Belege zur Steuererklärung 2026: Welche Unterlagen müssen Sie beim Finanzamt einreichen?
Zur Steuererklärung müssen Sie heute grundsätzlich nicht mehr automatisch alle Belege an das Finanzamt senden. Seit der Umstellung von der Belegvorlagepflicht auf die Belegvorhaltepflicht genügt es in vielen Fällen, die Beträge vollständig und nachvollziehbar in der Steuererklärung einzutragen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.
Das bedeutet aber nicht, dass Belege unwichtig geworden sind. Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen, Betriebsausgaben, Vermietungskosten und andere steuerliche Abzüge müssen weiterhin nachweisbar sein. Das Finanzamt kann die Unterlagen jederzeit im Rahmen der Bearbeitung anfordern.
Infografik: Belege zur Steuererklärung in 6 Schritten
Grundsatz: Belege müssen nicht mehr automatisch zum Finanzamt
Früher mussten viele Nachweise zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden. Heute gilt für die Einkommensteuererklärung überwiegend die Belegvorhaltepflicht: Sie tragen die steuerlich relevanten Beträge ein und bewahren die Nachweise für Rückfragen auf.
Angaben vollständig erklären
+ Belege geordnet aufbewahren
+ Belege nur bei Anforderung oder sinnvoller Erläuterung einreichen
Die Mitwirkungspflicht bleibt bestehen. Das Finanzamt kann Nachweise anfordern, wenn Aufwendungen erstmals geltend gemacht werden, hohe Beträge vorliegen, Angaben unklar sind oder der Sachverhalt von den Vorjahren abweicht.
Wann sollten Belege trotzdem eingereicht werden?
Obwohl die Belegvorhaltepflicht gilt, kann eine freiwillige Belegübermittlung sinnvoll sein, wenn der Sachverhalt ohne Nachweise schwer nachvollziehbar ist oder Rückfragen des Finanzamts wahrscheinlich sind.
| Fall | Empfehlung | Beispiele |
|---|---|---|
| Erstmaliger Sachverhalt | Belege oder Erläuterung direkt einreichen. | Erstmals Arbeitszimmer, doppelte Haushaltsführung, Vermietung, Unterhalt. |
| Außergewöhnlich hohe Kosten | Nachweise bereithalten oder gezielt beifügen. | Hohe Krankheitskosten, Pflegekosten, Prozesskosten, Sanierungsaufwand. |
| Starke Abweichung zum Vorjahr | Kurze Erläuterung und Belege können Rückfragen vermeiden. | Deutlich höhere Werbungskosten, Reparaturen, Spenden oder Reisekosten. |
| Auslandssachverhalt | Belegvorlage häufig weiterhin sinnvoll oder erforderlich. | Ausländische Krankenversicherung, ausländische Einkünfte, Unterhalt ins Ausland. |
| Gesetzlich geregelte Nachweise | Einzelfall prüfen. | Bescheinigungen EU/EWR, ausländische Versicherungsbeiträge, bestimmte Steuervergünstigungen. |
| Finanzamt fordert Belege an | Fristgerecht nachreichen. | Beleganforderung im Rahmen der Bearbeitung oder nach Bescheidprüfung. |
Belege über Mein ELSTER nachreichen und verwalten
Über Mein ELSTER können Sie Belege digital nachreichen. Dafür steht das Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ zur Verfügung. Damit können PDF-Dateien und E-Rechnungen zu Steuererklärungen direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
| ELSTER-Funktion | Wofür? | Hinweis |
|---|---|---|
| Belegnachreichung zur Steuererklärung | Belege auf Anforderung oder ergänzend elektronisch übermitteln. | Geeignet für PDF-Dateien und E-Rechnungen. |
| Meine Belege | Belege im ELSTER-Konto sammeln und organisieren. | Hochladen allein bedeutet nicht automatisch Übermittlung an das Finanzamt. |
| Belege verknüpfen | Belege einzelnen Eintragungsfeldern zuordnen. | Verknüpfte Belege können im Rahmen der Bearbeitung abgerufen werden. |
| Sonstige Nachricht an das Finanzamt | Erläuterungen oder allgemeine Mitteilungen senden. | Nicht als Ersatz für strukturierte Belegnachreichung verwenden, wenn Belege angefordert wurden. |
Weitere Informationen: ELSTER: Belegnachreichung zur Steuererklärung .
