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Hier erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach eine Rechnung ordnungsgemäß erstellen. Außerdem finden Sie hier Muster, Vorlagen und Freeware-Programme mit denen Sie als Unternehmer bzw. auch als Kleinunternehmer ordnungsgemäße Rechnungen schreiben können.

Inhaltsverzeichnis Rechnung schreiben


 

Rechnung Definition

Rechnungen online schreiben

Natürlich wissen die meisten Personen im Großen und Ganzen was eine Rechnung ist, jedoch ist es was komplett anderes, wenn man zum ersten Mal selbst eine Rechnung schreiben muss. Man sollte das Ganze nicht zu sehr auf die leichte Schulter nehmen, da Formvorschriften beachtet werden müssen. Zunächst sollten Sie wissen, was eine Rechnung überhaupt ist, damit das Finanzamt die Rechnung schließlich auch anerkennt. Eine Rechnung ist eine Urkunde, mit der ein Unternehmer gegenüber dem Leistungsempfänger seine Leistung abrechnet. Eine Rechnung ist also eine Auflistung von Preisen und Leistungen an den Kunden und eine Geldforderung an den Kunden gestellt wird. Jeder wird schon einmal eine Rechnung in der Hand gehalten haben. Nach einem Online-Einkauf hat man beispielsweise oft die Möglichkeit "auf Rechnung" oder "per Nachnahme" zu bezahlen. Eine Rechnung listet detailliert die Waren und Dienstleistungen auf, die man in Anspruch genommen hat. Obendrein muss die in den Preisen enthaltene Umsatzsteuer in der Rechnung angewiesen sein. Nicht selten werden auf einer Rechnung auch detaillierte Zahlungsweisen und Kundennummern mitgeteilt. Rechnungsnummern und Kontaktpersonen sollten ebenfalls vermerkt sein. Normalerweise wird die Tilgung einer Rechnung mit einer Quittung bestätigt.

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Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung

Wenn ein Unternehmer eine Leistung an andere Unternehmen oder juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft ausführt, ist es immer verpflichtet eine Rechnung auszustellen. Seit dem 1. 1. 2004 ist nämlich derjenige Unternehmer, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, ausführt, dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Personen gilt die Verpflichtung im Grunde genommen nicht. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie beispielsweise bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Dann muss binnen 6 Monaten eine Rechnung ausgestellt werden. Sollte ein Verstoß begangen werden, droht eine Strafe von bis zu 5.000 Euro. Die Angaben, die auf der Rechnung zu finden sind, müssen richtig und vollständig sein, damit man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Sollten die Angaben auf der Rechnung erst im Nachhinein vervollständigt werden, ist der Abzug der Vorsteuer erst später möglich. Der Empfänger der Rechnung ist dazu verpflichtet, die Rechnung auf ihre Vollständigkeit hin zu prüfen.

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Pflichtangaben auf einer Rechnung

Die Mindestbestandteile einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Laut § 14 UStG muss sie mindestens folgende Bestandteile vorweisen: Neben dem vollständigen Namen und der Anschrift des Leistungsempfängers und des Unternehmens, sollte auch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgezeigt sein. Obendrein muss das Datum Platz finden, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus muss eine Rechnungsnummer erstellt werden. Das ist eine fortlaufende Nummer mit mehreren Zahlenreihen, die nur einmalig für eine bestimmte Rechnung vergeben werden darf. Sie dient der Identifizierung der Rechnung. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der Dienstleistung muss auch auflistet sein. Auf der Rechnung muss also deutlich werden, für was der Kunde zahlt. Auf die Unterschrift des Rechnungsausstellers kann verzichtet werden.

 

Die Papierform ist nicht erforderlich. Die Rechnung kann alternativ aber auch elektronisch verschickt bzw. digital signiert werden. Rechnungen sind auch in elektronischer Form per E-Mail zulässig. Hierfür ist jedoch das Einverständnis des Empfängers notwendig. Siehe PDF Rechnungen online erstellen.

 

Rechnungen: Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben

Nur für ordnungsgemäße Rechnungen bekommen Sie bzw. Ihr Kunde die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet. Bestimmte Angaben müssen dafür auf der Rechnung ersichtlich sein. Zudem gibt es Spezialfälle, in denen zusätzliche Angaben erforderlich sind - vor allem Gutschriften sowie Rechnungen, bei denen der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet. Sehen Sie in diesem Video, wie ordnungsgemäßge Rechnungen aussehen.

