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Finanzbuchhaltung + Buchhaltungssoftware

Finanzbuchhaltung: Definition, Grundlagen, Kosten, Organisation Buchhaltungssoftware


Willkommen bei Finanzbuchhaltung + Buchhaltungssoftware,

hier erhalten Sie Informationen zur Finanzbuchhaltung und Buchhaltungssoftware:

 

Was ist die Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung ist der wohl wichtigste Teilbereich der Buchhaltung. Als Finanzbuchhaltung bezeichnet man die doppelte Buchführung über das Vermögens und der Schulden sowie der damit im Zusammenhang stehenden Erträge und Aufwendungen. Im Gegensatz hierzu gibt es z. B. die Lohnbuchhaltung und ferner die Nebenbuchhaltungen der Finanzbuchhaltung, wie z. B. die Anlagenbuchhaltung oder die Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung.

 

Hier können Sie kostenlos per Video Finanzbuchhaltung lernen

 

 

Unternehmer können sowohl nach steuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften der Buchführungspflicht unterliegen. Sie sollten Ihre Finanzbuchhaltung aber trotzdem nicht nur als lästige Pflicht betrachten, sondern sie auch zu Ihrem Vorteil nutzen. Die Finanzbuchhaltung stellt in erster Linie ein kaufmännisches Informationsinstrument dar. Denn, nur was Sie messen können, können Sie auch managen. Der Aufwand für die Finanzbuchhaltung lässt sich durch entsprechende Buchhaltungssoftware minimieren und zum großen Teil schon automatisieren.

 

Finanzbuchhaltung selber erledigen?

Viele Steuerberater erledigen für ihre Mandanten auch die Finanzbuchhaltung. Dazu ist die Arbeitszeit des Steuerberaters bzw. seiner Mitarbeiter in der Regel zu teuer. Um Steuerberatungskosten zu sparen, können Sie die Finanzbuchhaltung vorbereiten oder sogar selbst erledigen. Das ist einfacher als Sie vielleicht denken. Sie können z. B. Ihre Bankauszüge per online Banking downloaden oder die Daten in eine Tabelle eingeben. Sie können auch ein Buchhaltungssoftware für den PC nutzen. Sie erhalten von mir eine kostenlose Buchhaltungssoftware im nächsten Abschnitt:

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Finanzbuchhaltungssoftware

Die Finanzbuchhaltung wird in der Regel nur noch per Software erledigt, da diese rechensicherer und Kosten günstiger ist. Ich biete meinen Mandaten von der Firma Cyberlab GmbH und zwei Buchhaltungsprogramme MS-Buchhalter an, die speziell für Freiberufler und Kleinunternehmer entwickelt wurden. Meine Mandanten erhalten die Buchhaltungsprogramme kostenlos:

  • Das Buchhaltungsprogramm MS-Buchhalter ist eine Software die Sie herunterladen und auf dem Computer installieren können.
  • Das Buchhaltungsprogramm online ist ein Onlineservice (Software as a Service), bei der man sich einmalig anmeldet und dann die gesamte Buchhaltung, Rechnungswesen, Belegverwaltung, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss, Kunden-, Lieferanten- und Produktverwaltung und vieles mehr online erledigen kann.

Buchhaltungsprogramm MS-Buchhalter
MS-Buchhalter 2016: EÜR / Bilanz

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Organisation der Finanzbuchhaltung und Belege

Zunächst ist bei der Finanzbuchhaltung zu entscheiden, welche Belegorganisation für das Unternehmen angemessen ist. Dann muss ein Kontenrahmen i.d.R.

im Finanzbuchhaltungsprogramm ausgewählt und schließlich ein individueller Kontenplan aufgestellt werden, der auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wird. Die Finanzbuchhaltung muss zeitnah erfolgen (i. d. R. monatlich). Darüber hinaus gibt es Aufzeichnungen, die täglich zu führen sind (wie z. B. das Kassenbuch).

 

 

Basis jeder Buchung ist der Beleg (Keine Buchung ohne Beleg!), wobei gegebenenfalls auch ein Eigenbeleg erstellt werden kann, wenn keine andere Rechnung, Quittung oder Vertrag vorhanden ist, wie z. B. bei Ausgaben für Parkgelder o. ä. Der Eigenbeleg muss das Datum, den Anlass, den Betrag, den Ort und die Unterschrift enthalten.

