Steuererklärung - Belege müssen nicht mehr zum Finanzamt

Welche Belege + Unterlagen müssen Sie Ihrer Steuererklärung beifügen?

Unterlagen zur Steuererklärung

Als Steuerpflichtiger sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet. Dieser Verpflichtung kommen Sie in erster Linie durch vollständige Angaben in den Steuerformularen nach. Betriebsausgaben, Werbungskosten, Sonderausgaben und sonstige Abzüge von der Bemessungsgrundlage müssen Sie aber grundsätzlich belegen.

Das Finanzamt überprüft die Angaben der oder des Steuerpflichtigen anhand der eingereichten Belege. Die Finanzbehörde hat nach der Abgabenordnung den Sachverhalt von Amts wegen zu ermitteln und dabei auch die für die oder den Steuerpflichtigen günstigen Umstände zu berücksichtigen. Es kann eigene Ermittlungen zur Aufklärung des Sachverhaltes zugunsten wie zuungunsten der oder des Steuerpflichtigen anstellen.

Sie möchten wissen, warum Sie zunächst keine Belege an das Finanzamt schicken müssen? Sie möchten wissen, was Belegvorhaltepflicht bedeutet? Dieser Film erklärt es.

Download: Einzureichende Belege zur Einkommensteuererklärung

Zu Steuererklärungen müssen Sie grundsätzlich keine Belege mehr einreichen. Werden zur Prüfung noch Belege benötigt, fordert das Finanzamt diese bei Ihnen an. Zur Überprüfung Ihrer Steuererklärung werden ausnahmsweise Belege benötigt. Ausgenommen sind die Bescheinigungen 'EU/EWR' bzw. 'Bescheinigung außerhalb EU/EWR' sowie Nachweise über ausländische Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge im Fall eines Antrags auf unbeschränkte Steuerpflicht nach § 1 Abs.3 EStG.

Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens gilt für Steuererklärungen überwiegend die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass Sie grundsätzlich keine Belege und separate Aufstellungen zu Ihrer Steuererklärung an das Finanzamt senden müssen. Es genügt, wenn Sie die Nachweise für eventuelle Rückfragen aufbewahren. Durch eine möglichst vollständige, konkrete, detaillierte und aussagekräftige Darstellung der einzelnen Sachverhalte in Ihrer Steuererklärung wird der Bedarf einer Beleganforderung durch das Finanzamt reduziert.

Bitte nutzen Sie für Hinweise und Erläuterungen zu den von Ihnen geltend gemachten Aufwendungen die Eintragungsmöglichkeiten in ELSTER. Diese Eintragungen sind in der Regel für die Bearbeitung Ihrer Steuererklärung ausreichend.

Steuererklärungen ab dem Jahr 2020 (abzugeben im Jahr 2021) können nicht mehr in ElsterFormular erstellt werden. Sie können gerne meine online Steuererklärung nutzen.

Wenn Sie Ihre Steuererklärung über Mein ELSTER machen, wird vor der elektronischen Übermittlung geprüft, ob Ihre Eingaben plausibel sind. Hierdurch vermeiden Sie Nachfragen Ihres Finanzamts aufgrund fehlender Angaben.

Führen Sie zum Beispiel in der Steuererklärung die Aufwendungen für Handwerkerleistungen in Einzelpositionen auf, also jeweils Name des Handwerkbetriebs (z. B. Müller GmbH), Art der Tätigkeit (z. B. Wartung Heizung) und den genauen Betrag der Handwerkerleistung.

Was hat sich am Gesetz geändert?

Um das Besteuerungsverfahren bürgerfreundlicher und transparenter zu machen, wurde das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens erlassen. Mit diesem Gesetz wurden einige Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG) und der Einkommensteuerdurchführungsverordnung (EStDV) geändert und die Belegvorlagepflicht in eine weitestgehende Belegvorhaltepflicht umgewandelt.

Belege einreichen nicht mehr nötig!

Sie brauchen grundsätzlich keine Belege und separaten Aufstellungen an Ihr Finanzamt zu versenden. Es genügt, wenn Sie diese für eventuelle Rückfragen aufbewahren.

Ab wann gilt die Belegvorhaltepflicht?

Erstmals ab Ihrer Einkommensteuererklärung für das Jahr 2017 müssen Sie Ihrer Steuererklärung keine Belege und Aufstellungen mehr beifügen.

Kann das Finanzamt Ihre Belege anfordern?

Das Finanzamt verzichtet zunächst auf die Vorlage Ihrer Belege. Sind Ihnen beispielsweise erstmals Aufwendungen entstanden, kann für die Bearbeitung Ihrer Steuererklärung die Vorlage von Belegen erforderlich sein.

Diese fordert Ihr Finanzamt im Bedarfsfall von Ihnen an. Zu Beleganforderungen durch Ihr Finanzamt kommt es meistens bei erstmaligen oder einmaligen steuerlichen Sachverhalten, bei außergewöhnlichen Vorfällen oder wenn sich Sachverhalte gegenüber dem Vorjahr erheblich geändert haben.