 

 

 

Rechnung – Das muss drinstehen

Inhalt

I. Pflichtangaben in der Rechnung

1. Name des leistenden Unternehmers

2. Anschrift des leistenden Unternehmers

3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

5. Rechnungsdatum

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

7. Bezeichnung der erbrachten Leistung

8. Zeitpunkt der Leistung

9. Entgelt

10. Steuersatz und Steuerbetrag

11. Bezeichnung als Gutschrift bei Abrechnung durch Leistungsempfänger

II. Besonderheiten

1. Anzahlungen

2. Kunde als Steuerschuldner

3. Kleinbetragsrechnungen

4. Hinweis aus Aufbewahrungsfrist

Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, ist nicht nur für Ihre Unterlagen wichtig, sondern sie ermöglicht Ihrem Kunden den Abzug der Umsatzsteuer, die Sie ihm in Rechnung gestellt haben (sog. Vorsteuer für den Kunden). Voraussetzung hierfür ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält. Zur Erstellung einer solchen Rechnung sind Sie aufgrund des mit Ihrem Kunden geschlossenen Vertrags verpflichtet.

 

I. Pflichtangaben in der Rechnung

1. Angabe Ihres Namens

Sie müssen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller Ihren vollständigen Namen angeben. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sondern führen Sie eine Personengesellschaft oder GmbH muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden.

 

2. Angabe Ihrer Anschrift

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden.

 

3. Name und Anschrift Ihres Kunden

Die Rechnung muss an Ihren Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH), muss die Rechnung an die Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gerichtet sein.

 

Statt der Anschrift genügt übrigens auch ein Postfach oder eine Großkundenadresse.

 

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummerm

In der Rechnung müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

 

5. Rechnungsdatum

Ihre Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen.

 

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

Weiterhin müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Es empfehlen sich fortlaufende Nummern.

 

7. Bezeichnung der erbrachten Leistung

Sie müssen die von Ihnen erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen: Bei einer Warenlieferung müssen Sie die Menge und Art, d. h. die handelsübliche Bezeichnung, der gelieferten Waren angeben.

 

Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie „Beratung“ oder „Handwerkerarbeiten“ reichen nicht aus.

 

Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z. B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung beschrieben wird.

 

8. Zeitpunkt der Leistung

Weiterhin müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie z. B. Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung.

 

Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, genügt der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Die Angabe des Leistungszeitpunkts kann nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

 

9. Entgelt

Das Entgelt ist der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer. Haben Sie Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht, müssen Sie das Entgelt nach den Steuersätzen aufteilen.

 

Sofern Sie ein Skonto gewähren, genügt die Angabe des Skontosatzes wie z. B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; den genauen Skontobetrag müssen Sie nicht ausweisen. Besteht eine Bonus- oder Rabattvereinbarung, genügt in der Rechnung der Hinweis auf diese Vereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.

 

10. Steuersatz und Steuerbetrags

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils genannt werden.

 

Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, müssen Sie in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z. B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

 

11. Bezeichnung als „Gutschrift“ bei Abrechnung durch Leistungsempfänger

Rechnen Sie als Leistungsempfänger mittels Gutschrift gegenüber dem leistenden Unternehmer ab, müssen Sie diese Abrechnung seit dem 30. 6. 2013 ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnen. Unzulässig wäre also eine Bezeichnung als „Rechnung“ oder „Abrechnung“; denn dies gefährdet Ihren Vorsteuerabzug aus der (eigenen) Gutschrift.

 

Statt des Begriffs Gutschrift können Sie auch einen vergleichbaren Begriff aus einem anderen EU-Staat verwenden, z. B. „Self-billing“ (englisch) oder „autofacturation“ (französisch). Dies bietet sich an, wenn Ihr Vertragspartner als leistender Unternehmer aus einem anderen EU-Staat stammt und kein Deutsch versteht. Die Finanzverwaltung hat die entsprechenden Übersetzungen des Begriffs „Gutschrift“ veröffentlicht.

