PKW-Nutzung & Dienstwagenbesteuerung

Dienstwagen optimal versteuern – 1%-Regel oder Fahrtenbuch?

Private Nutzung des Firmenwagens

Die private Nutzung Ihres Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil und muss versteuert werden. Dabei entscheidet die Wahl der Methode – 1%-Regelung oder Fahrtenbuch – direkt über die Höhe Ihrer jährlichen Steuerbelastung.

Was Sie hier finden:

• Direkter Vergleich:
  Wann lohnt sich das Fahrtenbuch wirklich gegenüber der pauschalen 1%-Regel?
• E-Auto & Hybrid-Regeln:
  Wie Sie die steuerlichen Begünstigungen von 0,5 % und 0,25 % korrekt anwenden.
• Häufige Fehler beim Fahrtenbuch:
  Worauf Sie unbedingt achten müssen, damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anerkennt.

Jetzt informieren, passende Methode wählen und die Steuervorteile Ihres Dienstwagens optimal nutzen!

Private Nutzung des Firmenwagens – verständlich erklärt

Zitat: „Wenn das Straßenverkehrsgesetz so kompliziert wäre wie das Steuergesetz, würde niemand mehr Auto fahren.“ (Zitat: Thomas Pfeiffer, Präsident des Sächsischen Finanzgerichtes)

Die Regeln gelten für Pkw im Betriebsvermögen, die auch privat genutzt werden. Bei geleasten oder gemieteten Fahrzeugen werden die Vorschriften aus Vereinfachungsgründen ebenfalls angewendet, wenn das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird. Auch Vorführwagen oder Fahrzeuge im Vorratsvermögen können betroffen sein.

Wahl der Methode: 1%-Regel oder Fahrtenbuch

Wenn Sie ein Fahrzeug privat nutzen, haben Sie ein Wahlrecht: Sie können entweder die 1%-Regelung anwenden oder den privaten Anteil durch ein Fahrtenbuch nachweisen.

Sie können mit dem Firmenwagen-Rechner online berechnen, wie hoch die Steuer auf die PKW-Nutzung mit der 1%-Methode bzw. Fahrtenbuch ist. Außerdem können Sie berechnen, welche Methode günstiger ist.

Die Entscheidung treffen Sie mit Abgabe Ihrer Steuererklärung – und sie gilt immer für das gesamte Wirtschaftsjahr. Ein Methodenwechsel während des Jahres ist also nicht möglich, außer Sie wechseln das Fahrzeug.

Die 1%-Regelung – einfach, aber pauschal

Die Pauschalierung wurde 1996 eingeführt, um Diskussionen über Schätzungen und Fahrtenbücher zu vermeiden. Seitdem gilt: Der private Nutzungswert beträgt 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat.

Der Listenpreis umfasst:

• den inländischen Neupreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung,
• alle Sonderausstattungen,
• die Umsatzsteuer.

Gebrauchtwagen oder interne Rabatte spielen dabei keine Rolle – angesetzt wird immer der Bruttolistenpreis.

Möchten Sie geltend machen, das Fahrzeug werde gar nicht privat genutzt, tragen Sie als Steuerpflichtiger die Beweislast. Bei nur einem betrieblichen Pkw geht das Finanzamt grundsätzlich von einer Privatnutzung aus.

Sonderfälle und Besonderheiten

• Zugmaschinen und Lkw sind von der 1%-Regel ausgenommen.
• Drehkolbenmotor (Wankelmotor): Die Steuer bemisst sich hier nach dem zulässigen Gesamtgewicht, eine Steuerbefreiung kann dennoch möglich sein.
• Ausfuhrkennzeichen: Fahrzeuge mit Ausfuhrkennzeichen sind für bis zu drei Monate steuerfrei.

Nutzung mehrerer betrieblicher Fahrzeuge

Werden mehrere Fahrzeuge im Betrieb gehalten, muss grundsätzlich für jedes genutzte Fahrzeug ein privater Nutzungswert angesetzt werden – auch wenn Angehörige oder Lebenspartner die Fahrzeuge nutzen.

Kann glaubhaft gemacht werden, dass Fahrzeuge nicht privat genutzt werden, wird nur das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis angesetzt. Die sicherste Methode, Mehrfachbesteuerungen zu vermeiden, bleibt allerdings das Fahrtenbuch.

Fahrten Wohnung – Betriebsstätte

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Dafür gelten Pauschalen:

• 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer monatlich,
• 0,002 % pro Entfernungskilometer für Familienheimfahrten.

