Arbeitszimmer steuerlich absetzen: Voraussetzungen, Pauschalen, Kosten & Beispiele

Arbeitszimmer: Wie viel und was ist steuerlich abziehbar?

Inhalt

• Überblick
• Rechner
• Arbeitszimmer bei Ehegatten
• Vorsicht Steuerfalle!
• BMF-Schreiben
• Aktuelles, Rechtsprechnung + Gesetze

Überblick: Häusliches Arbeitszimmer (Steuer)

Inhalt

1. Zugehörigkeit zum Wohnbereich
2. Nutzungsumfang (nahezu ausschließlich)
3. Aufzeichnungspflichten & Nachweise
4. Welche Kosten sind betroffen?
5. Wie werden Kosten aufgeteilt?
6. Mittelpunkt der Tätigkeit
7. Kein anderer Arbeitsplatz (Wichtig: Rechtslage bis 2022)
8. Nutzung durch mehrere Personen
9. Worauf müssen Sie achten?

Definition (kurz & praxisnah):
Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein abgetrennter Raum, der nach Lage, Funktion und Ausstattung in die häusliche Sphäre eingebunden ist und (nahezu) ausschließlich zur Einkünfteerzielung genutzt wird. Typisch ist eine büromäßige Einrichtung (z.B. Schreibtisch als zentrales Möbelstück).

Rechtsprechungsgrundlage: BFH, Großer Senat, Beschluss vom 27.07.2015 – GrS 1/14.

Download: Häusliches Arbeitszimmer – Abzugsfähigkeit & Gestaltungsmöglichkeiten

Download: Fragebogen „Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer“ (Finanzamt)

Aktuelle Grundregeln (ab 2023): Arbeitszimmer vs. Homeoffice-Pauschale

1) Zugehörigkeit zum Wohnbereich

Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist gesetzlich nicht definiert. Nach ständiger Rechtsprechung muss es sich um einen zur Wohnung gehörenden, vom übrigen Wohnbereich abgetrennten Raum handeln. Das kann auch ein Raum im Keller, Dachgeschoss, Gartenhaus oder Garagenanbau sein – entscheidend ist die Einbindung in die häusliche Sphäre.

Dient ein Raum nach Ausstattung und Funktion nicht typischerweise Bürotätigkeiten (z.B. Werkstatt/Studio/Notfallpraxis), liegt ggf. kein häusliches Arbeitszimmer vor – dann können andere steuerliche Regeln greifen (siehe weiter unten bei „außerhäuslich / betriebsstättenähnlich“).

2) Nutzungsumfang (nahezu ausschließlich)

Aufwendungen für das Wohnen sind grundsätzlich private Lebensführung. Deshalb ist ein Abzug nur möglich, wenn der Raum nahezu ausschließlich betrieblich/beruflich (oder zu Ausbildungszwecken) genutzt wird.

3) Aufzeichnungspflichten & Nachweise

Bei betrieblichen Einkünften (z.B. selbständige Arbeit, Gewerbebetrieb) sollten Arbeitszimmerkosten einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben dokumentiert werden. Bei Arbeitnehmern ist die saubere Dokumentation (Flächen, Miet-/Nebenkosten, Nutzung, Arbeitstage) häufig der entscheidende Punkt.

4) Welche Kosten sind betroffen?

Typische Kostenarten (anteilig) sind:

• Miete oder bei Eigentum: AfA (Gebäudeabschreibung)
• Reparaturen und Renovierungskosten (Gebäude/Wohnung), soweit zuordenbar
• Finanzierungskosten (z.B. Zinsen), soweit sie dem Gebäude zuzuordnen sind
• Nebenkosten: Grundsteuer, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Wasser- und Energiekosten
• Raumausstattung (z.B. Tapeten, Bodenbelag, Deckenlampe)

Unangemessene Aufwendungen (z.B. sehr hochwertige Privatkunst/Einrichtung) können steuerlich problematisch sein.

