Wer seinen betrieblichen Pkw privat nutzt und kein Fahrtenbuch führt, versteuert den privaten Nutzungsanteil häufig nach der 1-%-Regelung. Das ist praktisch, kann aber teuer werden: Besonders bei günstigen Gebrauchtwagen mit hohem Bruttolistenpreis oder bereits vollständig abgeschriebenen Fahrzeugen kann der pauschale Nutzungswert höher sein als die tatsächlich angefallenen Pkw-Kosten. Genau hier kommt die Kostendeckelung bei der 1-%-Regelung ins Spiel.
Wichtig: Die Kostendeckelung steht nicht ausdrücklich im Gesetz. Sie beruht auf einer Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung. Der BFH hat bestätigt, dass das Gesetz selbst keine automatische Begrenzung auf die tatsächlichen Kfz-Kosten vorsieht; die Finanzverwaltung kann aber nach Maßgabe des BMF-Schreibens zur Kostendeckelung gebunden sein.
Was bedeutet die 1-%-Regelung bei einem betrieblichen Pkw?
Nutzen Sie einen Pkw zu mehr als 50 % betrieblich und verwenden ihn auch privat, kann der private Nutzungsanteil pauschal ermittelt werden. Dann wird monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung als private Nutzungsentnahme angesetzt. Alternativ ist die Fahrtenbuchmethode möglich, wenn die Kosten durch Belege und das Verhältnis der Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
Zusätzlich kommt bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte regelmäßig ein weiterer pauschaler Wert hinzu: 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat.
Wann greift die Kostendeckelung konkret?
Die Kostendeckelung sollten Sie immer prüfen, wenn Sie die 1-%-Methode anwenden. Sie greift, wenn die Summe aus
1. privatem Nutzungswert
= 1 % des Bruttolistenpreises × Monate der privaten Nutzung
und
2. pauschalem Wert für Fahrten Wohnung–Betriebsstätte
= 0,03 % des Bruttolistenpreises × Entfernungskilometer × Monate
höher ist als die tatsächlich entstandenen Gesamtkosten des Pkw.
Die Finanzverwaltung sieht in diesem Fall vor, dass der pauschale Nutzungswert und die nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte höchstens mit den tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs angesetzt werden.
Was gehört zu den Gesamtkosten des Pkw?
Zu den Gesamtkosten zählen grundsätzlich alle Kosten, die durch das Halten und den Betrieb des Fahrzeugs entstehen. Dazu gehören insbesondere:
- Abschreibung, kurz AfA
- Leasingraten
- Kfz-Versicherung
- Kfz-Steuer
- Kraftstoff bzw. Stromkosten
- Reparaturen und Wartung
- Reifen
- Stellplatz- oder Garagenkosten
- Finanzierungskosten, soweit sie dem Fahrzeug zugeordnet werden können
Nicht einzubeziehen sind insbesondere Kosten, die rein privat veranlasst sind. Auch steuerliche Sonderfragen wie Sonderabschreibungen oder Unfallkosten sollten gesondert geprüft werden.
Warum ist die Kostendeckelung besonders bei Gebrauchtwagen wichtig?
Die 1-%-Regelung orientiert sich nicht am Kaufpreis, sondern am Bruttolistenpreis bei Erstzulassung. Das kann zu einer deutlichen Überbesteuerung führen.
Beispiel: Sie kaufen einen gebrauchten Pkw für 12.000 €, der ursprünglich einen Bruttolistenpreis von 50.000 € hatte. Für die 1-%-Regelung zählt trotzdem der ursprüngliche Listenpreis von 50.000 €. Der pauschale private Nutzungswert beträgt dann 500 € pro Monat bzw. 6.000 € pro Jahr – selbst wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten deutlich niedriger sind.
Gerade bei älteren, günstigen oder vollständig abgeschriebenen Fahrzeugen ist die Prüfung der Kostendeckelung daher besonders wichtig.
Bleibt die Entfernungspauschale trotz Kostendeckelung abziehbar?
