Reisekosten von der Steuer absetzen
Reisekosten von der Steuer absetzen
Inhalt:
Was zählt alles zu den Reisekosten?
- Einheitlicher Oberbegriff Auswärtstätigkeit + neue Definition „regelmäßige Arbeitsstätte”
- Wegfall der Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
- Abschaffung der 30 km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit
- Anpassungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen
- Änderungen bei den Übernachtungskosten
Definition: Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.
Reisekosten anlässlich einer Dienstreise sind als Werbungskosten absetzbar. Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden. Vor allem Arbeitnehmer, die beruflich viel unterwegs sind, können bei ihrer Steuererklärung davon profitieren. Aber auch Unternehmer auf Geschäftsreisen haben die gleichen Vorteile.
Reisekostenformular Vorlage
Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.
Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025Diese Ausgaben können Sie als Reisekosten absetzen:
Download: Excel Formular ReisekostenabrechnungHinweis: Tabelle fügt Pauschbeträge ein und erzeugt Buchungssätze. Ideal auch für die kostenlose online Buchhaltung
Pandemiebedingt werden die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz zum 1. Januar 2022 nicht neu festgesetzt. Die zum 1. Januar 2021 veröffentlichten Beträge gelten somit für das Kalenderjahr 2022 unverändert fort. Demzufolge sind die durch BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 zur „Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021" - Bundessteuerblatt Teil I (BStBl I) Seite 1256 veröffentlichten steuerlichen Pauschbeträge auch für das Kalenderjahr 2022 anzuwenden.
Die beruflich bedingten Aufwendungen für eine Auswärtstätigkeit dürfen als Werbungskosten abgezogen werden. Zu den unmittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen zählen
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten bei mehrtägigen Reisen sowie
- Nebenkosten wie
- Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
- für Telefon,
- Porto und
- Parkplatz.
Sie müssen die Reisekosten im Einzelnen nachweisen bis auf zwei Ausnahmen:
- Verpflegungspauschale und
- bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können Sie anstelle der nachgewiesenen Kosten einen Pauschsatz für den gefahrenen Kilometer geltend machen: beim
- Pkw 30 Cent,
- beim Motorrad oder Motorroller 13 Cent,
- beim Moped oder Mofa 8 Cent und
- beim Fahrrad 5 Cent.
- Bei Mitnahme eines Arbeitskollegen erhöht sich der Betrag von 30 Cent um 2 Cent und der Betrag von 13 Cent um 1 Cent.
Für Verpflegungsmehraufwendungen können nur die gesetzlichen Pauschbeträge angesetzt werden. Ein Einzelnachweis höherer Aufwendungen ist nicht möglich. Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich nach dem Ort der Auswärtstätigkeit und der Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.
Für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten sind unabhängig von der Höhe der tatsächlich entstehenden Aufwendungen die gesetzlichen Pauschbeträge anzusetzen (siehe oben).
Für Inlandsreisen sind anzusetzen: -bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro -bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Sunden: 12 Euro Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung für den An-und Abreisetag jeweils 12 Euro, für volle Tage (24 Stunden Abwesenheit) 24 Euro.
Bei derselben inländischen Auswärtstätigkeit sind die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen jedoch nur für die ersten drei Monate zulässig.
Die für die Pauschbeträge maßgebende Abwesenheitsdauer bezieht sich auf den jeweiligen Kalendertag. Soweit für denselben Zeitraum Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer Auswärtstätigkeit oder wegen einer doppelten Haushaltsführung anzuerkennen sind, ist jeweils der höchste Pauschbetrag anzusetzen.
Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
- Telekommunikation und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
- Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind
- Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.
- Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können.
Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden.
Reisekostenpauschalen für Inland + Ausland (aktuell)
Pauschalen bei Inlandsreisen (aktuell)
| Dauer der Abwesenheit | Pauschale pro Tag |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden | 28 € |
| An- und Abreisetag jeweils | 14 € |
Mit dem Wachstumschancengesetz ist für 2024 eine Erhöhung geplant. Allerdings liegt das Gesetz derzeit auf Eis und es ist nicht klar, wann und mit welchen Änderungen es verabschiedet wird.
Pauschalen bei Inlandsreisen (geplant ab 2024)
| Dauer der Abwesenheit | Pauschale pro Tag |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 16 € |
| 24 Stunden | 32 € |
| An- und Abreisetag jeweils | 16 € |
Pauschalen bei Auslandsreisen (aktuell)
Im Ausland gibt es ab 1. Januar 2024 mehr
Bei Auslandsreisen gelten in Anknüpfung an das Bundesreisekostengesetz andere Tagessätze. Der Pauschbetrag ist von Land zu Land unterschiedlich und soeben neu für 2024 festgelegt worden (BMF-Schreiben vom 21. November 2023, IV C 5 - S 2353/19/10010 :005).
Im Schreiben finden Sie eine Liste mit den Pauschbeträgen für alle Länder von A bis Z. Zum Beispiel: für A wie Angola mit 52 € pro Kalendertag über N wie Niederlande mit 47 € bis Z wie Zypern mit 42 € pro Kalendertag. Die Abwesenheitsdauer richtet sich nach denselben Kriterien wie bei Inlandsreisen. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden ebenfalls nach den Zeitstufen (8 Stunden und 24 Stunden) gestaffelt.
Wichtig zu beachten:
In der Liste des Bundesfinanzministeriums sind nicht nur die aktuellen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen 2024, sondern auch für Übernachtungskosten genannt. Dies könnte zu der Annahme führen, Sie dürften auch Pauschalen für die Übernachtung ansetzen und dadurch auch Steuern sparen, wenn Sie kostenlos zum Beispiel bei Bekannten oder auf Kosten des Geschäftspartners übernachtet haben. Doch die genannten Pauschalen für die Übernachtungskosten gelten nur bei Erstattung der Kosten für Arbeitnehmer – nicht jedoch für den Betriebsausgabenabzug. Wie bei Inlandsreisen können Sie als Selbstständiger die Übernachtungskosten nur in nachgewiesener Höhe steuerlich geltend machen (Hotelrechnung).
Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber
Die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber sind steuerfrei, soweit sie die Summe der zulässigen steuerfreien Leistungen nicht übersteigen. Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden.
Reisekosten können in jedem Fall nur insoweit als Werbungskosten des Arbeitnehmers anerkannt werden, als sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind. Reisekosten können nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden können, wenn sie vom Arbeitgeber in einem späteren Kalenderjahr im Rahmen des § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei ersetzt werden. Nach § 3c Abs. 1 EStG dürfen Ausgaben, soweit sie mit steuerfreien Einnahmen in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Ein solcher Zusammenhang ist dann gegeben, wenn die Ausgaben und die Einnahmen nach Entstehung und Zweckbestimmung so verbunden sind, dass die Ausgaben ursächlich und unmittelbar auf Vorgänge zurückzuführen sind, die die Einnahmen betreffen. Beruhen sowohl die Entstehung des als Reisekosten abzugsfähigen Aufwands als auch die spätere Zahlung der steuerfreien Einnahmen auf demselben Ereignis, sind die Voraussetzungen des unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhangs als erfüllt anzusehen. Das Abzugsverbot des § 3c EStG gilt für die als Werbungskosten abzugsfähigen Reisekosten auch dann, wenn der Anspruch des Arbeitnehmers auf steuerfreie Erstattung erst in einem späteren Veranlagungszeitraum zu erwarten ist. Die als Werbungskosten geltend gemachten Reisekosten sind daher im Entstehungsjahr um den zukünftig zu erwartenden steuerfreien Reisekostenersatz zu kürzen.