5) Wie werden Kosten aufgeteilt?

Kosten, die direkt dem Arbeitszimmer zugeordnet werden können (z.B. Renovierung nur dieses Raums), sind voll anzusetzen. Allgemeine Wohnkosten werden regelmäßig nach dem Flächenverhältnis aufgeteilt.

6) Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung

Liegt der qualitative Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit im Arbeitszimmer (also die prägenden Inhalte), kann der Abzug möglich sein (tatsächliche Kosten oder Jahrespauschale). Die reine Zeit im Arbeitszimmer ist nur ein Indiz.

7) Kein anderer Arbeitsplatz (bis 2022 relevant)

Unabhängig davon bleibt in der Praxis wichtig: Ob ein anderer Arbeitsplatz „vorhanden“ ist, beurteilt sich nach den objektiven Umständen (Eignung zur Tätigkeit). Subjektive Wünsche (zu laut, nicht schön) genügen meist nicht.

8) Nutzung durch mehrere Personen

Grundsätzlich kann jede Person Aufwendungen nur in dem Umfang ansetzen, in dem sie sie getragen hat. Bei gemeinsamer Nutzung sind Kostenverteilung und Nutzungsvoraussetzungen sauber zu dokumentieren.

9) Worauf müssen Sie achten? (typische Ablehnungsgründe)

Ein häusliches Arbeitszimmer wird häufig nicht anerkannt, wenn z.B.:

• es nur eine Arbeitsecke im Wohn-/Schlafzimmer ist
• private Nutzung naheliegt (z.B. Bett, Fernseher, Heimtrainer, Klavier, Wäscheständer etc.)
• es ein Durchgangszimmer ist oder Räume nur über das Arbeitszimmer erreichbar sind
• keine klare bauliche Abgrenzung möglich ist (z.B. offene Galerie/Empore)

Checkliste: Häusliches Arbeitszimmer – steuerliche Voraussetzungen auf einen Blick

Mit dieser Checkliste zum häuslichen Arbeitszimmer können Sie schnell prüfen, ob Ihr Arbeitszimmer steuerlich anerkannt wird und welche Kosten abziehbar sind. Setzen Sie gedanklich ein ✓, wenn der Punkt auf Ihre Situation zutrifft.

1. Grundvoraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer

• Einbindung in die häusliche Sphäre:
  Der Raum befindet sich in Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus (z.B. Arbeitszimmer, Kellerraum, Dachgeschoss, Anbau).
• Räumliche Trennung:
  Das Arbeitszimmer ist baulich vom übrigen Wohnbereich abgetrennt. Eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer reicht nicht aus.
• (Nahezu) ausschließliche berufliche Nutzung:
  Der Raum wird zu mindestens 90 % beruflich oder betrieblich genutzt. Eine private Mitbenutzung von maximal ca. 10 % gilt als unschädlich.

2. Liegt der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer?

• Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung:
  Die inhaltlich prägenden Tätigkeiten (z.B. Planung, Organisation, kreative oder schriftstellerische Arbeit) werden überwiegend im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübt.

Folge:
Liegt der Mittelpunkt im Arbeitszimmer, können Sie wahlweise

• die tatsächlichen anteiligen Kosten oder
• die Jahrespauschale von 1.260 €

als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen.

3. Steht Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung?

• Kein anderer Arbeitsplatz vorhanden:
  Ihnen steht für die jeweilige Tätigkeit kein geeigneter Arbeitsplatz beim Arbeitgeber oder an anderer Stelle zur Verfügung.

4. Welche Kosten können Sie steuerlich absetzen?

• Unbeschränkter Kostenabzug:
  ✓ Mittelpunkt der Tätigkeit liegt im Arbeitszimmer
• Jahrespauschale:
  Alternativ zu den tatsächlichen Kosten: 1.260 € pro Jahr (monatsweise Kürzung bei nicht ganzjähriger Nutzung).
• Homeoffice-Tagespauschale:
  6 € pro Tag, maximal 1.260 € pro Jahr, auch ohne anerkanntes Arbeitszimmer.