MeinELSTER+ und digitale Belegverwaltung
Mit MeinELSTER+ können Belege wie Handwerkerrechnungen, Spendenquittungen oder andere steuerlich relevante Nachweise fotografiert und in das ELSTER-Benutzerkonto hochgeladen werden. Die App dient vor allem dazu, Belege frühzeitig digital zu sammeln und später leichter der Steuererklärung zuzuordnen.
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Belegscan | Papierbelege fotografieren und im ELSTER-Konto speichern. |
| Kategorisierung | Belege steuerlichen Bereichen zuordnen, z. B. Handwerker, Spenden, Krankheitskosten. |
| Verknüpfung mit Steuererklärung | Belege können mit Eingabefeldern verbunden werden. |
| Steuererklärung mit einem Klick | Ab Juli 2026 für bestimmte einfache Fälle und die Steuererklärung 2025 vorgesehen. |
Weitere Informationen: MeinELSTER+ .
Unterlagen für Arbeitnehmer und Lohnsteuerjahresausgleich
Arbeitnehmer müssen viele Unterlagen nicht einreichen, sollten diese aber geordnet bereithalten. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird regelmäßig vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung übermittelt; der Ausdruck für den Arbeitnehmer muss normalerweise nicht mitgeschickt werden.
| Unterlage | Einreichen? | Aufbewahren? |
|---|---|---|
| Elektronische Lohnsteuerbescheinigung | regelmäßig nein | ja, zur Kontrolle der Steuererklärung. |
| Besondere Lohnsteuerbescheinigung | nur wenn Daten nicht elektronisch übermittelt wurden | ja. |
| Fahrtkosten / Entfernungspauschale | regelmäßig nein | Arbeitsstätte, Arbeitstage, Entfernung dokumentieren. |
| Arbeitsmittel | regelmäßig nein | Rechnungen für Laptop, Büromaterial, Fachliteratur, Berufskleidung bereithalten. |
| Fortbildungskosten | bei hohen oder neuen Kosten sinnvoll | Rechnung, Teilnahmebestätigung, Zahlungsnachweis. |
| Doppelte Haushaltsführung | häufig sinnvoll | Mietvertrag, Zahlungen, Familienwohnsitz, Heimfahrten. |
| Umzugskosten | bei beruflicher Veranlassung sinnvoll | Rechnungen, Arbeitgeberwechsel, Fahrtzeitenvergleich. |
Weitere Informationen: Lohnsteuerjahresausgleich, Werbungskosten und Einkommensteuererklärung.
Belege für Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Haushalt
Viele private Abzüge werden nur berücksichtigt, wenn sie nachgewiesen werden können. Teilweise werden Daten bereits elektronisch übermittelt, etwa Krankenversicherungsbeiträge oder bestimmte Rentenversicherungsbeiträge. Trotzdem sollten die Unterlagen zur Kontrolle bereitliegen.
| Bereich | Typische Belege | Besonderheit |
|---|---|---|
| Sonderausgaben | Versicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Spenden, Ausbildungskosten. | Elektronisch übermittelte Daten mit eigenen Bescheinigungen abgleichen. |
| Spenden | Zuwendungsbestätigung oder vereinfachter Nachweis. | Grundsätzlich bereithalten; bei Rückfragen nachreichen. |
| Außergewöhnliche Belastungen | Arztrechnungen, Medikamente, Hilfsmittel, Pflegekosten, Kurkosten. | Medizinische Notwendigkeit und Zahlung nachweisen. |
| Behinderung | Behindertenausweis oder Bescheid über Grad der Behinderung. | Bei erstmaliger Geltendmachung oder Änderung besonders wichtig. |
| Haushaltsnahe Dienstleistungen | Rechnung und unbarer Zahlungsnachweis. | Barzahlungen sind nicht begünstigt. |
| Handwerkerleistungen | Rechnung mit Arbeitslohnanteil und Kontoauszug. | Materialkosten nicht begünstigt; Rechnung zwei Jahre aufbewahren. |
| Kinderbetreuungskosten | Betreuungsvertrag, Rechnung, Kontoauszug. | Nur unbare Zahlungen; Verpflegung und Unterricht abgrenzen. |
Kapitalerträge, Rentner, Vermieter und Auslandssachverhalte
Bei Kapitalerträgen, Renten, Vermietung und Auslandssachverhalten ist die Beleglage besonders wichtig, weil dem Finanzamt nicht immer alle Daten vollständig elektronisch vorliegen oder weil die steuerliche Einordnung erklärungsbedürftig ist.