 

In Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers.
  • Das für diesen leistenden Unternehmer zuständige Finanzamt und die Steuernummer des leistenden Unternehmers.
  • Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers.
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung.
  • Das (Netto-) Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 Umsatzsteuergesetz).
  • Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag und der Steuersatz.

 

Mehr Infos auch unter Rechnung schreiben ...

 

Fehlen einzelne Angaben oder sind die Rechnungen unvollständig, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger führen. Bei Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter 150 € (sog. Kleinbetragsrechnungen) , kann u.a. auf die Angabe des Empfängers verzichtet werden. Die Angabe des Bruttoentgelts und des Steuersatzes reicht in diesem Fall aus. Der Nettobetrag und die Umsatzsteuer müssen also nicht gesondert ausgewiesen werden.

 

Wichtig für die steuerliche Anerkennung von Rechnungen ist, dass die Belege keine allgemeinen Bezeichnungen enthalten. So reicht ein Beleg mit der Angabe "Fachbuch" nicht aus. Der Titel muss auf der Rechnung stehen. Für Bewirtungsbelege gilt nur die gedruckte Form. Rechnungen können auch wirksam per Telefax, Teletex, Telex, Datenfernübertragung oder Datenträgeraustausch übermittelt werden. Es ist die Aufgabe des Steuerpflichtigen, die Belege vollständig und systematisch zu sammeln.

 

Steuertipp:

Buch- und Belegnachweise

 

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Belegkreise bzw. Buchungskreise

Die Belege werden nach folgender Herkunft unterschieden (Beleg- bzw. Buchungskreise):

 

Kasse, Kassenbuch und Kassenbericht

Es werden alle Barzahlungen täglich in einem Kassenbuch eingetragen oder mit Hilfe einer Registrierkasse erfasst. Bei fehlender Registrierkasse bzw. mangels Einzelaufzeichnung können die Einnahmen anhand eines Bestandvergleichs ermittelt werden. Für die Einnahmen, die in so einer "offenen Ladenkasse" landen, empfiehlt sich ein Kassenbericht. Ein Kassenbericht erfasst die Bargeldbestände am Ende des Geschäftstages. Dieser Bestand wird dann mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen.

 

Hinter dem Kassenbuch bzw. Kassenbericht sollten die Belege abgelegt werden, die zu den jeweiligen Zahlungen gehören. Mehrere Barverkäufe können getrennt nach Umsatzsteuersätzen zusammengefasst werden. Die Kassenblätter werden zeitlich sortiert abgelegt. Die Kassenberichte sollten mit einer Belegnummer versehen werden.

 

Die Kasse sollte sehr sorgfältig geführt werden, da bei Kassenminusbeträgen das Finanzamt Umsatzerhöhungen oder Steuerschätzungen vornehmen kann.

Download: Kassenbuch (Excel-Format). Mehr Infos zu Kassenbuchführung

 

Bank

Für jede Bank sind die Bankauszüge nach Auszugnummer sortiert mit den dazugehörigen Belegen abzuheften.

Download: Bankbuch (Excel-Format)

 

Offene-Posten-Buchhaltung (Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung)

Bei Kreditgeschäften sind die Entstehung der Forderungen und Schulden und ihre Tilgung grundsätzlich als getrennte Geschäftsvorfälle zu behandeln. Bei einer doppelten Buchführung ist für Kreditgeschäfte in der Regel ein Kontokorrentkonto, unterteilt nach Schuldnern (Debitoren) und Gläubigern (Kreditoren), zu führen. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. Werden bei der Erstellung der Buchführung die Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass Buchführungsunterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern. Neben der Erfassung der Kreditgeschäfte in einem Grundbuch müssen die unbaren Geschäftsvorfälle, aufgegliedert nach Geschäftspartnern, kontenmäßig dargestellt werden. Dies kann durch Führung besonderer Personenkonten oder durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung erfüllt werden.