Hinweis: Die Homeoffice-Pauschale darf nicht zusätzlich zu Arbeitszimmerkosten oder der Jahrespauschale für denselben Zeitraum angesetzt werden.

5. Flächenanteilige Kostenberechnung

• Grundsatz:
  Die Kosten werden im Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche aufgeteilt.
• Direkt zuordenbare Kosten:
  Aufwendungen, die ausschließlich das Arbeitszimmer betreffen (z.B. Renovierung nur dieses Raums), sind vollständig zuzuordnen.

6. Nutzung durch mehrere Personen

• Personenbezogene Prüfung:
  Die Voraussetzungen sind für jede nutzende Person gesondert zu prüfen.
• Pauschalen personenbezogen:
  Die Jahrespauschale von 1.260 € steht jeder berechtigten Person eigenständig zu.

7. Nicht ganzjährige Nutzung

• Monatsweise Kürzung:
  Die Jahrespauschale von 1.260 € wird für jeden vollen Monat ohne Mittelpunkt-Funktion um 1/12 gekürzt.

Fazit: Schnellcheck bestanden?

Je mehr Punkte Sie mit ✓ beantworten können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr häusliches Arbeitszimmer steuerlich anerkannt wird – oder zumindest die optimale Pauschale genutzt werden kann.

Vorsicht Steuerfalle beim häuslichen Arbeitszimmer!

Das Arbeiten von zuhause ist für viele Arbeitnehmer und Selbstständige zur Normalität geworden. Ein häusliches Arbeitszimmer kann steuerliche Vorteile bieten – birgt aber auch erhebliche Risiken. Durch die Neuregelungen ab 2023 (Jahressteuergesetz 2022) kann es insbesondere beim Hausverkauf oder bei der Betriebsaufgabe zu unerwarteten Steuerbelastungen kommen.

Warum das häusliche Arbeitszimmer zur Steuerfalle werden kann

Das folgende Praxisbeispiel zeigt die Problematik:

Ein selbstständiger Dozent ordnet einen Raum seines Einfamilienhauses als häusliches Arbeitszimmer dem Betriebsvermögen zu. Bis einschließlich 2022 konnte er die Kosten – zumindest teilweise – steuerlich geltend machen. Ab 2023 ist das jedoch nur noch möglich, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet.

Ist dies nicht der Fall, bleibt lediglich die Homeoffice-Tagespauschale (6 € pro Tag, max. 1.260 € pro Jahr) – unabhängig davon, ob überhaupt ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegt.

Steuerfalle beim Verkauf der Immobilie

Besonders kritisch wird es beim späteren Verkauf des Hauses oder bei der Aufgabe der selbstständigen Tätigkeit:

• Der betrieblich genutzte Teil des Gebäudes gilt als Betriebsvermögen.
• Beim Verkauf oder bei Entnahme sind die stillen Reserven zu versteuern.
• Maßgeblich ist nicht der tatsächliche Verkaufserfolg, sondern der steuerliche Buchwert (Anschaffungskosten minus AfA).

Typische Fehlannahmen in der Praxis

• „Ich habe doch gar keinen Gewinn gemacht – warum soll ich Steuern zahlen?“
• „Das Arbeitszimmer nutze ich kaum noch – das ist steuerlich egal.“
• „Die Homeoffice-Pauschale schützt mich vor späteren Folgen.“

Diese Annahmen sind leider häufig falsch, wenn das Arbeitszimmer einmal dem Betriebsvermögen zugeordnet wurde.

Wie lässt sich die Steuerfalle vermeiden?

