Überblick Umsatzsteuervoranmeldung + Tipps vom Steuerberater

Wie mache ich die Umsatzsteuervoranmeldung? Fristen, Termine, Vordruck, ELSTER, Beispiel etc.

Umsatzsteuervoranmeldung online per ELSTER

Grundlage für die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung ist die sog. ELSTER-Schnittstelle. Für die authentifizierte Übermittlung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt. Dieses Zertifikat können Sie bei ElsterOnline bestellen bzw. erhalten es nach Registrierung im ElsterOnline-Portal. Sie können auch die von ELSTER unterstützte Signaturkarten verwenden.

Wichtiger Hinweis: Sie dürfen die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch online und authentifiziert per ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Allenfalls zur "Vermeidung unbilliger Härten" kann das Finanzamt auf Antrag Ausnahmen zulassen (kein Computer oder kein Internetanschluss vorhanden). Sie dürfen das Formular nicht mehr unterschrieben an das Finanzamt senden. Vorsicht: Die Voranmeldung gilt dann als nicht abgegeben und bei verspäteter Abgabe können Verpätungszuschläge festgesetzt werden. Ohne Registrierung bzw. ohne eigenes Zertifikat können Sie Ihre Voranmeldung jetzt online abgeben: Umsatzsteuer-Voranmeldung online mit ELSTER.

Eine weitere Möglichkeit die Voranmeldung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln ist mit der Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter (Kostenloser Download) oder unserer kostenlosen online Buchhaltung.

Buchhaltungs-Hinweis: Umsatzsteuer-Vorauszahlungen können bein Einnahmen-Überschuss-Rechnnung eine regelmäßig wiederkehrende Zahlung darstellen, d.h. die Vorauszahlungen sind abweichend vom Zahlungsprinzip im entsprechendem Wirtschaftsjahr zu berücksichtigen. Siehe auch Verbuchung Umsatzsteuer

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Download: Die Umsatzsteuervoranmeldung

Überblick: Neben der Umsatzsteuer-Jahreserklärung müssen Sie als Unternehmer monatlich bzw. vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung zum 10. des Folgemonats elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Eine Verlängerung der Abgabefrist um einen Monat ist mit einer sog. Dauerfristverlängerung möglich. Sofern sich eine Zahllast ergibt, steht die Selbst-Veranlagung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Bei einem Vorsteuer-Überschuss muss das Finanzamt intern zustimmen. Das Finanzamt erlässt keine Steuerbescheide. Ausnahme: Schätzung durch das Finanzamt bei Nichtabgabe.

Diese Informationen bieten eine umfassende Übersicht über die Pflichten und Prozesse im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

1. Verpflichtung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung: Unternehmen und Freiberufler sind in der Regel verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen. Eine Ausnahme besteht für Kleinunternehmer.

2. Berechnung der Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird durch die Differenz zwischen der zu zahlenden Umsatzsteuer (aus Ausgangsrechnungen) und dem Vorsteueranspruch (aus Eingangsrechnungen) berechnet.

3. Übermittlung über ELSTER: Die Berechnung und Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt digital über das ELSTER-Portal.

4. Häufigkeit der Voranmeldung:

   • Bis 1.000 Euro Umsatzsteuerzahllast: Jährliche Umsatzsteuererklärung, keine Voranmeldung.
   • Zwischen 1.000 und 7.500 Euro: Quartalsweise Voranmeldung.
   • Über 7.500 Euro: Monatliche Voranmeldung.
   • Im Gründungsjahr und Folgejahr: In der Regel monatliche Voranmeldung, wobei diese Regelung von 2021 bis 2026 ausgesetzt wurde.

5. Abgabefrist: Die Voranmeldung muss spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch übermittelt werden.

6. Dauerfristverlängerung: Eine Verlängerung der Abgabefrist um einen Monat kann beantragt werden. Bei Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung erforderlich.

7. Sondervorauszahlung: Diese entspricht 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres und muss bis zum 10. Februar eingereicht und gezahlt werden.

8. Kein Bescheid über Voranmeldung: Die Voranmeldung gilt als Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung. Ein gesonderter Bescheid wird normalerweise nicht erteilt.

9. Zahlung oder Erstattung: Entsprechend der Voranmeldung erfolgt entweder eine Zahlung an das Finanzamt oder eine Erstattung durch das Finanzamt.

10. Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Nach Ablauf des Jahres muss eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgegeben werden, die die Voranmeldungen zusammenfasst. Der endgültige Betrag wird hier verbindlich festgestellt.