 

Der Begriff „Gutschrift“ muss auch dann verwendet werden, wenn Sie und Ihr Vertragspartner bei einem Tausch in einem einheitlichen Dokument sowohl über die Leistungen Ihres Geschäftspartners als auch über Ihre eigenen Leistungen abrechnen. Beachten Sie, dass in diesem Fall deutlich werden muss, wer welche Leistungen erbracht hat und dass eine Saldierung und Verrechnung der gegenseitig erbrachten Leistungen nicht zulässig ist.

 

Unschädlich ist es übrigens, wenn Sie Ihre kaufmännische Gutschrift, mit der Sie Ihre bisherige Rechnung korrigieren (z. B. aufgrund einer Beanstandung durch Ihren Kunden), als „Gutschrift“ und nicht als „Storno“ bezeichnen. Sie müssen dann nicht befürchten, die in dieser Gutschrift ausgewiesene Umsatzsteuer erneut abführen zu müssen.

 

II. Besonderheiten

1. Anzahlungen

Haben Sie mit Ihrem Kunden eine Anzahlung vereinbart und stellen Sie hierüber eine Rechnung aus, gelten die gleichen Grundsätze wie im Abschn. I. Nur den Zeitpunkt der Leistung brauchen Sie noch nicht anzugeben, weil er noch nicht feststeht.

 

Jedoch müssen Sie in der Rechnung angeben, dass Sie die Leistung noch nicht erbracht haben, z. B. durch die Angabe „Anzahlung“. Zudem müssen Sie den Monat der Vereinnahmung des Entgelts angeben, falls dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

 

Bei der Erstellung der Schlussrechnung müssen Sie darauf achten, dass Sie sowohl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehen, und zwar sowohl die bereits vereinnahmten Nettobeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeiden Sie einen doppelten – und damit unberechtigten – Ausweis der Umsatzsteuer (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung), die Sie ansonsten an das Finanzamt abführen müssten, obwohl Sie sie nur einmal vom Kunden erhalten haben.

 

2. Kunde als Steuerschuldner

In bestimmten Fällen schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, z. B. wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Unternehmer oder Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen an ein anderes Reinigungsunternehmen erbringen. Man spricht hier vom sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Trotz der Schuldnerschaft Ihres Kunden bleiben Sie zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, die die im Abschn. I. genannten Pflichtangaben enthalten muss. Zusätzlich müssen Sie mit dem Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Rechnungs- und Leistungsempfänger, also Ihr Kunde, die Umsatzsteuer schuldet. Alternativ können Sie dies auch in der Sprache eines anderen EU-Staates formulieren; die Finanzverwaltung hat entsprechende Übersetzungen veröffentlicht, z. B. „Reverse Charge“ (englisch) oder „Autoliquidation“ (französisch).

 

3. Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung nicht über 150 €, genügen Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Anschrift (s. I. 1.), zum Rechnungsdatum (s. Kap. I. 4.), zur erbrachten Leistung (s. I. 6.) und zum Steuersatz bzw. zu einer etwaigen Steuerbefreiung (s. I. 10.). Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift Ihres Kunden muss in der Rechnung nicht genannt werden.

 

4. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Haben Sie eine Bauleistung an einen Nicht-Unternehmer oder an einen Unternehmer für dessen Privatbereich erbracht, müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass Ihr Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss.

Rechtsstand: 20. 11. 2013

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Lebensmittelgroßhandel Hans Müller Obststraße 4

k12345 Feldstadt

Tel. 02324-141 007

Fax 02324-141 008

E-Mail: hans-mueller-lebensmittel@web.de

Internet: www.lebensmittel-mueller.de

Lebensmittel Hans Müller, Obststraße 4, 12345 Feldstadt

Frische-Supermarkt Klara Schmidt

Spargelweg 17

56789 Maisbachl

Rechnung

Rechnungsnummer Kundennummer Datum

7268/13 o 1234567 02. Juli 2013n

Lieferdatum

Ware

Menge

Entgelt

Umsatzsteuer 7 %s

Umsatzsteuer 19 %s

Summe

24. 6. 2013q

Äpfel „Gala“p

300 kgp

360,- €r

25,20 €10s

-,-

385,20 €

26. 6. 2013q

Apfelsaft „Obsti“p

50 lp

50,- €r

-,-

9,50 €s

59,50 €

Gesamtbetrag

410,- €

25,20 €

9,50 €

444,70 €

Der Gesamtbetrag ist innerhalb von 14 Tagen unter Abzug von 2 % Skontor zahlbar.

