Reisekosten 2026: Pauschalen, Abrechnung und Steuerabzug richtig nutzen
Reisekosten entstehen, wenn Arbeitnehmer, Selbstständige oder Unternehmer beruflich beziehungsweise betrieblich außerhalb ihrer Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte tätig werden. Abziehbar oder steuerfrei erstattbar sind insbesondere Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Entscheidend ist die richtige Abgrenzung zwischen Dienstreise, Arbeitsweg, Sammelpunkt, Auswärtstätigkeit, Arbeitgebererstattung und privater Mitveranlassung.
Reisekosten 2026: Das Wichtigste auf einen Blick
| Thema | Regel 2026 | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Reisekosten | Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten bei beruflicher Auswärtstätigkeit. | Berufliche Veranlassung, Reisedauer und Reiseweg dokumentieren. |
| Erste Tätigkeitsstätte | Maßgeblich ist die dauerhafte Zuordnung oder ersatzweise die gesetzliche quantitative Prüfung. | Der alte Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ sollte ersetzt werden. |
| Fahrtkosten Dienstreise | Tatsächliche Kosten oder pauschale Kilometersätze nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG / BRKG. | Hin- und Rückweg zählen bei Auswärtstätigkeit. |
| Arbeitsweg | Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. | 2026: Entfernungspauschale 0,38 € je vollem Entfernungskilometer. |
| Inlands-Verpflegungspauschalen | 14 € bei mehr als 8 Stunden, 28 € bei 24 Stunden, 14 € für An- und Abreisetag mit Übernachtung. | Einzelnachweis höherer Verpflegungskosten ist nicht möglich. |
| Mahlzeitenkürzung | Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der vollen Tagespauschale. | Inland: 5,60 € / 11,20 € / 11,20 €. |
| Ausland | Länderbezogene BMF-Pauschbeträge ab 01.01.2026. | Je nach Land und Stadt unterschiedliche Sätze prüfen. |
| Übernachtung | Arbeitnehmer ziehen tatsächliche Übernachtungskosten ab. | Übernachtungspauschalen sind nur für Arbeitgebererstattung relevant. |
| Arbeitgebererstattung | Steuerfrei, soweit die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht überschritten werden. | Steuerfrei Erstattetes mindert den Werbungskostenabzug. |
Reisekostenrechner und Excel-Vorlage
Mit dem Reisekostenrechner können Sie Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten, Mahlzeitenkürzungen und Arbeitgebererstattungen schnell überschlagen.
Reisekostenformular Vorlage
Download: Excel-Formular Reisekostenabrechnung
Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind beruflich oder betrieblich veranlasste Aufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit. Dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Arbeitnehmer können sie als Werbungskosten abziehen, soweit sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt wurden. Unternehmer und Selbstständige behandeln entsprechende Kosten als Betriebsausgaben.
| Kostenart | Abzug / Erstattung | Nachweis |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | Tatsächliche Kosten oder zulässige Kilometersätze. | Fahrtenbuch, Reisekostenabrechnung, Tickets, Tank-/Ladebelege. |
| Verpflegungsmehraufwand | Nur Pauschalen, kein Einzelnachweis höherer Kosten. | Reisedauer, Zielort, Abwesenheitszeiten. |
| Übernachtungskosten | Arbeitnehmerabzug nur tatsächliche Kosten. | Hotelrechnung, Buchungsbestätigung, Zahlungsnachweis. |
| Reisenebenkosten | Tatsächliche Kosten. | Parken, Maut, Gepäck, berufliche Telefon-/Internetkosten, Visum. |
Erste Tätigkeitsstätte statt regelmäßiger Arbeitsstätte
Entscheidend für Reisekosten ist, ob Sie auswärts tätig sind oder zur ersten Tätigkeitsstätte fahren. Eine erste Tätigkeitsstätte kann durch dauerhafte arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnung entstehen. Fehlt eine eindeutige Zuordnung, greifen quantitative Kriterien.
| Prüfung | Folge | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Dauerhafte Zuordnung durch Arbeitgeber | Diese ortsfeste Einrichtung ist regelmäßig erste Tätigkeitsstätte. | Arbeitsvertrag, Versetzung, Einsatzplan und Weisungen prüfen. |
| Keine eindeutige Zuordnung | Quantitative Kriterien nach § 9 Abs. 4 EStG prüfen. | Typischerweise arbeitstäglich, zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel der Arbeitszeit. |
| Keine erste Tätigkeitsstätte | Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten können Reisekosten sein. | Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet gesondert prüfen. |
| Sammelpunkt / weiträumiges Tätigkeitsgebiet | Für die Fahrt dorthin kann die Entfernungspauschale gelten. | Ab dort können wieder Reisekosten entstehen. |
Fahrtkosten bei Dienstreisen
Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe oder mit zulässigen pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Anders als beim Arbeitsweg werden bei Reisekosten grundsätzlich die tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt.
| Verkehrsmittel | Ansatz | Nachweis / Hinweis |
|---|---|---|
| Bahn, Flug, ÖPNV, Taxi, Mietwagen | Tatsächliche Kosten. | Ticket, Rechnung, Zahlungsnachweis. |
| Privater Pkw | Tatsächliche Kosten, individueller Kilometersatz oder pauschaler Kilometersatz. | Für den pauschalen Ansatz regelmäßig 0,30 € je gefahrenem Kilometer. |
| Motorrad / anderes motorbetriebenes Fahrzeug | Pauschaler Kilometersatz nach BRKG möglich. | Regelmäßig 0,20 € je gefahrenem Kilometer. |
| Fahrrad | Keine allgemeine gesetzliche Fahrrad-Kilometerpauschale im Reisekostenrecht. | Tatsächliche Kosten oder sachgerechte Schätzung dokumentieren. |
| Dienstwagen | Keine steuerfreie Kilometerpauschale an Arbeitnehmer. | Kosten trägt regelmäßig der Arbeitgeber; gesonderte Abrechnung vermeiden. |
Arbeitsweg: Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. Hier gilt die Entfernungspauschale. 2026 beträgt sie nach aktuellem Gesetz 0,38 € für jeden vollen Entfernungskilometer. Maßgeblich ist grundsätzlich die einfache Entfernung, nicht Hin- und Rückweg.
Entfernung Wohnung – erste Tätigkeitsstätte: 25 km
Arbeitstage: 210
Werbungskosten: 25 km × 210 Tage × 0,38 € = 1.995 €
Verpflegungspauschalen Inland 2026
Verpflegungskosten werden nicht in tatsächlicher Höhe angesetzt. Stattdessen gelten gesetzliche Pauschbeträge. Die Inlandswerte bleiben 2026 bei 14 € und 28 €.
| Abwesenheit | Pauschale | Beispiel |
|---|---|---|
| Mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung | 14 € | Abfahrt 8:00 Uhr, Rückkehr 17:30 Uhr. |
| 24 Stunden | 28 € | Ganzer Kalendertag auf mehrtägiger Dienstreise. |
| Anreisetag mit anschließender Übernachtung außerhalb der Wohnung | 14 € | Unabhängig von der konkreten Abwesenheitsdauer. |
| Abreisetag nach vorheriger Übernachtung außerhalb der Wohnung | 14 € | Unabhängig von der konkreten Abwesenheitsdauer. |
Montag Anreise: 14 €
Dienstag voller Reisetag: 28 €
Mittwoch Abreise: 14 €
Summe vor Mahlzeitenkürzung: 56 €
Kürzung bei Frühstück, Mittag- und Abendessen
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Die Kürzung bezieht sich auf die volle Tagespauschale.
| Mahlzeit | Kürzung | Inland bei 28 € voller Tagespauschale |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
Dreitägige Inlandsreise: 56 € Verpflegungspauschale
Frühstück an Dienstag und Mittwoch gestellt: 2 × 5,60 € = 11,20 € Kürzung
Abziehbar oder steuerfrei erstattbar: 44,80 €
Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwendungen
Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte sind Verpflegungspauschalen grundsätzlich auf die ersten drei Monate beschränkt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.
| Situation | Folge | Hinweis |
|---|---|---|
| Fortlaufender Einsatz an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte | Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate. | Einsatzbeginn dokumentieren. |
| Unterbrechung mindestens vier Wochen | Dreimonatsfrist beginnt neu. | Grund der Unterbrechung ist regelmäßig nicht entscheidend. |
| Nur ein bis zwei Tage pro Woche am selben Einsatzort | Einzelfallprüfung, ob dieselbe längerfristige Tätigkeit vorliegt. | Einsatzmuster dokumentieren. |
Auslandsreisekosten 2026
Bei Auslandsreisen gelten länderbezogene Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Das BMF veröffentlicht hierfür jährlich Tabellen. Für Reisen ab 1. Januar 2026 ist die BMF-Tabelle 2026 maßgeblich.
| Fall | Regel | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Voller Auslandstag | Landesspezifische 24-Stunden-Pauschale. | Ort vor 24 Uhr Ortszeit prüfen. |
| An- und Abreisetag | Landesspezifische reduzierte Pauschale. | Reiseverlauf mit Uhrzeiten dokumentieren. |
| Mehrere Länder an einem Tag | Regelung nach zuletzt erreichtem Ort beziehungsweise letztem ausländischen Tätigkeitsort. | Route sorgfältig erfassen. |
| Auslandsübernachtung | Pauschalen nur für Arbeitgebererstattung; Werbungskostenabzug nur tatsächliche Kosten. | Hotelrechnung aufbewahren. |
Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen ab 1. Januar 2026
Übernachtungskosten bei Dienstreisen
Arbeitnehmer können Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit grundsätzlich nur in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitgeber darf bei Inlandsübernachtungen unter bestimmten Voraussetzungen 20 € je Übernachtung steuerfrei pauschal erstatten. Für Auslandsübernachtungen gelten die vom BMF veröffentlichten Pauschbeträge nur für die Arbeitgebererstattung.
| Fall | Werbungskostenabzug Arbeitnehmer | Steuerfreie Arbeitgebererstattung |
|---|---|---|
| Hotelrechnung Inland | Tatsächliche Kosten. | Tatsächliche Kosten oder 20 € Pauschale. |
| Hotelrechnung Ausland | Tatsächliche Kosten. | Tatsächliche Kosten oder BMF-Auslandspauschale. |
| Übernachtung im Fahrzeug | Keine Hotelkosten; ggf. Reisenebenkosten. | Übernachtungspauschale regelmäßig nicht zulässig. |
| Arbeitgeber stellt Unterkunft unentgeltlich | Keine eigenen Übernachtungskosten. | Keine steuerfreie Übernachtungspauschale für den Arbeitnehmer. |
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind tatsächliche Aufwendungen, die zusätzlich zu Fahrt, Verpflegung und Übernachtung durch die berufliche Reise entstehen. Sie sind belegmäßig nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.
| Kosten | Abziehbar? | Nachweis |
|---|---|---|
| Parkgebühren, Maut, Fähre | Ja, beruflicher Reiseanteil. | Quittung, Rechnung, Zahlungsbeleg. |
| Gepäckaufbewahrung und Gepäckbeförderung | Ja. | Beleg aufbewahren. |
| Visum, Impfungen, Reisegenehmigungen | Ja, bei beruflicher Veranlassung. | Rechnung und Reiseanlass dokumentieren. |
| Berufliche Telefon- und Internetkosten | Ja, beruflicher Anteil. | Einzelverbindungsnachweis oder sachgerechte Schätzung. |
| Private Reiseausrüstung / Kleidung | Regelmäßig nein. | § 12 EStG beachten. |
Steuerfreie Arbeitgebererstattung von Reisekosten
Arbeitgeber können Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit die Erstattung die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigt. Steuerfreie Erstattungen mindern den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers.
| Kostenart | Steuerfrei erstattbar? | Arbeitgeberpflicht |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | Bis zu tatsächlichen Kosten oder zulässigem Kilometersatz. | Reise, Strecke und Verkehrsmittel dokumentieren. |
| Verpflegung | Bis zur Pauschale nach Inland/Ausland, nach Mahlzeitenkürzung. | Abwesenheitszeiten und Mahlzeitengestellung erfassen. |
| Übernachtung | Tatsächliche Kosten oder zulässige Pauschalen. | Hotelbelege oder Pauschalanwendung zum Lohnkonto nehmen. |
| Reisenebenkosten | Nur tatsächliche Kosten. | Belege zum Lohnkonto aufbewahren. |
Reisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
Selbstständige und Unternehmer können betrieblich veranlasste Reisekosten als Betriebsausgaben abziehen. Die Grundsätze zu Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten werden weitgehend entsprechend angewandt. Bei Bewirtungen, gemischten Reisen, Vorsteuerabzug und Auslandsreisen sind zusätzliche Nachweise wichtig.
| Thema | Praxis-Hinweis | Steuerfalle |
|---|---|---|
| Vorsteuerabzug | Ordnungsgemäße Rechnung erforderlich. | Hotelrechnung auf Privatnamen oder falsche Rechnungsanschrift. |
| Bewirtung | Gesonderte Bewirtungsregeln beachten. | Teilnehmer, Anlass und Höhe fehlen. |
| Gemischte Reise | Beruflichen und privaten Anteil trennen. | Keine belastbare Aufteilung möglich. |
| Auslandsreise | BMF-Pauschalen und lokale Umsatzsteuer/VAT prüfen. | Ausländische Rechnungen nicht vorsteuerfähig in deutscher UStVA. |
Gemischt beruflich und privat veranlasste Reisen
Wird eine Reise beruflich und privat genutzt, sind die beruflichen und privaten Kostenanteile zu trennen. Eine Aufteilung kann nach Zeitanteilen, Programmpunkten oder anderen objektiven Kriterien erfolgen. Ist eine Aufteilung nicht möglich, droht der Ausschluss des Abzugs.
Drei Tage Fachkongress und zwei Tage privater Urlaub am selben Ort. Flugkosten können bei objektiver Aufteilbarkeit anteilig berücksichtigt werden. Private Hotelnächte und private Verpflegungspauschalen bleiben nicht abziehbar.
