Belege zur Steuererklärung 2026: Welche Unterlagen müssen Sie beim Finanzamt einreichen?

Belege zur Steuererklärung 2026: Belegvorhaltepflicht, ELSTER, Steuerunterlagen und Aufbewahrungsfristen

Zur Steuererklärung müssen Sie heute grundsätzlich nicht mehr automatisch alle Belege an das Finanzamt senden. Seit der Umstellung von der Belegvorlagepflicht auf die Belegvorhaltepflicht genügt es in vielen Fällen, die Beträge vollständig und nachvollziehbar in der Steuererklärung einzutragen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.

Das bedeutet aber nicht, dass Belege unwichtig geworden sind. Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen, Betriebsausgaben, Vermietungskosten und andere steuerliche Abzüge müssen weiterhin nachweisbar sein. Das Finanzamt kann die Unterlagen jederzeit im Rahmen der Bearbeitung anfordern.

Kurzüberblick 2026: Belege werden regelmäßig nicht mit der Steuererklärung eingereicht, sondern nur vorgehalten. Bei Rückfragen können Sie Nachweise über Mein ELSTER elektronisch nachreichen. Bei neuen, einmaligen oder erklärungsbedürftigen Sachverhalten kann eine freiwillige Belegübermittlung sinnvoll sein. Unternehmer und Selbstständige müssen darüber hinaus besondere Aufbewahrungsfristen beachten.

Infografik: Belege zur Steuererklärung in 6 Schritten

1. Angaben eintragen Beträge vollständig in der Steuererklärung erfassen – nicht nur Belege sammeln.
2. Belege prüfen Rechnungen, Zahlungsnachweise, Bescheinigungen und Verträge auf Vollständigkeit kontrollieren.
3. Nicht alles senden Belege grundsätzlich nicht automatisch mitschicken, sondern geordnet aufbewahren.
4. Ausnahmen erkennen Bei Auslandsfällen, neuen Sachverhalten oder hohen Beträgen Belegvorlage prüfen.
5. Digital verwalten Belege in Mein ELSTER oder MeinELSTER+ sammeln, verknüpfen und bei Bedarf nachreichen.
6. Fristen beachten Bis Bestandskraft, bei Unternehmen 6, 8 oder 10 Jahre, Sonderfristen zusätzlich prüfen.

Grundsatz: Belege müssen nicht mehr automatisch zum Finanzamt

Früher mussten viele Nachweise zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden. Heute gilt für die Einkommensteuererklärung überwiegend die Belegvorhaltepflicht: Sie tragen die steuerlich relevanten Beträge ein und bewahren die Nachweise für Rückfragen auf.

Belegvorhaltepflicht bedeutet:
Angaben vollständig erklären
+ Belege geordnet aufbewahren
+ Belege nur bei Anforderung oder sinnvoller Erläuterung einreichen

Die Mitwirkungspflicht bleibt bestehen. Das Finanzamt kann Nachweise anfordern, wenn Aufwendungen erstmals geltend gemacht werden, hohe Beträge vorliegen, Angaben unklar sind oder der Sachverhalt von den Vorjahren abweicht.

Wann sollten Belege trotzdem eingereicht werden?

Obwohl die Belegvorhaltepflicht gilt, kann eine freiwillige Belegübermittlung sinnvoll sein, wenn der Sachverhalt ohne Nachweise schwer nachvollziehbar ist oder Rückfragen des Finanzamts wahrscheinlich sind.