Aber Achtung: Alle Belege müssen eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Es kann nämlich sein, dass das Finanzamt auch zu einem späteren Zeitpunkt Nachfragen hat. Handwerkerrechnungen müssen grundsätzlich zwei Jahre aufbewahrt werden, Bankunterlagen drei Jahre, bei Einkünften über 500.000 € jährlich sechs Jahre. Für Unternehmer gelten besondere Aufbewahrungsfristen.

Belege, die nicht ohnehin dem Antrags- und Erklärungsvordruck beizufügen sind, kann das Finanzamt anfordern. Ihre Einkommensteuererklärung kann jedoch schneller und einfacher bearbeitet werden, wenn die Belege dem Finanzamt bereits mit dem Vordruck eingereicht werden. Dies gilt vor allem für Zuwendungsbestätigungen (früher Spendenbestätigungen) und für Aufwendungen, die außergewöhnliche Belastungen dokumentieren sollen.

Häufig werden bei der Abgabe von Steuererklärungen Belege eingereicht, die vom Finanzamt nicht benötigt werden. Bitte nutzen Sie zur Erklärung der geltend gemachten Aufwendungen die Eintragungsmöglichkeiten in ELSTER und reichen Sie keine separaten Aufstellungen ein. Diese Eintragungen sind für die Bearbeitung in der Regel ausreichend. Einzureichende Unterlagen:

Zum Hauptvordruck (Mantelbogen):

Belege Zuwendungsnachweise wie z. B. Spendenbescheinigungen

Nachweis der Behinderung im Erstjahr bzw. bei Änderung

Zur Anlage N: Soweit die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nicht durch den Arbeitgeber elektronisch an das Finanzamt übermittelt wurden: die besondere Lohnsteuerbescheinigung Ihres Arbeitgebers

Achtung: Der von Ihrem Arbeitgeber ausgehändigte Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wird nicht benötigt!

Zur Anlage G, S und L: Unterlagen über die Gewinnermittlung, soweit sie nicht elektronisch übermittelt wurden

Zur Anlage KAP: Steuerbescheinigung über anrechenbare Kapitalertragsteuer, nur wenn eine Überprüfung des Steuereinbehalts für bestimmte Kapitalerträge oder die Günstigerprüfung beantragt wird

Steuerbescheinigung über Kapitalerträge, für die keine Kirchensteuer einbehalten wurde, obwohl eine Kirchensteuerpflicht besteht

Bescheinigung über anrechenbare ausländische Steuern

Zum Antrag auf Festsetzung der Arbeitnehmer-Sparzulage (Anlage VL): Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen

Zur Anlage Unterhalt: Nachweise der Unterhaltsbedürftigkeit (Zweisprachige Unterhaltserklärungen finden Sie unter www.formulare-bfinv.de > Formularcenter > Formulare A-Z > Unterhaltserklärungen)

Sonstiges: Wenn aufgrund besonderer Lebensumstände Aufwendungen entstanden sind, wird eine Belegeinreichung gemeinsam mit Ihrer Steuererklärung empfohlen. Dies ist beispielsweise bei beruflich bedingten Umzugsaufwendungen, der Begründung einer doppelten Haushaltsführung oder der Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers der Fall und vermeidet Rückfragen.

Alle anderen Belege sind nur nach Anforderung durch das Finanzamt einzureichen. Dies betrifft z. B. Belege über Arbeitsmittel, Nachweise über Beiträge an Berufsverbände und Beitragsbestätigungen zu Versicherungen.

Es wird empfohlen, alle Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides für die Erledigung von Rückfragen durch das Finanzamt griffbereit zu halten.

Hinweis: Das Finanzamt kann aufgrund automatisierter Abläufe nur Angaben berücksichtigen, die in den Formularfeldern der Steuererklärung eingetragen sind. Soweit im Ausnahmefall für die Besteuerung erforderliche Angaben nicht in der Steuererklärung vorgenommen werden können, haben Sie die Möglichkeit, eine Eintragung indem neu eingeführten Feld Ergänzende Angaben zur Steuererklärung anzubringen (§§ 150 Abs. 7,155 Abs. 4 der Abgabenordnung).

Steuertipp: Es gibt intelligente Steuersoftware für Ihre Steuererklärung. Alles was Sie machen müssen ist, Ihre Belege entweder per Post oder online einzureichen. Online haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder scannen Sie Ihre Belege und laden sie hoch oder Sie loggen sich mit Ihrem Smartphone ein und fotografieren Ihren Beleg.

Tipp: Steuererprogramm online

Unterlagen für Lohnsteuerjahresausgleich als Arbeitnehmer

Als Arbeitnehmer können Sie Ihre Steuererklärung (Lohnsteuerjahresausgleich) bequem per ELSTER-Software einreichen. Der Vorteil ist insbesondere, dass vom Finanzamt nicht nur auf die Steuerformulare, sondern auch weitestgehend auf Unterlagen verzichtet wird. Sie müssen lediglich wichtige Unterlagen einreichen, wie z.B. Spendenbescheinigungen über 200 Euro, Steuerbescheinigungen, usw. Weitere wichtige Unterlagen können allerdings vom Finanzamt angefordert werden.