Übersteigen diese Beträge die abziehbare Entfernungspauschale, ist der Mehrbetrag als zusätzliche Gewinnerhöhung zu erfassen. Liegen sie darunter, kann die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Private PKW-Nutzung durch den Arbeitnehmer

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen PKW zur privaten Nutzung, entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Dieser wird grundsätzlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat ermittelt (vgl. BFH-Urteil vom 13.12.2012, VI R 51/11).

Alternativ kann der Vorteil mit der Fahrtenbuchmethode berechnet werden, sofern ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird.

Steuertipp: Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, können Sie dieses in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung berücksichtigen lassen – auch dann, wenn Ihr Arbeitgeber beim Lohnsteuerabzug die 1%-Regelung angewendet hat.

Selbst getragene Aufwendungen:
Trägt der Arbeitnehmer einzelne Fahrzeugkosten (z. B. Benzin, Werkstatt), gelten die Vorgaben des § 8 Abs. 2 EStG sowie die Hinweise in den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 und Nr. 4 LStR).

Wichtig: Ein geldwerter Vorteil entfällt nur dann, wenn die private Nutzung verboten und tatsächlich ausgeschlossen ist. Bei GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführern kann der Nutzungsvorteil außerdem zum Geschäftsführergehalt gehören.

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Private PKW-Nutzung durch den Unternehmer / GmbH-Gesellschafter

Glaubhaftmachung der Nutzung bestimmter betrieblicher Fahrzeuge

Wie wird die private Nutzung von Firmenfahrzeugen steuerlich erfasst, wenn mehrere Fahrzeuge zum Betriebsvermögen gehören?

Gehören einem Betrieb mehrere Fahrzeuge, muss grundsätzlich für jedes Fahrzeug, das vom Unternehmer oder von Personen aus seiner Privatsphäre privat genutzt wird, ein pauschaler 1%-Nutzungswert angesetzt werden.

Allerdings kann der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen, dass bestimmte Fahrzeuge ausschließlich betrieblich genutzt werden. Das ist vor allem dann möglich, wenn ein Fahrzeug für private Fahrten offensichtlich ungeeignet ist – zum Beispiel:

• Werkstattwagen (BFH vom 18.12.2008 – VI R 34/07)
• reine Betriebsfahrzeuge für Monteure oder technische Einsätze
• Vorführwagen eines Kfz-Händlers
• Mietfahrzeuge
• Fahrzeuge, die aufgrund der Arbeitsorganisation nicht privat genutzt werden können

In solchen Fällen muss für diese Fahrzeuge kein zusätzlicher pauschaler Nutzungswert angesetzt werden.

Gibt der Unternehmer in seiner Gewinnermittlung einen privaten Nutzungswert an und erklärt, dass er nur das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis privat nutzt, akzeptiert die Finanzverwaltung dies aus Vereinfachungsgründen. Das bedeutet: Weitere Fahrzeuge müssen nicht zusätzlich besteuert werden.

Das gilt auch für Privatnutzung durch Ehegatten oder Kinder: Für jede Person wird lediglich das Fahrzeug mit dem jeweils nächsthöchsten Listenpreis angesetzt.

Wird ein Fahrzeug von mehreren Personen genutzt (z. B. Unternehmer und Mitarbeiter), wird der 1%-Nutzungswert anteilig aufgeteilt. Zudem wird widerlegbar vermutet, dass für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb stets das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis genutzt wird.

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1
Ein Versicherungsmakler besitzt fünf betriebliche Fahrzeuge. Vier davon nutzen er selbst, seine Ehefrau und sein erwachsener Sohn auch privat. Ein weiteres Fahrzeug wird einem Angestellten vollständig überlassen (mit Lohnversteuerung). Alle Fahrzeuge werden zu mehr als 50 % betrieblich genutzt und es gibt keine privaten Autos.

Ergebnis: Für vier Fahrzeuge ist ein privater Nutzungswert (1 % des Listenpreises) anzusetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gilt zusätzlich der Wagen mit dem höchsten Listenpreis.

Beispiel 2
Ein Architekturbüro verfügt über sechs Firmenfahrzeuge. Zwei davon werden vom Unternehmer und seiner Ehefrau privat genutzt – und die entsprechenden Nutzungswerte erklärt. Die übrigen vier Fahrzeuge nutzen Mitarbeiter ausschließlich für Baustellenbetreuung und Projektfahrten.