Je nach Situation kommen insbesondere zwei Gestaltungsansätze in Betracht:

1. Bagatellgrenze / untergeordneter Gebäudeteil
   Liegt der Wert des Arbeitszimmers unter bestimmten Grenzen (z.B. max. 20 % des Gesamtwerts oder max. 20.500 €), kann der Raum unter Umständen im Privatvermögen verbleiben.
   Vorteil: Keine Besteuerung stiller Reserven bei Verkauf oder Entnahme.
2. Steuerschiebende Rücklage (§ 6b EStG)
   Wird ein steuerpflichtiger Gewinn ausgelöst, kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Rücklage gebildet werden, um die Besteuerung zeitlich zu verschieben (z.B. bis zur Reinvestition oder Betriebsaufgabe).

Vorsicht vor langfristigen Folgen

Die Neuregelungen ab 2023 machen deutlich: Das häusliche Arbeitszimmer ist kein „harmloses Steuersparmodell“, sondern eine langfristige Entscheidung mit erheblichen Folgewirkungen.

Wer selbstständig ist, eine Immobilie besitzt oder einen Verkauf nicht ausschließt, sollte frühzeitig prüfen, ob das Arbeitszimmer im Privatvermögen bleiben sollte oder ob Gestaltungsalternativen sinnvoll sind.

Häusliches Arbeitszimmer bei Ehegatten – steuerliche Besonderheiten

Nutzen Ehegatten oder Lebenspartner ein häusliches Arbeitszimmer gemeinsam, gelten besondere steuerliche Regeln. Fehler bei der Zuordnung oder beim Kostenabzug können später zu erheblichen Steuernachteilen führen.

1. Gemeinsame Nutzung: Kosten nur anteilig abziehbar

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bei gemeinsamer Nutzung durch Ehegatten nur anteilig berücksichtigt werden dürfen.

Nutzen Ehegatten als Gesellschafter einer Personengesellschaft oder in sonstiger beruflicher Funktion ein Arbeitszimmer gemeinsam, steht der Höchstbetrag nicht jedem Ehegatten in voller Höhe zu, sondern ist aufzuteilen.

Beispiel:
Nutzen Ehegatten gemeinsam ein Arbeitszimmer in einer Mietwohnung und greift die Abzugsbeschränkung, kann jeder Ehegatte maximal 625 € geltend machen (½ von 1.250 €).

2. Vorsicht: Betriebsvermögen kann zur Steuerfalle werden

Der BFH weist ausdrücklich darauf hin, dass eine Zuordnung des häuslichen Arbeitszimmers zum Betriebsvermögen problematisch sein kann.

Denn: Befindet sich das Arbeitszimmer im (Sonder-)Betriebsvermögen, müssen bei Entnahme, Aufgabe oder Veräußerung die darin enthaltenen stillen Reserven versteuert werden – selbst dann, wenn die Aufwendungen zuvor gar nicht oder nur eingeschränkt abziehbar waren.

3. Rettungsanker: Bagatellregelung nach § 8 EStDV

Entlastung bringt § 8 EStDV: Danach können eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteile als Privatvermögen behandelt werden, wenn sie von untergeordnetem Wert sind.

Voraussetzungen:

• Der auf das Arbeitszimmer entfallende Wert beträgt nicht mehr als 20 % des Gesamtwerts des Grundstücks und
• der anteilige Wert des Arbeitszimmers überschreitet 20.500 € nicht.

Diese Regelung gilt nach den Einkommensteuer-Richtlinien auch für Grundstücksteile im Sonderbetriebsvermögen.

4. Achtung bei Einspruchs- und Gestaltungsüberlegungen

Ist das Arbeitszimmer nicht von untergeordnetem Wert, ist besondere Vorsicht geboten. In solchen Fällen kann es sich als Bumerang erweisen, Einspruch gegen den Steuerbescheid einzulegen, etwa wegen der (vermeintlichen) Verfassungswidrigkeit des Abzugsverbots.

Denn: Durch einen Einspruch erfährt das Finanzamt häufig erstmals von der Existenz eines neu eingerichteten Arbeitszimmers – mit möglichen Folgen für die Einordnung als Betriebsvermögen.