Checkliste: Reisekosten 2026 richtig abrechnen
- Beruflichen Anlass der Reise dokumentieren.
- Prüfen, ob eine Auswärtstätigkeit oder ein Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte vorliegt.
- Reisebeginn, Reiseende, Zielort und Zwischenstationen festhalten.
- Fahrtkosten mit Tickets, Belegen oder Kilometersatz erfassen.
- Bei privatem Fahrzeug Reiseziel und gefahrene Kilometer dokumentieren.
- Verpflegungspauschalen nach Abwesenheitsdauer berechnen.
- Gestellte Mahlzeiten mit 20 % / 40 % kürzen.
- Dreimonatsfrist bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte prüfen.
- Bei Auslandsreisen BMF-Tabelle 2026 verwenden.
- Übernachtungskosten mit Hotelrechnung nachweisen.
- Reisenebenkosten einzeln belegen.
- Steuerfreie Arbeitgebererstattungen abziehen.
- Gemischt private Reisen objektiv aufteilen.
- Belege digital GoBD-konform archivieren.
- Reisekostenabrechnung zeitnah erstellen.
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FAQ: Reisekosten 2026
Was zählt zu den Reisekosten?
Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn sie durch eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen.
Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen 2026 im Inland?
Im Inland gelten 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit sowie jeweils 14 € für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung.
Kann ich höhere tatsächliche Verpflegungskosten absetzen?
Nein. Für Verpflegungsmehraufwendungen sind nur die gesetzlichen Pauschalen abziehbar. Höhere Restaurant- oder Verpflegungskosten können nicht zusätzlich angesetzt werden.
Wie werden Mahlzeiten bei Dienstreisen gekürzt?
Wird eine Mahlzeit gestellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt: Frühstück mit 20 %, Mittag- und Abendessen jeweils mit 40 % der vollen Tagespauschale.
Sind Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Reisekosten?
Nein. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. Dafür gilt die Entfernungspauschale.
Welche Kilometerpauschale gilt bei Dienstreisen mit dem privaten Pkw?
Bei beruflicher Auswärtstätigkeit kann für den privaten Pkw regelmäßig ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 € je gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Alternativ sind tatsächliche Kosten oder ein individueller Kilometersatz möglich.
Kann der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstatten?
Ja. Arbeitgeber können Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit die Erstattung die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigt. Steuerfrei erstattete Beträge mindern den Werbungskostenabzug.
Gelten Übernachtungspauschalen auch in der Steuererklärung?
Nein. Arbeitnehmer können Übernachtungskosten als Werbungskosten grundsätzlich nur in tatsächlicher Höhe abziehen. Übernachtungspauschalen sind nur für die steuerfreie Arbeitgebererstattung relevant.
Quellenverzeichnis
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG – Entfernungspauschale, 0,38 € je vollem Entfernungskilometer ab 2026; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG – Fahrtkosten bei beruflich veranlassten Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG – Übernachtungskosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 9 Abs. 4 EStG – erste Tätigkeitsstätte, dauerhafte Zuordnung und quantitative Kriterien; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungspauschalen 14 €/28 €, Dreimonatsfrist, Auslandsregelung und Mahlzeitenkürzung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 3 Nr. 13 EStG – steuerfreie Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 3 Nr. 16 EStG – steuerfreie Reisekostenvergütungen außerhalb des öffentlichen Dienstes; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 5 BRKG – Wegstreckenentschädigung, 0,20 € für motorbetriebene Fahrzeuge und 0,30 € bei erheblichem dienstlichem Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens; Rechtsstand: 29.06.2026.
- LStH 2025 R 9.4 – Reisekostenarten und Nachweis der beruflichen Veranlassung, Reisedauer und Reiseweg.
- LStH 2025 R 9.5 – Fahrtkosten als Reisekosten und Nachweis-/Aufbewahrungspflichten beim Arbeitgeber.
- LStH 2025 R 9.7 – Übernachtungskosten, tatsächlicher Werbungskostenabzug und Pauschalen nur für steuerfreie Arbeitgebererstattung.
- LStH 2025 R 9.8 – Reisenebenkosten in tatsächlicher Höhe und steuerfreie Arbeitgebererstattung.
- BMF-Schreiben vom 05.12.2025 – Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen ab 01.01.2026.
- BMF-Schreiben zu den steuerlichen Reisekosten von Arbeitnehmern, ersetzt das Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. I S. 1412.
- § 3c EStG – kein Werbungskostenabzug, soweit steuerfreie Arbeitgebererstattungen denselben Aufwand abdecken; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 12 EStG – nicht abziehbare Kosten der privaten Lebensführung, relevant bei gemischt veranlassten Reisen; Rechtsstand: 29.06.2026.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