Fall Empfehlung Beispiele
Erstmaliger Sachverhalt Belege oder Erläuterung direkt einreichen. Erstmals Arbeitszimmer, doppelte Haushaltsführung, Vermietung, Unterhalt.
Außergewöhnlich hohe Kosten Nachweise bereithalten oder gezielt beifügen. Hohe Krankheitskosten, Pflegekosten, Prozesskosten, Sanierungsaufwand.
Starke Abweichung zum Vorjahr Kurze Erläuterung und Belege können Rückfragen vermeiden. Deutlich höhere Werbungskosten, Reparaturen, Spenden oder Reisekosten.
Auslandssachverhalt Belegvorlage häufig weiterhin sinnvoll oder erforderlich. Ausländische Krankenversicherung, ausländische Einkünfte, Unterhalt ins Ausland.
Gesetzlich geregelte Nachweise Einzelfall prüfen. Bescheinigungen EU/EWR, ausländische Versicherungsbeiträge, bestimmte Steuervergünstigungen.
Finanzamt fordert Belege an Fristgerecht nachreichen. Beleganforderung im Rahmen der Bearbeitung oder nach Bescheidprüfung.
Praxis-Tipp: Nutzen Sie in ELSTER die Felder für ergänzende Angaben, wenn ein Sachverhalt erklärungsbedürftig ist. Eine kurze, klare Erläuterung ist oft besser als eine ungeordnete Belegsammlung.

Belege über Mein ELSTER nachreichen und verwalten

Über Mein ELSTER können Sie Belege digital nachreichen. Dafür steht das Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ zur Verfügung. Damit können PDF-Dateien und E-Rechnungen zu Steuererklärungen direkt an das Finanzamt übermittelt werden.

ELSTER-Funktion Wofür? Hinweis
Belegnachreichung zur Steuererklärung Belege auf Anforderung oder ergänzend elektronisch übermitteln. Geeignet für PDF-Dateien und E-Rechnungen.
Meine Belege Belege im ELSTER-Konto sammeln und organisieren. Hochladen allein bedeutet nicht automatisch Übermittlung an das Finanzamt.
Belege verknüpfen Belege einzelnen Eintragungsfeldern zuordnen. Verknüpfte Belege können im Rahmen der Bearbeitung abgerufen werden.
Sonstige Nachricht an das Finanzamt Erläuterungen oder allgemeine Mitteilungen senden. Nicht als Ersatz für strukturierte Belegnachreichung verwenden, wenn Belege angefordert wurden.

Weitere Informationen: ELSTER: Belegnachreichung zur Steuererklärung .

MeinELSTER+ und digitale Belegverwaltung

Mit MeinELSTER+ können Belege wie Handwerkerrechnungen, Spendenquittungen oder andere steuerlich relevante Nachweise fotografiert und in das ELSTER-Benutzerkonto hochgeladen werden. Die App dient vor allem dazu, Belege frühzeitig digital zu sammeln und später leichter der Steuererklärung zuzuordnen.

Wichtig: Belege werden beim Hochladen in „Meine Belege“ nicht automatisch an das Finanzamt übertragen. Sie können im Rahmen der Einkommensteuererklärung verknüpft oder bei einer Beleganforderung über die Belegnachreichung übermittelt werden.
Funktion Nutzen
Belegscan Papierbelege fotografieren und im ELSTER-Konto speichern.
Kategorisierung Belege steuerlichen Bereichen zuordnen, z. B. Handwerker, Spenden, Krankheitskosten.
Verknüpfung mit Steuererklärung Belege können mit Eingabefeldern verbunden werden.
Steuererklärung mit einem Klick Ab Juli 2026 für bestimmte einfache Fälle und die Steuererklärung 2025 vorgesehen.

Weitere Informationen: MeinELSTER+ .

Unterlagen für Arbeitnehmer und Lohnsteuerjahresausgleich

Arbeitnehmer müssen viele Unterlagen nicht einreichen, sollten diese aber geordnet bereithalten. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird regelmäßig vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung übermittelt; der Ausdruck für den Arbeitnehmer muss normalerweise nicht mitgeschickt werden.