| Fall | Wichtige Unterlagen | Hinweis |
|---|---|---|
| Kapitalerträge | Steuerbescheinigungen, Erträgnisaufstellungen, Verlustbescheinigungen, ausländische Quellensteuer. | Wichtig bei Anlage KAP, Günstigerprüfung, Verlustverrechnung oder ausländischen Kapitalerträgen. |
| Rentner | Rentenbezugsmitteilungen, Krankenversicherung, Pflegekosten, Steuerbescheide Vorjahr. | Renten werden häufig elektronisch gemeldet; Kontrolle bleibt erforderlich. |
| Vermietung | Mietverträge, Mieteinnahmen, Hausgeldabrechnungen, Nebenkosten, Reparaturen, Darlehenszinsen, AfA-Unterlagen. | Je Objekt getrennte Aufstellung empfehlenswert. |
| Immobilienkauf | Kaufvertrag, Notar- und Grundbuchkosten, Makler, Grunderwerbsteuer, Kaufpreisaufteilung. | Grundlage für AfA-Berechnung. |
| Auslandssachverhalte | Ausländische Steuerbescheide, Quellensteuer, Wohnsitznachweise, Versicherungsnachweise, Übersetzungen. | Belegvorlage häufig weiterhin sinnvoll oder erforderlich. |
| Unterhalt ins Ausland | Unterhaltserklärung, Zahlungsnachweise, Bedürftigkeitsnachweise. | Nachweise besonders sorgfältig dokumentieren. |
Weitere Informationen: Vermietung berechnen, Unterhalt berechnen und Kapitalertragsteuer berechnen.
Unterlagen für Freiberufler und EÜR
Freiberufler und Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung müssen die Anlage EÜR grundsätzlich elektronisch übermitteln. Es genügt nicht, nur eine formlose Einnahmen-Ausgaben-Liste zu erstellen. Die Angaben müssen mit Belegen, Kontoauszügen, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen nachvollziehbar sein.
| Unterlage | Warum erforderlich? |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen / Einnahmenübersicht | Nachweis der Betriebseinnahmen und Umsatzsteuer. |
| Eingangsrechnungen / Betriebsausgaben | Nachweis der abziehbaren Betriebsausgaben und Vorsteuer. |
| Kontoauszüge | Abstimmung von Zahlungen und offenen Posten. |
| Anlagenverzeichnis | Abschreibungen, geringwertige Wirtschaftsgüter und Abgänge erfassen. |
| Fahrtenbuch oder Reisekostenaufstellungen | Nachweis betrieblicher Fahrten, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand. |
| Umsatzsteuer-Voranmeldungen | Abstimmung mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung. |
| Verträge und Dauerbelege | Miete, Leasing, Software, Versicherungen, Darlehen, Plattformverträge. |
Weitere Informationen: Freiberufler, Einnahmenüberschussrechnung, Betriebsausgaben und Steuerformulare.
Unterlagen für bilanzierende Unternehmer
Bilanzierende Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung grundsätzlich elektronisch übermitteln. Bei Bilanzierung nach § 4 Abs. 1, § 5 oder § 5a EStG sind insbesondere Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, E-Bilanz-Daten, Kontennachweise und steuerliche Korrekturen erforderlich.
| Unterlage | Praxisbedeutung |
|---|---|
| Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung | Grundlage für steuerliche Gewinnermittlung und E-Bilanz. |
| Kontennachweise / Summen- und Saldenliste | Abstimmung der Bilanz- und Erfolgskonten. |
| Anlagenbuchhaltung | Abschreibungen, Zugänge, Abgänge und Restbuchwerte. |
| Inventur und Vorratsbewertung | Waren, unfertige Leistungen, fertige Erzeugnisse und Rohstoffe. |
| Offene-Posten-Listen | Forderungen und Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag. |
| Darlehensverträge und Zinsaufstellungen | Abgrenzung von Zinsen, Tilgung und Restschuld. |
| Anhang, Lagebericht oder Prüfungsbericht | Bei entsprechenden handelsrechtlichen Pflichten zusätzlich relevant. |
Weitere Informationen: Bilanz und Jahresabschluss, Buchhaltung und doppelte Buchführung.