Es gelten unsere AGB.

Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen.

Ihr Lebensmittelgroßhandel Hans Müller

Lebensmittelgroßhandel Hans Müller St.-Nr. 12/345/6789m Bankverbindung:

Obststraße 4 Finanzamt Feldstadt Agrarbank Feldstadt

12345 Feldstadt BLZ: 444 555 6600

Kto: 0135 7911 13

 

Die Eingangsrechnung muss den vollständigen Namen des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers enthalten. Das Finanzamt wird eine Steuer- oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilen, die ebenfalls Platz auf der Rechnung finden muss. Im weiteren Verlauf sind noch folgende Dinge auf der Rechnung zu vermerken:

  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder aber den Umfang und die Art der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung, wobei hier eine Monatsangabe genügt
  • Entgelt, nach Steuerbefreiung und Steuersätzen aufgeteilt sowie darauf entfallender Betrag an Steuern
  • Die Minderung des Entgelts, was zuvor vereinbart wurde, muss auf der Rechnung vermerkt werden. Das können Boni, Skonti, Rabatte oder sonstiges sein
  • Der Steuersatz muss ebenfalls auf der Rechnung vermerkt sein
  • Im Falle einer Steuerbefreiung muss diesbezüglich ein Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein
  • Die reine Nennung des Namens des Leistungsempfängers mit ausschließlichem Zusatz c/o an einen Dritten ist nicht ausreichend
  • Wenn das Unternehmen keine Umsatzsteuer Identifikationsnummer hat, ist zwingend die erteile Steuernummer auf der Rechnung anzugeben.
  • Sollte eine gesonderte Nummer vom Finanzamt erteilt worden sein, muss diese Platz auf der Rechnung finden

 

Die Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die Rechnung wirklich einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnung ist es zugelassen, eine oder mehrere Zahlen und Buchstaben zu verwenden. Obendrein ist die Kombination von Ziffern und Buchstaben zulässig. Der Aussteller der Rechnung kann selbst entscheiden, wie viele Nummerkreise für organisatorisch, zeitlich und geografisch abgegrenzte Bereiche geschaffen werden, in denen eine Nummer jeweilig einmalig vergeben wird. Bei Kaufverträgen über Dauerleistungen ist es nicht schädlich, wenn vor Januar 2004 abgeschlossene Verträge keine Nummer haben, die fortlaufend ist. Es ist auch nicht erforderlich eine solche Rechnung um eine fortlaufende Nummer zu ergänzen.

 

Das Leistungs- und Lieferdatum muss ebenfalls einen Platz auf der Rechnung finden. Auch wenn das Datum der Rechnung und das der Lieferung identisch ist, muss es doppelt aufgeführt werden. Wenn das Ausstellungsdatum des Lieferscheins den Zeitpunkt der Leistung richtig wiedergibt, wird jedoch auch folgender Satz auf der Rechnung akzeptiert: "Das Datum des Lieferscheins entspricht dem Leistungszeitpunkt". Der Empfänger kann aber auch durch seine Empfangsbestätigung die Rechnung ergänzen, womit diese ebenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

 

In der Rechnung muss die Vereinnahmung des Entgeltes oder eines bestimmten Teiles zeitlich festgemacht werden, wenn dieses Entgelt vor der Erstellung der Rechnung vereinnahmt wurde. Wenn die Rechnung nach der Vereinnahmung des Entgelts, aber vor der Lieferung erteilt wurde, muss das auf der Rechnung kenntlich gemacht werden. Man muss herauslesen können, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen kann als Monat angegeben werden (Es muss kein haargenauer Zeitpunkt auf der Rechnung vermerkt sein). Wenn zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe eines bestimmten Rabattes, Skonti oder sonstigen Minderungen noch nicht eindeutig feststeht, muss auf die entsprechende Vereinbarung trotzdem zumindest auf der Rechnung hingewiesen werden. Sollte es eine Steuerbefreiung geben, muss dies zwar erwähnt, jedoch nicht die jeweilige Vorschrift genannt werden. Ebenfalls sollte der Grund der Steuerbefreiung erwähnt werden. Es reicht normalerweise aus, wenn eine in umgangssprachlicher Form angegebene Begründung gemacht wird.