Unterlage Einreichen? Aufbewahren?
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung regelmäßig nein ja, zur Kontrolle der Steuererklärung.
Besondere Lohnsteuerbescheinigung nur wenn Daten nicht elektronisch übermittelt wurden ja.
Fahrtkosten / Entfernungspauschale regelmäßig nein Arbeitsstätte, Arbeitstage, Entfernung dokumentieren.
Arbeitsmittel regelmäßig nein Rechnungen für Laptop, Büromaterial, Fachliteratur, Berufskleidung bereithalten.
Fortbildungskosten bei hohen oder neuen Kosten sinnvoll Rechnung, Teilnahmebestätigung, Zahlungsnachweis.
Doppelte Haushaltsführung häufig sinnvoll Mietvertrag, Zahlungen, Familienwohnsitz, Heimfahrten.
Umzugskosten bei beruflicher Veranlassung sinnvoll Rechnungen, Arbeitgeberwechsel, Fahrtzeitenvergleich.

Weitere Informationen: Lohnsteuerjahresausgleich, Werbungskosten und Einkommensteuererklärung.

Belege für Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Haushalt

Viele private Abzüge werden nur berücksichtigt, wenn sie nachgewiesen werden können. Teilweise werden Daten bereits elektronisch übermittelt, etwa Krankenversicherungsbeiträge oder bestimmte Rentenversicherungsbeiträge. Trotzdem sollten die Unterlagen zur Kontrolle bereitliegen.

Bereich Typische Belege Besonderheit
Sonderausgaben Versicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Spenden, Ausbildungskosten. Elektronisch übermittelte Daten mit eigenen Bescheinigungen abgleichen.
Spenden Zuwendungsbestätigung oder vereinfachter Nachweis. Grundsätzlich bereithalten; bei Rückfragen nachreichen.
Außergewöhnliche Belastungen Arztrechnungen, Medikamente, Hilfsmittel, Pflegekosten, Kurkosten. Medizinische Notwendigkeit und Zahlung nachweisen.
Behinderung Behindertenausweis oder Bescheid über Grad der Behinderung. Bei erstmaliger Geltendmachung oder Änderung besonders wichtig.
Haushaltsnahe Dienstleistungen Rechnung und unbarer Zahlungsnachweis. Barzahlungen sind nicht begünstigt.
Handwerkerleistungen Rechnung mit Arbeitslohnanteil und Kontoauszug. Materialkosten nicht begünstigt; Rechnung zwei Jahre aufbewahren.
Kinderbetreuungskosten Betreuungsvertrag, Rechnung, Kontoauszug. Nur unbare Zahlungen; Verpflegung und Unterricht abgrenzen.
Praxis-Tipp: Bei Handwerkerleistungen sollten Sie in der Steuererklärung nicht nur eine Gesamtsumme eintragen. Nennen Sie möglichst Betrieb, Art der Leistung, Rechnungsdatum, Arbeitslohnanteil und Zahlungsbetrag.

Kapitalerträge, Rentner, Vermieter und Auslandssachverhalte

Bei Kapitalerträgen, Renten, Vermietung und Auslandssachverhalten ist die Beleglage besonders wichtig, weil dem Finanzamt nicht immer alle Daten vollständig elektronisch vorliegen oder weil die steuerliche Einordnung erklärungsbedürftig ist.

Fall Wichtige Unterlagen Hinweis
Kapitalerträge Steuerbescheinigungen, Erträgnisaufstellungen, Verlustbescheinigungen, ausländische Quellensteuer. Wichtig bei Anlage KAP, Günstigerprüfung, Verlustverrechnung oder ausländischen Kapitalerträgen.
Rentner Rentenbezugsmitteilungen, Krankenversicherung, Pflegekosten, Steuerbescheide Vorjahr. Renten werden häufig elektronisch gemeldet; Kontrolle bleibt erforderlich.
Vermietung Mietverträge, Mieteinnahmen, Hausgeldabrechnungen, Nebenkosten, Reparaturen, Darlehenszinsen, AfA-Unterlagen. Je Objekt getrennte Aufstellung empfehlenswert.
Immobilienkauf Kaufvertrag, Notar- und Grundbuchkosten, Makler, Grunderwerbsteuer, Kaufpreisaufteilung. Grundlage für AfA-Berechnung.
Auslandssachverhalte Ausländische Steuerbescheide, Quellensteuer, Wohnsitznachweise, Versicherungsnachweise, Übersetzungen. Belegvorlage häufig weiterhin sinnvoll oder erforderlich.
Unterhalt ins Ausland Unterhaltserklärung, Zahlungsnachweise, Bedürftigkeitsnachweise. Nachweise besonders sorgfältig dokumentieren.