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen
Wie lange Steuerunterlagen aufzubewahren sind, hängt davon ab, ob es sich um private Unterlagen, betriebliche Unterlagen oder Unterlagen bei besonders hohen Überschusseinkünften handelt.
| Unterlagenart | Aufbewahrungsdauer | Hinweis |
|---|---|---|
| Private Belege zur Einkommensteuererklärung | mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids | Bei Vorläufigkeit, Vorbehalt der Nachprüfung oder Einspruch länger aufbewahren. |
| Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück | 2 Jahre | Zum Beispiel Handwerkerleistungen an Wohnung, Haus oder Grundstück. |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | Für Unternehmer und Buchführungspflichtige nach AO/HGB. |
| Buchungsbelege, Rechnungen und Kostenbelege | 8 Jahre | Seit Verkürzung der Frist für Buchungsbelege besonders beachten. |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Geschäftskorrespondenz, Angebote, Verträge und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. |
| Überschusseinkünfte über 500.000 € bis einschließlich VZ 2026 | 6 Jahre | Ab VZ 2027 steigt die Grenze auf 750.000 €. |
| Renten-, Versicherungs- und Identifikationsunterlagen | langfristig / dauerhaft empfohlen | Für Rentenklärung, Versicherungsansprüche und Identifikation aufbewahren. |
Aufbewahrung: Privatpersonen und Unternehmer unterscheiden
Privatpersonen müssen die meisten Belege nicht jahrelang archivieren. Dennoch sollten steuerlich relevante Unterlagen mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids griffbereit bleiben. Unternehmer, Freiberufler und bilanzierende Betriebe müssen dagegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch beachten.
Häufige Fehler bei Belegen und Steuerunterlagen
Zu wenige Angaben
- nur Gesamtsummen ohne Erläuterung,
- fehlende Aufteilung bei gemischten Kosten,
- keine Angaben zu Zahlungszeitpunkt und Empfänger,
- fehlende Objektzuordnung bei Vermietung.
Falsche Belegverwaltung
- Belege werden zu früh vernichtet,
- PDFs sind unlesbar oder unvollständig,
- Belege werden doppelt eingereicht,
- Hochladen in „Meine Belege“ wird mit Übermittlung verwechselt.
Fehlende Zahlungsnachweise
- Barzahlung bei Handwerkerleistungen,
- kein Kontoauszug zu Kinderbetreuungskosten,
- Spenden ohne Zuwendungsnachweis,
- Rechnung und Zahlung passen nicht zusammen.
Unternehmerische Mängel
- fehlende Eingangsrechnungen,
- keine ordnungsgemäße Rechnung für Vorsteuerabzug,
- fehlende Verfahrensdokumentation,
- private und betriebliche Zahlungen vermischt.
Downloads und Arbeitshilfen
Download: Einzureichende Belege zur Einkommensteuererklärung
Download: Ausfüllhinweise Steuererklärung
Weitere Hilfe: Checkliste Steuererklärung
Checkliste: Welche Belege sollten Sie bereithalten?
Allgemeine Unterlagen
- Steuer-Identifikationsnummer,
- Steuernummer,
- Vorjahresbescheid,
- Bankverbindung,
- Vorauszahlungsbescheide.
Arbeitnehmer
- Lohnsteuerbescheinigung,
- Arbeitsmittel,
- Fahrtkosten,
- Fortbildung,
- Reisekosten,
- doppelte Haushaltsführung.
Private Abzüge
- Versicherungen,
- Spenden,
- Kirchensteuer,
- Krankheitskosten,
- Handwerkerleistungen,
- Kinderbetreuungskosten.
Vermietung
- Mietverträge,
- Mieteinnahmen,
- Hausgeldabrechnung,
- Nebenkostenabrechnung,
- Darlehenszinsen,
- Reparaturen und AfA-Unterlagen.
Selbstständigkeit
- Ausgangsrechnungen,
- Eingangsrechnungen,
- Kontoauszüge,
- Anlageverzeichnis,
- Umsatzsteuerunterlagen,
- Verträge und Dauerbelege.
Sonderfälle
- Ausländische Steuerbescheide,
- Unterhaltserklärungen,
- Behindertenausweis,
- Pflegegradbescheid,
- Rentenunterlagen,
- Kapitalertragsteuerbescheinigungen.