 

Auf einer Rechnung müssen unter Umständen zusätzliche Pflichtangaben gemacht werden. Diese Änderungen treten ab dem 30. Juni 2013 in Kraft: In Fällen, in denen die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen Dritten ausgestellt wird, muss die Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten. Im Umkehrschuss heißt das, dass sogenannte kaufmännische Gutschriften künftig nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden dürfen. Für eine Firma aus dem Ausland gilt außerdem, dass wenn eine Leistung im Inland ausgeführt wird, der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, in dessen Land sich das leistende Unternehmen befindet. Wenn ein deutsches Unternehmen eine B2B Leistung erbringt, die in einem anderen Mitgliedsstaat steuerbar ist, so ist dies auf der Rechnung zu vermerken. Dies betrifft auch Leistungen, die unter die besonderen Reverse Charge Regelungen fallen.

 

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Für Kleinbetragsrechnungen gelten andere Pflichtangaben auf der Rechnung:

Die Kleinbetragsgrenze wurde seit 2007 auf 150 Euro angehoben. Für Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 150 Euro nicht übersteigen, wurde eine erleichterte Vorschrift erlassen.

Checkliste Rechnungsangaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Datum der Ausstellung der Rechnung
  • Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
  • Steuerbetrag und Entgelt in einer Summe, was den Gesamtbetrag ergibt
  • Anzuwendender Steuersatz auf der Rechnung
  • Im Falle einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis auf der Rechnung
  • Es ist keine fortlaufende Rechnungsnummer notwendig
  • Im Rahmen der Versandhandelsregelung gilt die Kleinstbetragsregelung nicht

 

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Gutschrift versus Rechnung

Eine Gutschrift ist ebenfalls eine Rechnung. Für die ordnungsgemäße Ausstellung muss folgendes beachtet werden: Die Gutschrift für umsatzsteuerliche Zwecke ist von der kaufmännischen Gutschrift zu differenzieren. In der Buchhaltung wird unter der Gutschrift ein Dokument verstanden, mit dem der Leistende eine Rechnung, die bereits erstellt ist, wieder stornieren oder einen Teil des Geldes gutschreiben kann. Es besteht allerdings die Gefahr, dass ein solcher Beleg mit einer Rechnung verwechselt wird und die Finanzverwaltung diesen dann auch so behandelt. Daher bietet sich die Bezeichnung Stornobeleg oder Entgeltminderung an. Die Abrechnung mit Gutschrift muss aber schon vor der Abrechnung vereinbart werden. Diese Vereinbarung muss jedoch nicht förmlich geschehen, was so viel heißt, als dass sie auch mündlich getroffen werden kann. Die Gutschrift ist nur dann wirksam, wenn die leistende Firma sie übermittelt bekommen hat und nicht widerspricht. Seit Juni 2013 muss explizit die Angabe "Gutschrift" gemacht werden. Die Steuernummer muss auf einer Gutschrift ebenfalls angegeben werden. Das gilt auch für ausländische Unternehmen. Mit der Ausstellung einer Gutschrift kann auch ein Dritter beauftragt werden, der in seinem Namen für seine Rechnung abrechnet. Der leistende Unternehmer kann jedoch nicht ein solcher Dritter sein. Die Gutschrift ist wie die Rechnung ebenfalls auf elektronischem Wege erlaubt.

 

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Das Berichtigen einer Rechnung

Eine Rechnung kann immer korrigiert werden, wenn im Nachhinein festgestellt wird, dass sich fehlerhafte Angaben darin befinden. Es müssen lediglich die fehlenden Angaben ergänzt oder die Fehler berichtigt werden. Die Korrektur der Rechnung kann durch ein Dokument erfolgen, welches eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung bezogen ist. Hierzu wird bestenfalls die Rechnungsnummer benutzt, die eine eindeutige Identifikation der Rechnung erlaubt.

 

Ein Unternehmer muss ein Duplikat der Rechnung, die er selbst in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, aufbewahren. Aber auch alle Rechnungen, die er ausgestellt hat, sind aufzubewahren. Die Frist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entworfen wurde. Man kann die Rechnungen auch auf digitalen Speichermedien festhalten, wenn diese den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung entsprechen. Sollte jemand gegen das Gesetz verstoßen, kann ihm eine Strafe von bis zu 500 Euro drohen.

 

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Ausstellung der Rechnung - Fristen

Für Leistungen und Lieferungen, die innerhalb Deutschland stattfinden, muss die Rechnung binnen 6 Monaten ausgestellt werden. Seit Juni 2013 gilt außerdem, dass die Leistungen an einer im EU Ausland ansässigen Firma, ebenfalls einer Rechnung bedürfen, die bis zum 15. Tag des auf den Monat folgenden Tages auszustellen ist.

 

Rechnungen für Umsätze ab dem 1. Juli 2011 - das Gesetz für die Rechnung wird gelockert:

Für alle Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt wurden, wurden die strengen Anforderungen durch das Steuervereinfachungsgesetz (November 2011) rückwirkend gelockert. Seither können Rechnungen ohne große Hürden elektronisch verschickt werden. Eine Mail als PDF oder Textdatei ist somit einfach zu realisieren (siehe elektronische Rechnung). Der Empfänger kann dann alles downloaden, jedoch muss dieser auch zustimmen und einverstanden sein. Technische Übermittlungsverfahren sind jedoch keinesfalls mehr erforderlich. Es muss aber beachtet werden, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit der Rechnung des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung gegeben sein muss. Es wird hierunter die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers gemeint, der gewährleisten muss, dass sich die Rechnung während der Übersendung nicht verändert. Ganz wichtig ist, dass an die Erfüllung dieser Kriterien der Rechnung keine überzogenen Anforderungen gestellt werden. Digitale Signaturen können auf diese Weise weiterhin auf der Rechnung einen Platz finden. Das Gute ist jedoch, dass eine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig ist. Gewöhnliche Kontrollverfahren, die einen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung schaffen, erfüllen die genannten Kriterien. Es reicht ein selbst festlegbares Verfahren, welches der Firmeninhaber zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Es muss sich hierbei um kein Verfahren handeln, welches EDV gestützt ist. Der Abgleich der Rechnung kann auch gegebenenfalls mit dem Lieferschein erfolgen. Neue Aufbewahrungspflichten werden in diesem Zusammenhang nicht statuiert. Es muss allerdings beachtet werden, dass die elektronische Rechnung besonders aufbewahrt werden muss. Die elektronische Rechnung ist nämlich grundsätzlich auch elektronisch aufzubewahren. Man darf die Rechnung also nicht einfach so ausdrucken und abheften. Die Finanzverwaltung hat außerdem eine Änderung bekannt gegeben, welche die Rechnung per Telefax betrifft. Wenn die Rechnung von einem Serverfax abgeschickt wird, jedoch auf einem Standardfax eingeht, gilt die Rechnung als Standard Rechnung. Wenn bei der Empfängerseite aber ein Serverfax beteiligt ist, wird die Finanzabteilung die Rechnung als elektronische Rechnung einordnen.

 

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Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Für eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von 150 Euro gilt wie bereits erwähnt die so genannte Kleinbetragsrechnung. Hierfür gelten andere Vorschriften. Bei dieser Art Rechnung muss der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers erwähnt werden. Der Name des Käufers ist jedoch belanglos. Das Ausstelldatum, die Menge und die Art des Gegenstandes und der Umfang muss jedoch auf der Rechnung Platz finden. Die Rechnung muss außerdem das Entgelt und den Steuerbetrag für die Leistung bzw. Lieferung in einer Summe enthalten. Sollte es zu einer Steuerbefreiung kommen, muss dies auf der Rechnung explizit erwähnt werden. Es muss auch gesagt werden, warum man steuerbefreit ist. Wenn all das auf der Rechnung zu finden ist, hat man die Grundvoraussetzungen schon einmal erfüllt. Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt aber nicht beim Versandhandel. Die Rechnung gilt außerdem auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nicht.

 

Für Fahrausweise gelten im Hinblick auf die Rechnung ebenfalls Erleichterungen. Auf der Rechnung müssen folgende Angaben stehen: Der Name und die Anschrift des Unternehmens, welches befördert. Obendrein muss das Ausstellungsdatum der Rechnung zu erlesen sein. Der Steuerbetrag und das Entgelt müssen in einer Summe auf der Rechnung stehen. Der Steuersatz, der aufzuwenden ist, sofern kein ermäßigter Steuersatz gilt. Gegebenenfalls sollte ein Hinweis auf eine grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr erfolgen. Für beide Formen der Rechnung sollte jedoch am Ende erneut die Checkliste abgearbeitet werden, damit man sicher geht, dass nichts vergessen wurde und die Rechnung ordnungsgemäß verfasst wurde.

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Rechnung + Kleinunternehmer

Wenn die umsatzsteuerliche Kleinunternehmensregelung Anwendung findet, muss keine Umsatzsteuer angewiesen werden. Hieraus kann aber nicht gefolgert werden, dass die Rechnungsvorschriften keine Rolle spielen. Auch Kleinunternehmer müssen eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben. Kleinunternehmer sind Unternehmer, was so viel heißt, als dass sie die beschriebenen Rechnungspflichten ebenso beachten müssen wie steuerpflichtige Unternehmer. Das Besondere an der Rechnung ist aber, dass die Angaben zum Steuerausweis vollkommen entfallen. Kleinunternehmer müssen bei der Rechnung demnach im Prinzip folgende Angaben beachten und aufnehmen: Neben dem Namen und der Anschrift des leistenden Unternehmens sollte auch der Leistungsempfänger benannt werden. Auf der Rechnung muss auch dessen Adresse zu vernehmen sein. Die Steuernummer ist ebenso wichtig. Das Ausstellungsdatum der Rechnung und die fortlaufende Rechnungsnummer muss auch einen Platz auf der Rechnung finden. Die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände und obendrein auch die Menge der Waren muss angegeben werden. Der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung sollte ebenfalls ersichtlich sein. Gerade bei Leistungen kann es sich um eine längere Frist handeln, die auf der Rechnung vermerkt werden sollte. Minderungen des Entgeltes, die im Voraus besprochen wurden, müssen auf der Rechnung ersichtlich werden. Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten wie in der oben aufgeführten Beschreibung. Es besteht keine Hinweispflicht für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Es sollte aber darauf hingewiesen werden, weil andernfalls mit einer Verzögerung der Zahlung zu rechnen ist. Der Empfänger der Rechnung wird womöglich den mangelnden Steuerausweis bei einer Kontrolle der Rechnung beanstanden.

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Rechnung erstellen

Rechnungen dürfen nur Unternehmer ausstellen. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Selbständig ist, wer auf eigene Rechnung mit der Absicht, Einnhamnen zu erzielen sich nachhaltig am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr beteiligt. Damit man mit dem Fiskus keine Probleme bekommt, sollten Sie bei dem Erstellen von einer Rechnung besonders gut auf jegliche Angaben achten, die notwendigerweise gemacht werden müssen. Dann wird man zumindest keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Wer also die Rechnung schreibt, alles mehrmals kontrolliert und sich an die Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung von Rechnungen hält, wird sich keine Vorwürfe machen können.