Weitere Informationen: Vermietung berechnen, Unterhalt berechnen und Kapitalertragsteuer berechnen.

Unterlagen für Freiberufler und EÜR

Freiberufler und Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung müssen die Anlage EÜR grundsätzlich elektronisch übermitteln. Es genügt nicht, nur eine formlose Einnahmen-Ausgaben-Liste zu erstellen. Die Angaben müssen mit Belegen, Kontoauszügen, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen nachvollziehbar sein.

Unterlage Warum erforderlich?
Ausgangsrechnungen / Einnahmenübersicht Nachweis der Betriebseinnahmen und Umsatzsteuer.
Eingangsrechnungen / Betriebsausgaben Nachweis der abziehbaren Betriebsausgaben und Vorsteuer.
Kontoauszüge Abstimmung von Zahlungen und offenen Posten.
Anlagenverzeichnis Abschreibungen, geringwertige Wirtschaftsgüter und Abgänge erfassen.
Fahrtenbuch oder Reisekostenaufstellungen Nachweis betrieblicher Fahrten, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen Abstimmung mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
Verträge und Dauerbelege Miete, Leasing, Software, Versicherungen, Darlehen, Plattformverträge.

Weitere Informationen: Freiberufler, Einnahmenüberschussrechnung, Betriebsausgaben und Steuerformulare.

Unterlagen für bilanzierende Unternehmer

Bilanzierende Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung grundsätzlich elektronisch übermitteln. Bei Bilanzierung nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG sind insbesondere Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, E-Bilanz-Daten, Kontennachweise und steuerliche Korrekturen erforderlich.

Unterlage Praxisbedeutung
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Grundlage für steuerliche Gewinnermittlung und E-Bilanz.
Kontennachweise / Summen- und Saldenliste Abstimmung der Bilanz- und Erfolgskonten.
Anlagenbuchhaltung Abschreibungen, Zugänge, Abgänge und Restbuchwerte.
Inventur und Vorratsbewertung Waren, unfertige Leistungen, fertige Erzeugnisse und Rohstoffe.
Offene-Posten-Listen Forderungen und Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag.
Darlehensverträge und Zinsaufstellungen Abgrenzung von Zinsen, Tilgung und Restschuld.
Anhang, Lagebericht oder Prüfungsbericht Bei entsprechenden handelsrechtlichen Pflichten zusätzlich relevant.
Wichtig: Papierbelege ersetzen keine ordnungsgemäße Buchführung. Bei Unternehmen müssen Belege, Buchungen, Konten, Steuererklärungen und Jahresabschluss miteinander abstimmbar sein.

Weitere Informationen: Bilanz und Jahresabschluss, Buchhaltung und doppelte Buchführung.

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen

Wie lange Steuerunterlagen aufzubewahren sind, hängt davon ab, ob es sich um private Unterlagen, betriebliche Unterlagen oder Unterlagen bei besonders hohen Überschusseinkünften handelt.