Beratung zur Steuererklärung und Belegorganisation
Eine gute Belegorganisation beschleunigt die Erstellung der Steuererklärung und reduziert Rückfragen des Finanzamts. Besonders bei Vermietung, Selbstständigkeit, Auslandssachverhalten, hohen außergewöhnlichen Belastungen, doppelter Haushaltsführung oder Unternehmerfällen sollte die Beleglage vor Abgabe der Steuererklärung geprüft werden.
Wir unterstützen Sie bei der Zusammenstellung der Steuerunterlagen, der digitalen Belegorganisation, der Einkommensteuererklärung, der EÜR, der Umsatzsteuererklärung, der Bescheidprüfung und der Belegnachreichung an das Finanzamt.
FAQ zur Belegvorhaltepflicht und Steuerunterlagen
Muss ich Belege mit der Steuererklärung einreichen?
Grundsätzlich nein. Für die Einkommensteuererklärung gilt überwiegend die Belegvorhaltepflicht. Sie müssen die Belege aber aufbewahren und auf Anforderung des Finanzamts vorlegen.
Was bedeutet Belegvorhaltepflicht?
Belegvorhaltepflicht bedeutet, dass Sie Belege nicht automatisch mitsenden, sondern für Rückfragen bereithalten. Die Angaben in der Steuererklärung müssen trotzdem vollständig, wahrheitsgemäß und nachweisbar sein.
Wann sollte ich Belege freiwillig einreichen?
Eine freiwillige Einreichung kann sinnvoll sein bei neuen, einmaligen oder ungewöhnlichen Sachverhalten, hohen Beträgen, Auslandssachverhalten oder erheblichen Abweichungen gegenüber dem Vorjahr.
Wie kann ich Belege über ELSTER nachreichen?
Nutzen Sie in Mein ELSTER das Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“. Dort können PDF-Dateien und E-Rechnungen zu einer Steuererklärung an das Finanzamt übermittelt werden.
Werden Belege aus MeinELSTER+ automatisch an das Finanzamt geschickt?
Nein. Das Hochladen in „Meine Belege“ bedeutet nicht automatisch, dass die Belege an das Finanzamt übermittelt werden. Belege können aber mit der Steuererklärung verknüpft oder bei Anforderung nachgereicht werden.
Welche Belege brauchen Arbeitnehmer?
Arbeitnehmer sollten insbesondere Lohnsteuerbescheinigung, Nachweise zu Arbeitsmitteln, Fahrten, Homeoffice, Fortbildung, Reisekosten, doppelter Haushaltsführung, Versicherungen und haushaltsnahen Dienstleistungen bereithalten.
Welche Belege brauchen Vermieter?
Vermieter benötigen insbesondere Mietverträge, Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen, Darlehenszinsen, Reparaturrechnungen, Zahlungsnachweise und AfA-Unterlagen.
Welche Unterlagen müssen Freiberufler aufbewahren?
Freiberufler müssen insbesondere Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Anlagenverzeichnis, Umsatzsteuerunterlagen und Unterlagen zur EÜR aufbewahren.
Wie lange muss ich private Belege aufbewahren?
Private Belege sollten mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahrt werden. Bei Vorläufigkeit, Einspruch, Vorbehalt der Nachprüfung oder besonderen Sachverhalten sollten sie länger aufbewahrt werden.
Wie lange müssen Unternehmer Steuerunterlagen aufbewahren?
Für Unternehmer gelten je nach Unterlagenart regelmäßig 10 Jahre, 8 Jahre oder 6 Jahre. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre, Buchungsbelege regelmäßig 8 Jahre und sonstige steuerlich relevante Unterlagen regelmäßig 6 Jahre aufzubewahren.
Weitere Informationen und Steuerrechner
Weitere hilfreiche Informationen:
- Einkommensteuererklärung
- Checkliste Steuererklärung
- Steuerformulare
- Werbungskosten
- Sonderausgaben
- Außergewöhnliche Belastungen
- Haushaltsnahe Dienstleistungen
- Betriebsausgaben
- Einnahmenüberschussrechnung
- Aufbewahrungsfristen
- Steuerbescheid prüfen
- Online-Steuererklärung
- ELSTER: Belegnachreichung zur Steuererklärung
- MeinELSTER+
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
- § 150 AO – Steuererklärungen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen