Rechnung per E-Mail
Versand von Rechnungen künftig mit per E-Mail möglich
Hat Ihnen Ihr Geschäftspartner eine Rechnung per E-Mail geschickt, war bei der Übermittlung eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Erlauben Sie mir jedoch ergänzende Hinweise hinsichtlich elektronisch empfangener Rechnungen, die Sie beachten sollten. Stimmen Sie als Empfänger der Rechnung einer elektronischen Übertragung zu, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sein. Diese Voraussetzungen erfüllt immer noch am besten eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz. Sind Sie diesbezüglich technisch optimal ausgerüstet, müssen Sie keine Betriebsprüfung fürchten und brauchen nicht jede Rechnung in Papierform zu archivieren. Ich berate Sie gerne hinsichtlich der technischen Details.
Während Fachwelt und Politik derzeit über den großen Wurf in der Steuergesetzgebung diskutieren, soll ab dem 1. Juli 2011 für Unternehmer bereits eine große Erleichterung eintreten. Ab diesem Zeitpunkt, so sieht es der aktuelle Stand des „Steuervereinfachungsgesetzes“ vor, dürfen Rechnungen an den Empfänger elektronisch, etwa per E-Mail, ohne weitere bürokratische Hürden übermittelt werden. Bedingung ist, dass der Adressat diesem papierlosen Verfahren zugestimmt hat.
Der DStV hält die dabei von der Bundesregierung prognostizierten Einsparungen in Milliardenhöhe langfristig für realistisch. Ferner begrüßt der Verband vor allem die Beseitigung der bisherigen Rechtsunsicherheit. Zwar genügte dem Leistungsempfänger bislang für Zwecke der Umsatzsteuer bei Flug- oder Bahntickets ausnahmsweise ein PDF-Dokument. In allen anderen Fällen, beispielsweise Telefonrechnungen, blieb der Vorsteuerabzug bei Versand per E-Mail ohne komplizierte elektronische Signatur versagt.
Wichtig ist beim einfachen elektronischen Rechtsverkehr ohne Signatur künftig, dass beim Empfänger die Echtheit der Rechnung sowie die Unversehrtheit deren Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Für Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, soll hierfür im Einzelfall schon der manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein genügen.
Der DStV weist darauf hin, dass bei wörtlicher Auslegung der Empfänger die „Zustimmung“ auch nachträglich, unter Umständen stillschweigend, erteilen kann. Daneben werden möglicherweise die Unternehmen dazu übergehen, sich diese Zustimmung generell bei Vertragsschluss in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erteilen zu lassen.
Unverändert geblieben sind hingegen die erforderlichen Angaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Hier lauern in der Praxis auch weiterhin zahlreiche Fallstricke. Erleichterungen gelten diesbezüglich nur für Rechnungen über Kleinbeträge bis 150 €.
Quelle: Deutscher Steuerberaterverband e.V. (DStV), 30.6.2011
Checkliste Rechnung
Nachfolgende Checkliste für Rechnungen soll Ihnen als roter Faden hinsichtlich aller notwendigen Formalitäten für steuerlich ordnungsgemäße Rechnungen gemeinsam mit mir dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen. Ich freue mich auf das Beratungsgespräch.
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Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater
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