Ergebnis: Da der Steuerpflichtige die Nutzung glaubhaft erklärt und die Funktion der übrigen Fahrzeuge betriebsbedingt ist, fallen für die vier Fahrzeuge keine weiteren Privatnutzungswerte an. Die bloße Möglichkeit einer Privatnutzung (z. B. am Wochenende) reicht nicht aus, um eine Besteuerung auszulösen.

Bisherige Rechtsprechung

Eine steuerliche Erfassung ist nur notwendig, wenn der Unternehmer den PKW tatsächlich privat nutzt. Der Beweis des ersten Anscheins spricht nach der BFH-Rechtsprechung grundsätzlich für eine Privatnutzung, sofern kein Gegenbeweis gelingt – etwa durch ein Fahrtenbuch oder klare betriebliche Regelungen.

Fehlt eine vertragliche Vereinbarung, handelt es sich steuerlich regelmäßig um eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Diese ist zwar mit dem gemeinen Wert zu bewerten, wird von der Finanzverwaltung aber häufig zur Vereinfachung weiterhin nach der 1%-Methode angesetzt.

Neue BFH-Entscheidung

Der BFH hat in einer aktuellen Entscheidung klargestellt, dass die Privatnutzung eines GmbH-Fahrzeugs durch den Gesellschafter-Geschäftsführer eine vGA darstellt.

Gleichzeitig weicht der BFH von der Finanzverwaltung ab: Der Vorteil ist nicht nach der 1%-Methode zu bewerten, sondern nach dem tatsächlichen Verkehrswert der Nutzung, zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags.

Konsequenz:

Die BFH-Methode kann für den Gesellschafter günstiger sein. Daher sollte im Einzelfall geprüft werden, welche Berechnungsmethode steuerlich vorteilhafter ist.

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Privater Nutzungswert eines Leasingfahrzeugs

Grundsätzlich gilt: Auch wenn ein Fahrzeug geleast wird, kann der private Nutzungsanteil nach der 1%-Regelung ermittelt werden. Ein wichtiges Detail: Das Gesetz verlangt nicht, dass das Fahrzeug zwingend zum Betriebsvermögen gehört. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG spricht ausdrücklich nur vom „PKW“ – ohne den Zusatz „betrieblich“.

Damit ist die 1%-Regelung auch dann möglich, wenn das Fahrzeug zwar dem Betrieb zugeordnet, aber rechtlich nicht im Eigentum des Unternehmers steht – wie etwa bei einem Leasingfahrzeug.

Download: Dienstwagenbesteuerung in Leasingfällen

Wann ist der private Nutzungswert bei Leasing relevant?

Im zugrunde liegenden Fall nutzte ein selbstständig tätiger Arzt einen geleasten PKW sowohl betrieblich als auch privat. Der betriebliche Nutzungsanteil lag bei 30 %. Er setzte die Leasingraten und laufenden Kosten als Betriebsausgaben an und ermittelte seinen privaten Anteil nach der 1%-Regelung.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung vertrat das Finanzamt jedoch die Auffassung, dass nur 30 % der Kosten als Betriebsausgaben abziehbar seien. Der private Nutzungsanteil sei nicht pauschal, sondern entsprechend der tatsächlichen Kostenverteilung zu berechnen.

Nach erfolglosem Einspruch ging der Fall vor das Finanzgericht.

Entscheidung des Finanzgerichts

Das Finanzgericht gab dem Steuerpflichtigen recht. Die Richter begründeten dies wie folgt:

• Die 1%-Regelung verlangt keine Eigentumszuordnung – also keine zwingende Zugehörigkeit zum Betriebsvermögen.
• Es genügt, dass das Fahrzeug dem Betrieb dient und die Kosten dort erfasst werden.
• Durch die laufende Verbuchung der Leasingraten als Betriebsausgaben war die betriebliche Zuordnung klar erkennbar.
• Somit kann auch bei einer betrieblichen Nutzung von unter 50 % der private Nutzungswert nach der 1%-Regel berechnet werden.

Konsequenz für die Praxis

Das Urteil zeigt klar: Auch Leasingfahrzeuge können nach der 1%-Regel besteuert werden – selbst wenn sie weniger als 50 % betrieblich genutzt werden.

Wichtig bleibt jedoch:

• Das Fahrzeug muss dem Betrieb zugeordnet sein.
• Die Kosten müssen in der Buchführung als Betriebsausgaben erfasst werden.
• Der private Nutzungsanteil muss als Einnahme (Nutzungsentnahme) verbucht werden.

Damit erweitert das Urteil die Anwendungsmöglichkeiten der 1%-Regelung und schafft Rechtssicherheit besonders für Selbstständige, die geleaste Fahrzeuge nutzen.

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