Verpflegungspauschalen sind immer zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird (§ 9 Absatz 4a Satz 8 EStG). Die Verpflegungspauschale ist daher auch zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG oder an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Arbeitsessen (R 19.6 Absatz 2 Satz 2 LStR 2015) teilnimmt und der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Es kommt nicht darauf an, ob Vorteile aus der Gestellung derartiger Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählen.
Die Übernachtungskosten können bei In- und Auslandsreisen vom Arbeitnehmer dagegen nur in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten abgezogen werden; der Arbeitgeber kann entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen ersetzen oder für jede Übernachtung je nach Ort der Übernachtung pauschal erstatten. Es ist verfassungsrechtlich nicht zu beanstanden, wenn ein Arbeitnehmer bezüglich Übernachtungsaufwendungen aus Anlaß einer Dienstreise, die den vom Arbeitgeber erstatteten Pauschbetrag nach Abschn. 21 Abs. 8 LStR übersteigen, den Einzelnachweis für die Werbungskosten erbringen muß.
Nimmt ein Arbeitnehmer an einer von seinem Arbeitgeber veranstalteten sog. Händler-Incentive-Reise mit der Aufgabe teil, die Händler zu betreuen, so besteht in der Regel dann ein erhebliches Eigeninteresse des Arbeitnehmers an der Reise und es liegt in Höhe der vom Arbeitgeber getragenen Reisekosten Arbeitslohn vor, wenn der Arbeitnehmer auf der Reise von seinem Ehepartner begleitet wird.
Ihre persönliche Checkliste Steuererklärung
Als Fahrtkosten können bei einer Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten angesetzt werden oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden.
Hat Ihnen Ihr Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, müssen Sie diese von den Aufwendungen abziehen. Nur den Restbetrag können Sie als Werbungskosten geltend machen. Siehe auch Entsendung - Reisekosten
Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang
private Angelegenheiten
, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. Ist das nicht - auch nicht durch Schätzung - möglich, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nach § 12 EStG nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung (z. B. Bekleidungskosten oder Aufwendungen für andere allgemeine Reiseausrüstungen).Top Reisekosten
Aktuelles + weitere Infos
Einheitlicher Oberbegriff Auswärtstätigkeit + neue Definition „regelmäßige Arbeitsstätte”
Die bisherige Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurde aufgehoben und unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst.
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer außerhalb ihrer/ seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers.
Regelmäßige Arbeitsstätte: Nach der neuen Definition stellt die „regelmäßige Arbeitsstätte” den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt.
Nicht mehr maßgebend sind die Dauer des Aufenthalts und die Art der Tätigkeit. Nach der neuen Vereinfachungsregel reicht es aus, wenn die betriebliche Einrichtung vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter kommt lediglich einmal die Woche kurz in den Betrieb des Arbeitgebers, um dort Aufträge oder Waren in Empfang zu nehmen.
(Nach der bisherigen Rechtslage musste der Arbeitnehmer sich den kompletten Arbeitstag im Betrieb aufhalten.)
Ebenfalls ausreichend ist eine zusammenhängende Tätigkeit von mehr als 46 Arbeitstagen (52 Kalenderwochen minus sechs Wochen Urlaub) im Kalenderjahr.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter hält sich in den auftragsschwächeren Herbst- und Wintermonaten von Mitte Oktober bis Ende Dezember insgesamt 52 Tage im Betrieb des Arbeitgebers auf.
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Wegfall der Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
Auswärts Arbeitende können nun für jeden gefahrenen Kilometer - Hin- und Rückweg - zwischen Heimat- und Einsatzort immer die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze beim Finanzamt geltend machen. (Bisher wurde die auswärtige Tätigkeitsstätte nach drei Monaten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte”. Dies hatte zur Folge, dass ab dem 4. Monat nur noch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden konnten.)