11. Frist für Jahreserklärung: Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist bis spätestens 31. Juli des Folgejahres einzureichen.

Anleitung Umsatzsteuervoranmeldung

Detaillierte Erläuterung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung: Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

1. Verpflichtung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung: Unternehmen und Freiberufler sind in der Regel verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen. Eine Ausnahme besteht für Kleinunternehmer.

2. Berechnung der Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer wird durch die Differenz zwischen der zu zahlenden Umsatzsteuer (aus Ausgangsrechnungen) und dem Vorsteueranspruch (aus Eingangsrechnungen) berechnet.

3. Übermittlung über ELSTER: Die Berechnung und Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt digital über das ELSTER-Portal.

4. Häufigkeit der Voranmeldung:

   • Bis 1.000 Euro Umsatzsteuerzahllast: Jährliche Umsatzsteuererklärung, keine Voranmeldung.
   • Zwischen 1.000 und 7.500 Euro: Quartalsweise Voranmeldung.
   • Über 7.500 Euro: Monatliche Voranmeldung.
   • Im Gründungsjahr und Folgejahr: In der Regel monatliche Voranmeldung, wobei diese Regelung von 2021 bis 2026 ausgesetzt wurde.

5. Abgabefrist: Die Voranmeldung muss spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch übermittelt werden.

6. Dauerfristverlängerung: Eine Verlängerung der Abgabefrist um einen Monat kann beantragt werden. Bei Monatszahlern mit Dauerfristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung erforderlich.

7. Sondervorauszahlung: Diese entspricht 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres und muss bis zum 10. Februar eingereicht und gezahlt werden.

8. Kein Bescheid über Voranmeldung: Die Voranmeldung gilt als Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung. Ein gesonderter Bescheid wird normalerweise nicht erteilt.

9. Zahlung oder Erstattung: Entsprechend der Voranmeldung erfolgt entweder eine Zahlung an das Finanzamt oder eine Erstattung durch das Finanzamt.

10. Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Nach Ablauf des Jahres muss eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgegeben werden, die die Voranmeldungen zusammenfasst. Der endgültige Betrag wird hier verbindlich festgestellt.

11. Frist für Jahreserklärung: Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist bis spätestens 31. Juli des Folgejahres einzureichen.

Umsatzsteuervoranmeldung Formular

Sie finden hier das Umsatzsteuervoranmeldung Formulare sowie eine Anleitung zum Ausfüllen kostenlos zum Download:

Download: Muster der Vordrucke im Umsatzsteuer-Voranmeldungs- und -Vorauszahlungsverfahren für das Kalenderjahr 2025

Download: Muster der Vordrucke im Umsatzsteuer-Voranmeldungs- und -Vorauszahlungsverfahren für das Kalenderjahr 2024

Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum

Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Entrichtung der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen

• Der Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich vierteljährlich.
• Abweichend hiervon ist der Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum monatlich, wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 € betragen hat.
• Bei einem Umsatzsteuer-Überschuss (zu Ihren Gunsten) für das vergangene Jahr von mehr als 7.500 € ist grundsätzlich eine vierteljährliche Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorgesehen (§ 18 Abs. 2 Satz 1 Umsatzsteuergesetz). Es besteht für Sie zusätzlich folgende Wahlrechte:
  1. Sie können an Stelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bis zum 10.02. eine UmsatzsteuerVoranmeldung für Januar übermitteln. Die Verpflichtung zur Übermittlung monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldungen besteht dann für das gesamte Kalenderjahr (§ 18 Abs. 2a Umsatzsteuergesetz).
  2. Sie können die Befreiung von der Verpflichtung zur Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Entrichtung von Vorauszahlungen beantragen (§ 18 Abs. 2 Satz 3 Umsatz steuergesetz). In diesem Fall müssen Sie derzeit keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen» sondern nur noch jährlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung übermitteln. Sollten Sie die Befreiung beantragen teilen Sie dies Ihrem Finanzamt umgehend mit.
• Der Unternehmer muss keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 € betragen hat.

Hinweis: Existenzgründer müssen ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen im Jahr der der Existenzgründung und für das folgende Kalenderjahr (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG) monatlich abgeben.

Umsatzsteuervoranmeldung Fristen + Termine

Unternehmer müssen bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums (monatlich oder vierteljährlich) eine Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch per ELSTER abzugeben, in der er die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Voranmeldungszeitraum selbst zu berechnen hat. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ist am 10. Tag nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums fällig. Hier finden Sie die aktuellen Steuertermine für die Voranmeldungen als auch für Steuervorauszahlungen etc. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung wird selbst berechnet und muss 3 Tage nach dem 10. bei der Finanzkasse eingegangen sein (Zahlungsschonfrist). Bei Barzahlungen wird vom Finanzamt keine Schonfrist gewährt.