Ja. Auch wenn die Kostendeckelung greift, muss Ihnen mindestens die Entfernungspauschale als abziehbarer Aufwand verbleiben. Die Finanzverwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Anwendung der Kostendeckelung mindestens die nach den Entfernungspauschalen ermittelten Beträge als abziehbare Aufwendungen verbleiben müssen.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Entfernungspauschale nach Angaben des Bundesfinanzministeriums einheitlich 0,38 € ab dem ersten Entfernungskilometer.
Die Formel lautet daher:
Arbeitstage × einfache Entfernung × 0,38 €
Wie sieht die Kostendeckelung im Rechenbeispiel aus?
Ein Unternehmer nutzt seinen betrieblichen Pkw auch privat. Ein Fahrtenbuch führt er nicht.
Daten:
- Bruttolistenpreis: 40.000 €
- Private Nutzung: ganzjährig
- Fahrten Wohnung–Betriebsstätte: 220 Tage
- Einfache Entfernung: 20 km
- Tatsächliche Pkw-Gesamtkosten: 5.000 €
1. Privatnutzung nach der 1-%-Regelung
40.000 € × 1 % × 12 Monate
= 4.800 €
2. Fahrten Wohnung–Betriebsstätte
40.000 € × 0,03 % × 20 km × 12 Monate
= 2.880 €
3. Summe der pauschalen Werte
4.800 € + 2.880 €
= 7.680 €
Die pauschalen Werte übersteigen die tatsächlichen Pkw-Gesamtkosten von 5.000 €. Damit liegt ein Fall der Kostendeckelung vor.
4. Entfernungspauschale 2026
220 Tage × 20 km × 0,38 €
= 1.672 €
Damit dürfen die pauschalen Gewinnerhöhungen wirtschaftlich nicht dazu führen, dass Ihnen weniger als die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe verbleibt. Der maximal anzusetzende Betrag reduziert sich daher auf:
5.000 € tatsächliche Gesamtkosten
./. 1.672 € Entfernungspauschale
= 3.328 €
Ergebnis: Statt 7.680 € werden im Beispiel nur 3.328 € gewinnerhöhend berücksichtigt. Die Entfernungspauschale von 1.672 € bleibt als Betriebsausgabe erhalten.
Was sollten Unternehmer jetzt prüfen?
Prüfen Sie die Kostendeckelung insbesondere dann, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
- Der Pkw wurde günstig gebraucht gekauft.
- Der Bruttolistenpreis ist deutlich höher als der heutige Wert.
- Das Fahrzeug ist bereits vollständig abgeschrieben.
- Die jährlichen laufenden Pkw-Kosten sind niedrig.
- Sie führen kein Fahrtenbuch.
- Sie fahren regelmäßig zwischen Wohnung und Betriebsstätte.
Der wichtigste Praxistipp: Ermitteln Sie jährlich die tatsächlichen Gesamtkosten des Pkw und vergleichen Sie diese mit dem pauschalen Wert nach der 1-%-Regelung plus 0,03-%-Ansatz. Nur so erkennen Sie, ob Sie die Kostendeckelung nutzen können.
Fazit: Die Kostendeckelung kann Ihre Steuerlast deutlich senken
Die Kostendeckelung bei der 1-%-Regelung verhindert, dass die pauschale Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung wirtschaftlich höher ausfällt als die tatsächlichen Fahrzeugkosten. Besonders bei älteren, günstigen oder bereits abgeschriebenen betrieblichen Pkw kann das eine spürbare steuerliche Entlastung bringen.
Wichtig : Die Kostendeckelung ist kein Selbstläufer. Sie müssen die tatsächlichen Gesamtkosten nachweisen und die Berechnung sauber dokumentieren. Lassen Sie daher prüfen, ob die Kostendeckelung in Ihrer Steuererklärung oder Gewinnermittlung berücksichtigt werden kann.
Sie nutzen einen betrieblichen Pkw privat? Wir prüfen für Sie, ob die 1-%-Regelung, die Kostendeckelung oder ein Fahrtenbuch steuerlich günstiger ist.
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Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.