Unterlagenart Aufbewahrungsdauer Hinweis
Private Belege zur Einkommensteuererklärung mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids Bei Vorläufigkeit, Vorbehalt der Nachprüfung oder Einspruch länger aufbewahren.
Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück 2 Jahre Zum Beispiel Handwerkerleistungen an Wohnung, Haus oder Grundstück.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte 10 Jahre Für Unternehmer und Buchführungspflichtige nach AO/HGB.
Buchungsbelege, Rechnungen und Kostenbelege 8 Jahre Seit Verkürzung der Frist für Buchungsbelege besonders beachten.
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen 6 Jahre Geschäftskorrespondenz, Angebote, Verträge und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen.
Überschusseinkünfte über 500.000 € bis einschließlich VZ 2026 6 Jahre Ab VZ 2027 steigt die Grenze auf 750.000 €.
Renten-, Versicherungs- und Identifikationsunterlagen langfristig / dauerhaft empfohlen Für Rentenklärung, Versicherungsansprüche und Identifikation aufbewahren.
Praxis-Tipp: Vernichten Sie Unterlagen nicht, solange ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist, ein Einspruch läuft, eine Außenprüfung angekündigt wurde oder der Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung steht.

Aufbewahrung: Privatpersonen und Unternehmer unterscheiden

Privatpersonen müssen die meisten Belege nicht jahrelang archivieren. Dennoch sollten steuerlich relevante Unterlagen mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids griffbereit bleiben. Unternehmer, Freiberufler und bilanzierende Betriebe müssen dagegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch beachten.

Häufige Fehler bei Belegen und Steuerunterlagen

Zu wenige Angaben

  • nur Gesamtsummen ohne Erläuterung,
  • fehlende Aufteilung bei gemischten Kosten,
  • keine Angaben zu Zahlungszeitpunkt und Empfänger,
  • fehlende Objektzuordnung bei Vermietung.

Falsche Belegverwaltung

  • Belege werden zu früh vernichtet,
  • PDFs sind unlesbar oder unvollständig,
  • Belege werden doppelt eingereicht,
  • Hochladen in „Meine Belege“ wird mit Übermittlung verwechselt.

Fehlende Zahlungsnachweise

  • Barzahlung bei Handwerkerleistungen,
  • kein Kontoauszug zu Kinderbetreuungskosten,
  • Spenden ohne Zuwendungsnachweis,
  • Rechnung und Zahlung passen nicht zusammen.

Unternehmerische Mängel

  • fehlende Eingangsrechnungen,
  • keine ordnungsgemäße Rechnung für Vorsteuerabzug,
  • fehlende Verfahrensdokumentation,
  • private und betriebliche Zahlungen vermischt.

Downloads und Arbeitshilfen

Checkliste: Welche Belege sollten Sie bereithalten?

Allgemeine Unterlagen

  • Steuer-Identifikationsnummer,
  • Steuernummer,
  • Vorjahresbescheid,
  • Bankverbindung,
  • Vorauszahlungsbescheide.

Arbeitnehmer

  • Lohnsteuerbescheinigung,
  • Arbeitsmittel,
  • Fahrtkosten,
  • Fortbildung,
  • Reisekosten,
  • doppelte Haushaltsführung.

Private Abzüge

  • Versicherungen,
  • Spenden,
  • Kirchensteuer,
  • Krankheitskosten,
  • Handwerkerleistungen,
  • Kinderbetreuungskosten.

Vermietung

  • Mietverträge,
  • Mieteinnahmen,
  • Hausgeldabrechnung,
  • Nebenkostenabrechnung,
  • Darlehenszinsen,
  • Reparaturen und AfA-Unterlagen.

Selbstständigkeit

  • Ausgangsrechnungen,
  • Eingangsrechnungen,
  • Kontoauszüge,
  • Anlageverzeichnis,
  • Umsatzsteuerunterlagen,
  • Verträge und Dauerbelege.

Sonderfälle

  • Ausländische Steuerbescheide,
  • Unterhaltserklärungen,
  • Behindertenausweis,
  • Pflegegradbescheid,
  • Rentenunterlagen,
  • Kapitalertragsteuerbescheinigungen.

