Reisekosten von der Steuer absetzen
Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen + erstatten – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Alles zur Reisekostenabrechnung im In- und Ausland – mit Beispielen, aktueller Info, kostenloser Excel-Vorlage und Online-Rechner.
Inhalt:
Reisekosten anlässlich einer beruflich veranlassten Dienstreise oder Auswärtstätigkeit sind als Werbungskosten abziehbar – oder können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten bzw. regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden.
Definition: Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, soweit diese durch eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen.
Vor allem Arbeitnehmer mit häufigen Dienstreisen, Außendienst und wechselnden Einsatzorten können bei der Einkommensteuererklärung erheblich Steuern sparen. Aber auch Selbstständige und Unternehmer können Geschäftsreisen steuerlich optimal nutzen.
Reisekostenformular Vorlage
Download: Excel Formular Reisekostenabrechnung
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Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg muss der Arbeitnehmer dokumentieren und anhand geeigneter Unterlagen (z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Einladungen, Schriftverkehr) nachweisen oder zumindest glaubhaft machen.
Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026
Was zählt alles zu den Reisekosten?
- Einheitlicher Oberbegriff Auswärtstätigkeit + neue Definition „regelmäßige Arbeitsstätte / erste Tätigkeitsstätte”
- Wegfall der Dreimonatsfrist bei Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten
- Abschaffung der 30-km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit
- Verpflegungsmehraufwendungen (Verpflegungspauschalen)
- Übernachtungskosten bei Dienstreisen
Die beruflich oder betrieblich bedingten Aufwendungen für eine Auswärtstätigkeit dürfen als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abgezogen werden. Zu den unmittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen zählen insbesondere:
- Fahrtkosten (PKW, Bahn, Flug, ÖPNV etc.)
- Verpflegungsmehraufwendungen (Verpflegungspauschalen)
- Übernachtungskosten bei mehrtägigen Reisen
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Reisenebenkosten, z. B.:
- Aufwendungen für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
- Telefon- und Internetkosten beruflichen Inhalts
- Porto, Maut- und Parkgebühren
Sie müssen die Reisekosten im Einzelnen nachweisen – mit zwei wichtigen Vereinfachungen:
- Verpflegungspauschale (gesetzliche Pauschbeträge, kein Einzelnachweis möglich)
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bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs kann statt der tatsächlichen Kosten ein
Kilometerpauschbetrag angesetzt werden:
- Pkw: 0,30 € je gefahrenen Kilometer
- Motorrad oder Motorroller: 0,13 € je Kilometer
- Moped oder Mofa: 0,08 € je Kilometer
- Fahrrad: 0,05 € je Kilometer (individuelle oder pauschale Schätzung möglich)
- Bei Mitnahme eines Arbeitskollegen erhöht sich:
- 0,30 € um 0,02 € und
- 0,13 € um 0,01 € je Kilometer.
Für Verpflegungsmehraufwendungen können nur die gesetzlichen Pauschbeträge angesetzt werden. Ein Einzelnachweis höherer Verpflegungskosten ist steuerlich nicht zulässig. Die Höhe richtet sich nach dem Ort der Auswärtstätigkeit (Inland / Ausland) und der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
- Telekommunikation und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
- Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die Fahrt selbst Reisekosten darstellt
- Verlust von auf der Reise benötigten Gegenständen, wenn dieser aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist (maximal bis zum aktuellen Zeitwert)
- private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können (z. B. Erreichbarkeit bei Dienstreise)
Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen erfasst und anschließend pauschal mit einem durchschnittlichen Tagesbetrag angesetzt werden.
Einheitlicher Oberbegriff Auswärtstätigkeit + neue Definition „regelmäßige Arbeitsstätte”
Die bisherige Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurde aufgehoben und unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst.
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Auch der Vorstellungstermin eines Stellenbewerbers ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit.
Regelmäßige Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte): Nach neuer Definition stellt die „erste Tätigkeitsstätte” den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit dar – unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten handelt.
Nicht mehr maßgebend sind die Dauer des Aufenthalts und die Art der Tätigkeit. Es reicht aus, wenn die betriebliche Einrichtung vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr durchschnittlich an mindestens einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter kommt einmal wöchentlich in den Betrieb, um Aufträge oder Waren abzuholen. Auch dies kann bereits die erste Tätigkeitsstätte begründen.
Ebenfalls ausreichend ist eine zusammenhängende Tätigkeit von mehr als 46 Arbeitstagen im Kalenderjahr an derselben Betriebsstätte.
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Wegfall der Dreimonatsfrist für Fahrtkosten
Arbeitnehmer mit Auswärtstätigkeiten können nun für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) zwischen Wohnung und Einsatzort dauerhaft die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze geltend machen.
Die frühere Regelung, nach der eine auswärtige Tätigkeitsstätte nach drei Monaten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte” wurde und ab dem 4. Monat nur noch die Entfernungspauschale ansetzbar war, gilt nicht mehr.
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Abschaffung der 30-km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit
Die frühere 30-km-Grenze für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Einsatzorten (z. B. Bau- und Montagearbeiter, Kundendienstmonteure) wurde abgeschafft.
Folge: Fahrtkosten sind nun unabhängig von der Entfernung mit den tatsächlichen Aufwendungen oder mit den pauschalen Kilometersätzen je gefahrenem Kilometer als Werbungskosten abziehbar.
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Verpflegungsmehraufwendungen
Verpflegungsmehraufwendungen können steuerlich zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden, wenn nicht dieselbe Auswärtstätigkeit vorliegt. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn ein Einsatzort an höchstens ein bis zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird.