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Abschaffung der 30 km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit
Die bisherige 30 km-Grenze für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Einsatzorten - wie etwa Bau- und Montagearbeiter oder Kundendienstmonteure - wurde abgeschafft. Das heißt, Fahrtkosten sind jetzt unabhängig von der Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle mit den tatsächlichen Aufwendungen oder mit den pauschalen Kilometersätzen je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten abziehbar. (Bisher konnten die Fahrten innerhalb der 30 km-Grenze nur wie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - mit zurzeit 30 Cent für den Entfernungskilometer - abgerechnet werden.)
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Anpassungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen
Verpflegungsmehraufwendungen können steuerlich zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden, wenn nicht dieselbe Auswärtstätigkeit vorliegt. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.
Beispiel: Besuch einer Berufsschule an nur zwei Tagen pro Woche. Handelt es sich um dieselbe Auswärtstätigkeit, werden die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand - wie bisher - auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Dreimonatsfrist beginnt neu zu laufen, wenn eine Unterbrechung, z.B. durch vorübergehende Tätigkeit an der „regelmäßigen Arbeitsstätte” mindestens vier Wochen gedauert hat. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung führt nicht zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.
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Änderungen bei den Übernachtungskosten
Übernachtungskosten können nur noch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ein Abzug von Pauschalen ist sowohl für das Inland als auch für das Ausland nicht mehr möglich.
Der steuerfreie Arbeitgeberersatz ist aber weiterhin sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtung mit Pauschbeträgen oder über einen Einzelnachweis möglich. Werden die Übernachtungskosten durch Vorlage einer einheitlichen Hotelrechnung für die Übernachtung inkl. Frühstück nachgewiesen, wird bei Inlandsübernachtungen ein pauschaler Betrag von 4,80 EUR (bisher 4,50 EUR) als Frühstücksanteil abgezogen.
Steuerliche Behandlung von Dienstreisen, die mit einem privaten Fahrrad durchgeführt werden
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Steuerliche Absetzbarkeit: Kosten für Dienstreisen mit dem privaten Fahrrad eines Arbeitnehmers können als Werbungskosten steuermindernd geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
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Keine Kilometerpauschale für Fahrräder: Im Gegensatz zu Fahrten mit einem Pkw (30 Cent pro Kilometer) oder anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (20 Cent pro Kilometer) gibt es für Fahrräder keine pauschale Kilometerentschädigung. Stattdessen müssen die tatsächlichen Kosten einzeln nachgewiesen werden.
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Berechnung eines individuellen Kilometersatzes: Es ist möglich, für einen repräsentativen Zeitraum von zwölf Monaten einen individuellen Kilometersatz zu berechnen, der solange anwendbar ist, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.
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Frühere Regelung und aktuelle Praxis: Bis 2013 gab es eine Kilometerpauschale für Fahrräder von fünf Cent pro Kilometer. Obwohl diese Pauschale offiziell nicht mehr gilt, könnten Finanzämter einen ähnlichen Betrag akzeptieren, wenn er durch eine sachgerechte Schätzung der tatsächlichen Kosten gerechtfertigt ist.
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E-Bikes und E-Roller: Für elektrisch betriebene Fahrräder (E-Bikes) und E-Roller, die rechtlich als Kraftfahrzeuge gelten, kann der pauschale Satz von 20 Cent pro Kilometer als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei erstattet werden.
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Entfernungspauschale für den Arbeitsweg: Unabhängig vom Verkehrsmittel beträgt die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit 30 Cent pro Kilometer. Dies gilt auch für Fahrradfahrer und Fußgänger. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 38 Cent, was jedoch nur für sehr sportliche Fahrradfahrer relevant sein dürfte.
Die Antwort der Parlamentarischen Staatssekretärin beim Bundesminister der Finanzen auf eine kleine Anfrage im Deutschen Bundestag bestätigt diese Regelungen und deutet darauf hin, dass derzeit keine Einführung einer Kilometerpauschale für Fahrräder geplant ist.
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