Beratung für Ehegatten

• Gemeinsame Nutzung bedeutet anteilige Kosten und anteilige Höchstbeträge.
• Eine vorschnelle Zuordnung zum Betriebsvermögen kann langfristig teuer werden.
• Die Bagatellgrenze des § 8 EStDV sollte immer geprüft werden.

Arbeitszimmer – aktuelle BMF-Schreiben & Rechtslage ab 2023

Mit dem Jahressteuergesetz 2022 wurden die Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer und zur Homeoffice-Pauschale grundlegend neu gefasst. Die Änderungen gelten seit dem 1. Januar 2023 für Tätigkeiten, die in der häuslichen Wohnung ausgeübt werden.

1. Gesetzliche Grundlage ab 2023

Die maßgeblichen Regelungen finden sich nun in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c EStG sowie korrespondierend in § 9 Abs. 5 EStG (Werbungskosten). Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diese Neuregelungen mit Schreiben vom 15. August 2023 ausführlich erläutert.

2. Homeoffice-Tagespauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG)

Unabhängig vom Vorliegen eines steuerlich anerkannten Arbeitszimmers können Steuerpflichtige seit 2023 die Homeoffice-Tagespauschale geltend machen:

• 6 € pro Kalendertag, an dem überwiegend in der häuslichen Wohnung gearbeitet wird
• Höchstbetrag: 1.260 € pro Jahr
• Kein zusätzlicher Nachweis eines abgeschlossenen Arbeitszimmers erforderlich
• Kein gleichzeitiger Abzug von Arbeitszimmerkosten oder der Jahrespauschale für denselben Zeitraum

3. Ziel der Neuregelung laut BMF

Nach Auffassung des BMF dient die Reform der Vereinfachung und der Gleichbehandlung von Steuerpflichtigen mit und ohne häusliches Arbeitszimmer. Der Fokus wurde bewusst von der aufwendigen Prüfung einzelner Raumkosten hin zur pauschalen Abgeltung der Heimarbeit verlagert.

4. Abgrenzung zur alten Rechtslage (bis einschließlich 2022)

Für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2022 galt weiterhin das BMF-Schreiben vom 6. Oktober 2017. Danach waren folgende Konstellationen möglich:

• Abzug bis 1.250 €, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand
• Unbeschränkter Abzug, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der Tätigkeit bildete
• Aufwendige Einzelfallprüfung von Nutzung, Raumaufteilung und Kosten

5. Wichtige BMF-Schreiben zum Download

BMF-Schreiben vom 15.08.2023
Einkommensteuerliche Behandlung von häuslichem Arbeitszimmer und Homeoffice

BMF-Schreiben vom 06.10.2017 (BStBl I S. 1320)
Alte Rechtslage bis einschließlich Veranlagungszeitraum 2022

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Weitere Infos & Aktuelles zum Arbeitszimmer

Hier finden Sie aktuelle Praxisfälle, typische Fallstricke und hilfreiche Hinweise zur steuerlichen Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers sowie zur Homeoffice-Tagespauschale.

1) Gesundheitliche Gründe: Wenn der betriebliche Arbeitsplatz nicht zumutbar ist

In der Praxis relevant (insbesondere bis einschließlich VZ 2022): Gerichte haben entschieden, dass ein Werbungskostenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer möglich sein kann, obwohl im Betrieb ein Arbeitsplatz vorhanden ist – wenn die Nutzung des betrieblichen Arbeitsplatzes aus gesundheitlichen Gründen nicht zumutbar ist.

2) Corona-Vereinfachungen: Erleichterungen galten bis einschließlich VZ 2022

Für die Jahre 2020 bis 2022 gab es zeitweise Vereinfachungen in der Verwaltungspraxis, die vielen Steuerpflichtigen die Geltendmachung erleichtert haben.