Beratung zur Steuererklärung und Belegorganisation

Eine gute Belegorganisation beschleunigt die Erstellung der Steuererklärung und reduziert Rückfragen des Finanzamts. Besonders bei Vermietung, Selbstständigkeit, Auslandssachverhalten, hohen außergewöhnlichen Belastungen, doppelter Haushaltsführung oder Unternehmerfällen sollte die Beleglage vor Abgabe der Steuererklärung geprüft werden.

Wir unterstützen Sie bei der Zusammenstellung der Steuerunterlagen, der digitalen Belegorganisation, der Einkommensteuererklärung, der EÜR, der Umsatzsteuererklärung, der Bescheidprüfung und der Belegnachreichung an das Finanzamt.

FAQ zur Belegvorhaltepflicht und Steuerunterlagen

Muss ich Belege mit der Steuererklärung einreichen?

Grundsätzlich nein. Für die Einkommensteuererklärung gilt überwiegend die Belegvorhaltepflicht. Sie müssen die Belege aber aufbewahren und auf Anforderung des Finanzamts vorlegen.

Was bedeutet Belegvorhaltepflicht?

Belegvorhaltepflicht bedeutet, dass Sie Belege nicht automatisch mitsenden, sondern für Rückfragen bereithalten. Die Angaben in der Steuererklärung müssen trotzdem vollständig, wahrheitsgemäß und nachweisbar sein.

Wann sollte ich Belege freiwillig einreichen?

Eine freiwillige Einreichung kann sinnvoll sein bei neuen, einmaligen oder ungewöhnlichen Sachverhalten, hohen Beträgen, Auslandssachverhalten oder erheblichen Abweichungen gegenüber dem Vorjahr.

Wie kann ich Belege über ELSTER nachreichen?

Nutzen Sie in Mein ELSTER das Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“. Dort können PDF-Dateien und E-Rechnungen zu einer Steuererklärung an das Finanzamt übermittelt werden.

Werden Belege aus MeinELSTER+ automatisch an das Finanzamt geschickt?

Nein. Das Hochladen in „Meine Belege“ bedeutet nicht automatisch, dass die Belege an das Finanzamt übermittelt werden. Belege können aber mit der Steuererklärung verknüpft oder bei Anforderung nachgereicht werden.

Welche Belege brauchen Arbeitnehmer?

Arbeitnehmer sollten insbesondere Lohnsteuerbescheinigung, Nachweise zu Arbeitsmitteln, Fahrten, Homeoffice, Fortbildung, Reisekosten, doppelter Haushaltsführung, Versicherungen und haushaltsnahen Dienstleistungen bereithalten.

Welche Belege brauchen Vermieter?

Vermieter benötigen insbesondere Mietverträge, Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen, Darlehenszinsen, Reparaturrechnungen, Zahlungsnachweise und AfA-Unterlagen.

Welche Unterlagen müssen Freiberufler aufbewahren?

Freiberufler müssen insbesondere Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Anlagenverzeichnis, Umsatzsteuerunterlagen und Unterlagen zur EÜR aufbewahren.

Wie lange muss ich private Belege aufbewahren?

Private Belege sollten mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahrt werden. Bei Vorläufigkeit, Einspruch, Vorbehalt der Nachprüfung oder besonderen Sachverhalten sollten sie länger aufbewahrt werden.

Wie lange müssen Unternehmer Steuerunterlagen aufbewahren?

Für Unternehmer gelten je nach Unterlagenart regelmäßig 10 Jahre, 8 Jahre oder 6 Jahre. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre, Buchungsbelege regelmäßig 8 Jahre und sonstige steuerlich relevante Unterlagen regelmäßig 6 Jahre aufzubewahren.

Weitere Informationen und Steuerrechner

Weitere hilfreiche Informationen:

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Ob Belege eingereicht, nur aufbewahrt oder aufgrund besonderer gesetzlicher Vorschriften vorgelegt werden müssen, hängt von Steuerart, Einkunftsart, Sachverhalt, Finanzamtsanforderung, elektronischer Datenübermittlung und Aufbewahrungspflichten im Einzelfall ab.

Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


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