Aufstellung der mit einer Steuererklärung einzureichenden/ nicht einzureichenden Belege

Einzureichen sind insbesondere

• Bescheinigung über Lohnersatzleistungen
• Unterlagen über die Gewinnermittlung
• Steuerbescheinigung über anrechenbare Körperschaftsteuer und Kapitalertragsteuer/Zinsabschlag
• Bescheinigung über anrechenbare ausländische Steuern
• Zuwendungsnachweis (Spendenbescheinigung)
• Nachweis der außergewöhnlichen Belastungen
• Nachweis der Behinderung
• Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit
• Nachweis der haushaltsnahen Dienstleistung (Rechnung des Dienstleisters und Beleg des Kreditinstituts - Kontoauszug über die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Dienstleistung)
• Nachweis der Kinderbetreuungskosten (Rechnung des Dienstleisters und Beleg des Kreditinstituts - Kontoauszug über die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Dienstleistung)
• Soweit die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nicht durch den Arbeitgeber elektronisch an das Finanzamt übermittelt wurden: die Lohnsteuerkarte bzw. die besondere Lohnsteuerbescheinigung
• Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen
• Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge

Nicht einzureichen sind

• Belege über Arbeitsmittel
• Nachweise über Beiträge an Berufsverbände
• Bestätigungen zu Lebens- oder Haftpflichtversicherungen
• vom Arbeitgeber ausgehändigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Diese Unterlagen sind jedoch bis zur Bestandskraft des Bescheides aufzubewahren. Sie müssen dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden. Wenn außergewöhnliche oder erstmalige Umstände die Höhe der Steuer beeinflussen, wird eine sofortige Belegeinreichung empfohlen. Dies ist beispielsweise bei beruflich bedingten Umzugsaufwendungen, der Begründung einer doppelten Haushaltsführung oder der Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers der Fall.

Unterlagen für Steuererklärung mit EÜR als Freiberufler

Freiberufler müssen Ihrer Steuererklärung neben den herkömmlichen Steuerformularen (siehe Steuererklärungsunterlagen Lohnsteuerjahresausgleich) insbesondere die Anlage EÜR beifügen. Wird der Gewinn nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt und nicht durch Bilanzierung, ist der Steuererklärung eine Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Steuerformular beizufügen (Anlage EÜR). Ab 2012 ist die Einnahmen-Überschussrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Auf Antrag kann die Finanzbehörde zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall ist der Steuererklärung eine Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Steuerformular (Anlage EÜR) beizufügen (s.o.).

Steuererklärung bilanzierende Gewerbetreibende

Bilanzierende Gewerbetreibende haben Ihrer Steuererklärung eine Abschrift der Bilanz beizufügen. Wird der Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a des Einkommensteuergesetzes ermittelt, so ist der Steuererklärung eine Abschrift der Bilanz beizufügen, die auf dem Zahlenwerk der doppelten Buchführung beruht. Werden Bücher geführt, die den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen, ist auch eine Gewinn- und Verlustrechnung beizufügen. im Fall der Eröffnung des Betriebs auch eine Abschrift der Eröffnungsbilanz beizufügen.

Der Steuererklärung ist eine Abschrift der Bilanz, die auf dem Zahlenwerk der Buchführung beruht, im Fall der Eröffnung des Betriebs auch eine Abschrift der Eröffnungsbilanz beizufügen, wenn der Gewinn nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a des Gesetzes ermittelt und auf eine elektronische Übermittlung nach § 5b Abs. 2 des Gesetzes verzichtet wird. Werden Bücher geführt, die den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen, ist eine Gewinn- und Verlustrechnung beizufügen.

Enthält die Bilanz Ansätze oder Beträge, die den steuerlichen Vorschriften nicht entsprechen, so sind diese Ansätze oder Beträge durch Zusätze oder Anmerkungen den steuerlichen Vorschriften anzupassen. Der Steuerpflichtige kann auch eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende Bilanz (Steuerbilanz) beifügen.

Liegt ein Anhang, ein Lagebericht oder ein Prüfungsbericht vor, so ist eine Abschrift der Steuererklärung beizufügen. Bei der Gewinnermittlung nach § 5a des Gesetzes ist das besondere Verzeichnis nach § 5a Abs. 4 des Gesetzes der Steuererklärung beizufügen.

Wird der Gewinn nach § 4 Abs. 3 des Gesetzes durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt, ist die Einnahmenüberschussrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Auf Antrag kann die Finanzbehörde zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall ist der Steuererklärung eine Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck beizufügen. § 150 Absatz 8 der Abgabenordnung gilt entsprechend.

Betriebliche Steuererklärungen sind grundsätzlich elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln (ELSTER-Steuererklärung).

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