 – V R 26/24 verschärft nicht das Gesetz, macht aber die praktische Linie deutlich: Auch bei einer Umsatzsteuer-Erstattung darf das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Besonders relevant ist das bei wiederholten Fristüberschreitungen.

Für Unternehmer heißt das: Die Umsatzsteuerjahreserklärung sollte nicht als bloße Formalie behandelt werden. Wer Fristen wiederholt versäumt, riskiert auch dann einen Zuschlag, wenn sich aus der Erklärung ein Guthaben ergibt.

Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

FAQ

Kann ein Verspätungszuschlag auch bei einer Umsatzsteuer-Erstattung festgesetzt werden?

Ja. Der BFH bestätigt, dass ein Verspätungszuschlag auch in Erstattungsfällen möglich ist, wenn das Finanzamt sein Ermessen nach § 152 Abs. 1 AO ordnungsgemäß ausübt.

Spielt es eine Rolle, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldungen pünktlich abgegeben wurden?

Nicht zwingend. Nach Auffassung des BFH sind Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärung eigenständige Verfahren. Eine pünktliche Voranmeldung schützt daher nicht automatisch vor einem Zuschlag wegen verspäteter Jahreserklärung.

Wann ist ein Verspätungszuschlag automatisch festzusetzen?

§ 152 Abs. 2 AO enthält Fälle, in denen ein Verspätungszuschlag grundsätzlich von Amts wegen festzusetzen ist. In bestimmten Erstattungs- oder Nullfällen greift diese automatische Festsetzung jedoch nicht; dann kommt eine Ermessensentscheidung nach § 152 Abs. 1 AO in Betracht.

Reicht eine allgemeine Überlastung als Entschuldigung aus?

In der Regel nicht. Entschuldigungsgründe müssen konkret glaubhaft gemacht werden. Allgemeine Hinweise auf Personalmangel, Krankheit oder hohe Arbeitsbelastung reichen ohne Einzelfallbezug häufig nicht aus.

Wie hoch ist der Mindest-Verspätungszuschlag?

Bei kalenderjahrbezogenen Steuererklärungen beträgt der Mindestbetrag grundsätzlich 25 Euro je angefangenem Monat der Verspätung. Der Höchstbetrag liegt bei 25.000 Euro.

Was können Unternehmer gegen einen Verspätungszuschlag tun?

Sie können Einspruch einlegen und konkret darlegen, warum die Verspätung entschuldbar war oder warum das Finanzamt sein Ermessen fehlerhaft ausgeübt hat. Pauschale Begründungen sind erfahrungsgemäß riskant; entscheidend sind belegbare Tatsachen.

Linkvorschläge

• Umsatzsteuerjahreserklärung: Fristen, Pflichten und typische Fehler
• Steuerliche Fristen für Unternehmen: Was Sie im Blick behalten sollten
• Einspruch gegen Steuerbescheide: Wann er sich lohnt

Quellenverzeichnis

• BFH, Urteil vom 07.05.2026 – V R 26/24, ECLI:DE:BFH:2026.070526.VR26.24.0.
• Vorinstanz: Sächsisches Finanzgericht, Urteil vom 08.11.2023 – 8 K 682/23.
• § 152 Abs. 1, Abs. 2, Abs. 3, Abs. 5 und Abs. 10 AO, Rechtsstand 28.08.2026.
• § 149 AO, insbesondere Abs. 3, Rechtsstand 28.08.2026.
• Art. 97 § 36 EGAO, Sonderregelungen aufgrund der Corona-Pandemie, Rechtsstand 28.08.2026.
• § 18 Abs. 3 UStG, Umsatzsteuerjahreserklärung als Steueranmeldung, Rechtsstand 28.08.2026.
• AEAO zu § 152 AO, Stand 2025, insbesondere zur ermessensabhängigen Festsetzung, Entschuldbarkeit und Berechnung von Verspätungszuschlägen.