Die Abgabefrist kann um einen Monat verlängert werden. Siehe hierzu Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung ...

Ausnahme: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben (siehe Rechner Kleinunternehmerregelung).

Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung

Es besteht die Möglichkeit eine sog. Dauerfristverlängerung zu beantragen und so die Abgabefrist und die Zahlungsfrist um einen Monat zu verlängern. Die Dauerfristverlängerung ist nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu beantragen. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Anmeldung der Sondervorauszahlung müssen Sie in elektronischer Form per ELSTER an das Finanzamt senden:

Nur bei monatlicher Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung muss eine sog. Sondervorauszahlung bis zum 10.2. angemeldet und bezahlt werden. Bei vierteljährlicher Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt die Sondervorauszahlung. Die Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der Umsatzsteuer des Vorjahres. Die Sondervorauszahlung wird bei der Umsatzsteuer-Vorauszahlung im Dezember wieder angerechnet und abgezogen, so dass die Sondervorauszahlung keine zusätzliche Steuerbelastung darstellt.

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss nicht jährlich wiederholt werden, da die Dauerfristverlängerung solange als gewährt gilt, bis der Unternehmer seinen Antrag zurücknimmt oder das Finanzamt die Fristverlängerung widerruft. Allerdings muss die Sondervorauszahlung bei monatlicher Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung jährlich neu berechnet und angemeldet werden. Die Fristverlängerung wird bei monatlicher Übermittlung der Voranmeldungen unter der Auflage erteilt, dass während der Geltungsdauer der Fristverlängerung jährlich bis zum 10. Februar eine Sondervorauszahlung angemeldet und entrichtet wird.

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung/ die Anmeldung der Sondervorauszahlung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung authentifiziert zu übermitteln (§ 48 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Informationen hierzu erhalten Sie unter der Internet-Adresse www.elster.de. Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. In diesem Fall ist der Antrag auf Dauerfristverlängerung/die Anmeldung der Sondervorauszahlung vom Unternehmer oder dessen Bevollmäch tigten zu unterschreiben.

Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen - ohne Berücksichtigung der Sondervorauszahlung - für das Vorjahr (§ 47 Abs. 1 und § 48 Abs. 2 UStDV). Ergibt sich bei der Berechnung der Sondervorauszahlung in Zeile 24 ein Überschuss zu Gunsten des Unternehmers, ist die Sondervorauszahlung in Zeile 25 mit 0 EUR einzutragen.

Beispiel: Unternehmer A hat für das Kalenderjahr 2017 Umsatzsteuer- Vorauszahlungen in Höhe von 39 000 EUR angemeldet (Summe der verbleibenden Umsatzsteuer-Vorauszahlungen aus Zeile 68 - Kennzahl 83 - der Umsatzsteuer-Voranmeldungen). In der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Dezember 2017 (Zeile 67 - Kennzahl 39 - der Umsatzsteuer-Voranmeldung) hat A die Sondervorauszahlung für das Kalenderjahr 2017 in Höhe von 5.000 EUR berücksichtigt.

Wurde die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des vorangegangenen Kalenderjahres ausgeübt, ist die Summe der Vorauszahlungen dieses Zeitraums in eine Jahressumme umzurechnen. Angefangene Kalendermonate sind hierbei als volle Kalendermonate zu behandeln (§ 47 Abs. 2 UStDV). Bei Beginn der gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr ist die Sondervorauszahlung auf der Grundlage der zu erwartenden Vorauszahlungen dieses Kalenderjahres zu berechnen (§ 47 Abs. 3 UStDV). Die Sondervorauszahlung soll der durchschnitt lichen Vorauszahlung eines Kalendermonats entsprechen. Fügen Sie bitte in diesem Fall ein gesondertes Blatt mit kurzer Erläuterung der Berechnung bei.

Die festgesetzte Sondervorauszahlung ist bei der Berechnung der Vorauszahlung für den Monat Dezember abzuziehen. Wird für die zu entrichtende Sondervorauszahlung das SEPA-Lastschriftmandat wegen Verrechnungswünschen ausnahmsweise widerrufen, ist ein durch die Verrechnung nicht gedeckter Restbetrag zu entrichten.

Achtung: Bei verspäteter Abgabe und Bezahlung der Sondervorauszahlung drohen Verspätungs- bzw. Säumniszuschläge.

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