Handelt es sich um dieselbe, fortlaufende Auswärtstätigkeit, sind die Verpflegungspauschalen – wie bisher – auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Dreimonatsfrist beginnt neu, wenn die Tätigkeit an diesem Ort für mindestens vier Wochen unterbrochen wird (z. B. Einsatz an anderer erster Tätigkeitsstätte). Urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechungen führen nicht zu einem Neubeginn.
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Übernachtungskosten
Übernachtungskosten können nur noch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben angesetzt werden. Ein Abzug von Pauschalen ist für den Steuerpflichtigen – sowohl im Inland als auch im Ausland – nicht mehr zulässig.
Der steuerfreie Arbeitgeberersatz ist weiterhin sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen mit Pauschbeträgen (BMF-Tabellen) oder auf Basis der tatsächlichen Aufwendungen möglich.
Werden Übernachtungskosten durch eine einheitliche Hotelrechnung (Übernachtung inkl. Frühstück) nachgewiesen, ist bei Inlandsübernachtungen ein pauschaler Betrag als Frühstücksanteil herauszurechnen. Näheres regeln die BMF-Schreiben und Lohnsteuerrichtlinien.
Steuerliche Behandlung von Dienstreisen mit privatem Fahrrad
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Werbungskosten oder steuerfreie Erstattung: Kosten für beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrrad können als Werbungskosten angesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
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Keine gesetzliche Fahrrad-Kilometerpauschale: Anders als beim Pkw (0,30 €/km) gibt es aktuell keine gesetzlich normierte pauschale Kilometerentschädigung für Fahrräder. Die Kosten müssen grundsätzlich individuell ermittelt oder sachgerecht geschätzt werden.
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Individueller Kilometersatz: Es ist möglich, über einen repräsentativen Zeitraum (z. B. 12 Monate) die tatsächlichen Fahrradkosten zu ermitteln und daraus einen individuellen Kilometersatz abzuleiten.
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E-Bikes und E-Roller: Für elektrisch betriebene Fahrräder und E-Roller, die rechtlich als Kraftfahrzeuge gelten, kann der pauschale Satz von 0,20 € je Kilometer als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei erstattet werden.
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Entfernungspauschale für den Arbeitsweg: Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt unabhängig vom Verkehrsmittel die Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer erhöht auf 0,38 €).
Reisekostenpauschalen für Inland + Ausland (aktuell)
Pauschalen bei Inlandsreisen (aktuell – Stand 2025)
| Dauer der Abwesenheit | Pauschale pro Tag |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden | 28 € |
| An- und Abreisetag jeweils | 14 € |
Diese Inlands-Verpflegungspauschalen gelten seit 2020 und sind auch für 2025 weiterhin unverändert. Die ursprünglich im Zusammenhang mit dem Wachstumschancengesetz vorgesehene Erhöhung (16 €/32 €) ist nicht in Kraft getreten.
Pauschalen bei Auslandsreisen (aktuell)
Bei Auslandsreisen gelten länderbezogene Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und – nur bei Arbeitgebererstattung – für Übernachtungskosten.
Die Pauschbeträge werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Maßgeblich sind die Tabellen für:
- Reisen ab 1. Januar 2024
- Reisen ab 1. Januar 2025
- Reisen ab 1. Januar 2026 (aktuellste Anpassung)
Die vollständigen Ländertabellen mit allen Auslandsreisekosten-Pauschalen (Verpflegung und Übernachtung) finden Sie in den oben verlinkten BMF-PDFs.
Wichtig: Die Übernachtungspauschalen aus den BMF-Tabellen gelten nur für die steuerfreie Arbeitgebererstattung. Für den eigenen Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug sind immer die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgeblich (z. B. Hotelrechnung).
Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber
Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei, soweit sie die zulässigen Pauschalen bzw. die nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen nicht übersteigt. Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen dürfen die Aufwendungsarten (Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung, Reisenebenkosten) zusammengefasst betrachtet werden.
Reisekosten können beim Arbeitnehmer nur insoweit als Werbungskosten berücksichtigt werden, wie sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt wurden. Wird der Aufwand später noch steuerfrei erstattet, ist ein zuvor geltend gemachter Werbungskostenabzug nach § 3c EStG insoweit zu korrigieren.
Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Dies gilt auch bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – unabhängig davon, ob ein geldwerter Vorteil lohnsteuerlich anfällt.
Die Übernachtungskosten kann der Arbeitnehmer nur in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abziehen. Der Arbeitgeber kann wahlweise die tatsächlichen Kosten erstatten oder die BMF-Pauschalen anwenden (nur bei Arbeitgeberersatz, nicht beim eigenen Werbungskostenabzug).
Hinweis Incentive-Reisen: Nimmt ein Arbeitnehmer an einer vom Arbeitgeber veranstalteten sogenannten Händler-Incentive-Reise teil und wird er dabei von seinem Ehepartner begleitet, kann in der Regel ein erheblicher Eigeninteresse-Anteil und damit steuerpflichtiger Arbeitslohn in Höhe der vom Arbeitgeber getragenen Reisekosten vorliegen.
Als Fahrtkosten können bei Auswärtstätigkeiten die tatsächlichen Kosten oder die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden. Steuerfreie Arbeitgebererstattung und Werbungskostenabzug sind stets gegenzurechnen.
Hat der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, sind diese vom Aufwand abzuziehen. Nur der Differenzbetrag kann in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Siehe auch Entsendung – Reisekosten.
Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in mehr als nur geringfügigem Umfang private Angelegenheiten, sind beruflicher und privater Teil zu trennen. Ist eine Aufteilung – auch durch Schätzung – nicht möglich, sind die Gesamtkosten nach § 12 EStG nicht abzugsfähig (z. B. Bekleidung, allgemeine Reiseausrüstung bei gemischt veranlassten Reisen).
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Aktuelles + weitere Infos
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