• In bestimmten Konstellationen konnte die qualitative Gleichwertigkeit von Tätigkeiten im Homeoffice und im Betrieb vereinfachend unterstellt werden.
• Je nach Einzelfall wurden erleichterte Anforderungen an den Nachweis des Mittelpunktes bzw. an die Nutzung gestellt.
• Zusätzlich stand die Homeoffice-Pauschale (damals mit anderen Jahresgrenzen) als Alternative zur Verfügung.

3) Weitere Praxisfälle und Urteile – kurz erklärt

Die Rechtsprechung ist vielfältig. Die folgenden Fallgruppen sind besonders häufig:

3.1 Erzieherin/Lehrer: Kein geeigneter Arbeitsplatz in der Einrichtung

Wird glaubhaft gemacht, dass in der Kita/Schule kein anderer geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann (für die Jahre bis einschließlich 2022) ein begrenzter Abzug der Raumkosten möglich gewesen sein. Ab 2023 kommt regelmäßig die Homeoffice-Tagespauschale in Betracht, sofern kein Mittelpunkt vorliegt.

3.2 GmbH mietet Arbeitszimmer beim Gesellschafter-Geschäftsführer

Bei Mietmodellen zwischen GmbH und Gesellschafter-Geschäftsführer ist die saubere Gestaltung entscheidend: Fremdvergleich, angemessene Miete, klare Vereinbarungen, korrekte Buchung und tatsächliche Durchführung. Andernfalls droht eine verdeckte Gewinnausschüttung.

3.3 Trainings-/Unterrichtsraum in der Wohnung (z.B. Pilates, Coaching)

Handelt es sich nicht um ein „typisches“ Arbeitszimmer, sondern um einen Raum mit betriebsstättenähnlichem Gepräge (z.B. Unterrichts-/Trainingsraum), kann ein unbeschränkter Abzug eher in Betracht kommen – abhängig von Ausstattung, Nutzung und Abgrenzbarkeit.

4) Mehrere Arbeitszimmer, mehrere Haushalte, mehrere Einkünfte – typische Missverständnisse

Häufige Fragen aus der Praxis:

• Arbeitszimmer in zwei Wohnungen (z.B. Umzug): Begrenzungen/Pauschalen sind häufig personen- und jahresbezogen – nicht „pro Raum“ mehrfach nutzbar.
• Mehrere Steuerpflichtige im Haushalt: Nutzen zwei Personen die Regelungen jeweils eigenständig, kann das zu separaten Abzugsmöglichkeiten führen (je Person – abhängig von Voraussetzungen).
• Mehrere Einkunftsarten: Wird ein Raum für unterschiedliche Tätigkeiten genutzt, ist eine saubere Zuordnung und Dokumentation wichtig (z.B. selbständig + nichtselbständig).

5) Klassiker: „Nur halbe Kosten, weil die Miete geteilt wird?“

Bei gemeinsam angemieteten Wohnungen (z.B. mit Partner) ist die Frage, wer welche Kosten zivilrechtlich schuldet und tatsächlich trägt, zentral. Je nach Konstellation kann der Abzug der anteiligen Raumkosten möglich sein – jedoch grundsätzlich nur bis zur Höhe der eigenen wirtschaftlichen Belastung.

6) Check: Welche Nachweise sollten Sie immer haben?

• Grundriss / Flächenberechnung (Arbeitszimmer vs. Gesamtwohnfläche)
• Belege zu Miete/Nebenkosten oder AfA/Zinsen bei Eigentum
• Nachweis der (nahezu) ausschließlichen Nutzung (keine private Mitbenutzung > ca. 10%)
• Homeoffice-Tage (Kalender, Arbeitgeberbestätigung, Tätigkeitsnachweis)
• Bei Sonderfällen: ärztliche Bescheinigung, Arbeitgeberregelungen, Übergabeprotokolle

Weitere Details auch im Steuerlexikon: Arbeitszimmer

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