 

Ist die Zahl der Kreditgeschäfte verhältnismäßig gering, gelten hinsichtlich ihrer Erfassung die folgenden Erleichterungen:

a) Besteht kein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftspartnern, müssen für jeden Bilanzstichtag über die an diesem Stichtag bestehenden Forderungen und Schulden Personenübersichten aufgestellt werden.

b) Einzelhändler und Handwerker können Krediteinkäufe und Kreditverkäufe kleineren Umfangs vereinfacht buchen.Es genügt, wenn sie die Wareneinkäufe auf Kredit im Wareneingangsbuch in einer besonderen Spalte als Kreditgeschäfte kennzeichnen und den Tag der Begleichung der Rechnung vermerken. Bei Kreditverkäufen reicht es aus, wenn sie einschließlich der Zahlung in einer Kladde festgehalten werden, die als Teil der Buchführung aufzubewahren ist. Außerdem müssen in beiden Fällen für jeden Bilanzstichtag Personenübersichten aufgestellt werden.

 

Wareneingangsbuch

Es werden alle Eingangsrechnungen gesammelt bzw. aufgelistet. Die Eingangsrechnungen von Lieferanten (Kreditoren) können mit einer eigenen Belegnummer versehen werden. Für die Kreditoren können ebenfalls Nummern vergeben werden. Es kann so auch auf die Rechnungsnummer des Lieferanten bzw. das Rechnungsdatum zurückgegriffen werden. Die Ablage der Eingangsrechnungen kann nach verschiedenen Systemen erfolgen: Nach Belegnummer, alphabetisch, nach Datum oder Fälligkeit.

 

Warenausgangsbuch

Ausgangsrechnungen an die Kunden (Debitoren) erhalten bei Rechnungsstellung (Fakturierung) eine Rechnungsnummer. Für Debitoren können ebenfalls Nummern vergeben werden. Analog den Eingangsrechnungen können auch die Ausgangsrechnungen nach den dort genannten verschiedenen Systemen abgelegt werden. Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden bis zur Bezahlung in einem Ordner "Unbezahlte Rechnungen" aufbewahrt. Nach Ihrer Bezahlung werden die Rechnungen bei der Bank bzw. Kasse abgelegt oder in einen Ordner "Bezahlte Rechnungen" abgeheftet. Man spricht auch in diesem Zusammenhang von einer Offenen-Posten-Buchhaltung. Die Kontrolle der Offenen-Posten-Buchhaltung ist für Ihr Mahnwesen, aber auch für die Inanspruchnahme von Skonti sehr wichtig. Wir können für Sie auch die Offenen-Posten-Buchhaltung und Ihr Mahnwesen übernehmen und für Sie eine Zahlungsvorschlagliste erstellen, damit Sie Skonti in Anspruch nehmen können. Der Zahlungsverkehr kann von uns mit Überweisungsträgern, Schecks oder beleglosem Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank vorbereitet werden.

 

Sonstiges

Neben den oben beschriebenen Belegkreisen sollte ein spezielles Fach für die Ablage aller sonstigen für die Finanzbuchhaltung notwendigen Unterlagen vorgesehen werden. Hier können beispielsweise Kopien von Dauerverträgen u. ä. abgelegt werden. In einem weiteren Fach können notwendige Unterlagen für die Jahresabschlusserstellung für den Steuerberater gesammelt werden.

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Aufbewahrungsfristen

Wie für Belege, besteht auch für Auswertungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Es sollte ein separater Ordner eingerichtet werden, der u. a. Fächer für folgende Unterlagen enthält:

  • Summen- und Saldenlisten (abgekürzt SuSa)
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen (abgekürzt BWA)
  • Umsatzsteuervoranmeldungen (abgekürzt UStVA)
  • Konten (auch Hauptbuch bzw. Unterteilung in Nebenbücher, wie Debitoren, Kreditoren, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung usw.)
  • Journale (auch Primanota oder Grundbuch)

Tipp: Jetzt Fristen schnell & einfach berechnen ...

 

Hinweis: Sie müssen die neben den Belegen auch die Buchhaltungsdaten und andere elektronische Dokumente für eine eventuelle Betriebsprüfung elektronisch aufbewahren, wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erstellt haben. Mehr Infos unter GoBD - Elektronische Buchführung

 

Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit einem innovativen und sehr komfortablen System effektiv und kostengünstig organisieren möchten, dann berate ich Sie gerne in Sachen per E-Mail: Finanzbuchhaltung

 

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