  • Im ersten Schritt ist es wichtig, dass man seinen eigenen Namen und die Anschrift auf die Rechnung schreibt. Das alles gehört ganz oben hin. Zum Namen gehört übrigens nicht nur unbedingt der persönliche Name, sondern kann damit auch der Name der Firma gemeint sein. Es kommt immer darauf an, ob die Rechnung von einer juristischen (GmbH) oder natürlichen Person ausgestellt wurde. Nicht selten sieht man auch beide Namen, als den Namen des Inhabers und der Name der Firma.
  • Im zweiten Schritt geht es um den Namen und die Adresse des Empfängers der Rechnung. Es ist wichtig, dass hier alles richtig ist. Die Daten sollten also im Vorhinein überprüft werden. Der Adressat kann jedoch ebenfalls eine natürlich oder juristische Person sein, sodass man entweder den Namen der Firma oder den Namen der Person angeben muss.
  • Im nächsten Schritt muss man die Leistung oder das Produkt angeben. Diesbezüglich sollte die Menge, die Art und der Termin vermerkt werden. Es kommt also darauf an, was überhaupt verkauft wurde. Handelt es sich um eine Leistung oder um ein Konsumgut? Die Art des Produktes oder der Leistung muss unbedingt auf der Rechnung erscheinen. Produkte können beispielsweise einfache Kleider oder technische Geräte sein. Unter Leistungen werden Dinge wie das Erstellen eines Textes, das Designen einer Lampe oder eine persönliche Beratung zusammengefasst. Es muss unbedingt angegeben werden, wofür Geld ausgegeben wurde. Obendrein muss die Menge und der Termin spezifiziert werden. Das Finanzamt möchte auch wissen, wann die Ware geliefert oder wann die Dienstleistung erbracht wurde. Sollte es sich um eine Beratung handelt, sollte man den genauen Zeitrahmen angeben, in dem beraten wurde. Sollte es sich um Produkte handeln, sollte man die genaue Mengenanzahl angeben.
  • Im vierten Schritt geht es um die Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Jedweder Punkt, der aufgeführt wurde, ob es sich um eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt, kann mit einem Steuer-, Brutto und Nettobetrag angegeben werden. Am Ende muss der Gesamtbetrag mit Netto, Brutto und Mehrwertsteuern ausgewiesen sein. Diese Regelung gilt aber nicht für diejenigen, die ein Kleinunternehmen führen, da diese schließlich keine Steuer zurück bekommen und auch keine bezahlen müssen. Das alles muss dann aber auf der Rechnung mit angegeben werden. Dies könnte wie folgt aussehen: Diese Leistungen sind umsatzsteuerfrei, gemäß §19 UStG. Die erhobenen Steuern können sich je nach Produkt und Leistung unterscheiden. Man muss jedoch selbst herausfinden, welche Steuersätze letzten Endes gelten. Man kann die aufgeführten Punkte auch als Bruttobeträge angeben, jedoch muss man dann am Ende ausrechnen, wie viele Mehrwertsteuer jeweils enthalten sind.
  • Im nächsten Punkt geht es um das Datum der Rechnungsausstellung sowie des Rechnungszeitraumes. Manche Leistungen können schließlich schon einmal einen ganzen Monat lange gelten, wie beispielsweise Telefon- oder Handyrechnungen. Dann muss dieses Datum auf der Rechnung erscheinen. Aber auch auch das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, darf nicht fehlen. Bei einmaligem Termin reicht auch nur das Rechnungsdatum. Das Lieferdatum sollte dann aber als einzelner Punkt aufgeführt werden, sodass man auch weiß, was mit den beiden Daten gemeint ist.
  • Der sechste Schritt dreht sich um die Rechnungsnummer, die jede Rechnung vorweisen muss. Je nach Länge des Vertrages oder der Leistung sollte eine Rechnungsnummer vergeben werden, die sich nach und nach steigert. Dann kann das Finanzamt die Rechnungen auch besser miteinander abgleichen.
  • Im siebten Schritt geht es um die Steuernummer oder auch die Umsatzsteuer Identifikationsnummer. Diese Angabe ist überaus wichtig und darf unter keinen Umständen fehlen. Wenn man einen anderen Punkt vergessen sollte oder sich mal die Anschrift ändert, kann man anhand dieser Nummer alles herausfinden und rekonstruieren. Wenn keine UmsatzsteuerIdentNr. vorleigt, müssen Sie Ihre Steuernummer mit auf die Rechnung zu setzen.

 

Wenn das alles beachtet wird, sollte man eigentlich auf der sicheren Seite sein. Übrigens sollte auch darauf geachtet werden, dass die richtige Rechnung enthalten ist. Sollten Steuern geltend gemacht werden, jedoch eine falsche Rechnung enthalten sein, kann dies schnell zu immensen Probleme führen. In diesem Fall ist es immer besser, wenn man sich vorab darum kümmert. Wer es ganz genau wissen möchte, kann auch auf den Seiten des Bundesministeriums der Justiz das Steuergesetz einsehen. Unter dem § 14 UStG wird man alles noch einmal ganz genau einsehen können. Sollte es sich um einen Betrag handeln, der unter der 150 Euro Grenze liegt, kann man auch auf die Rechnungsnummer und die Anschrift des Kunden verzichten. Das wird dann nämlich als Kleinbetragsrechnung angesehen. Alle restlichen Angaben müssen aber genauso gemacht werden.

 

Wenn eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist diese nicht ordnungsgemäß. Dann kann keine Vorsteuer abgezogen werden. Daher ist der Rechnungsempfänger in einem solchen Fall berechtigt, den Rechnungsbetrag einzubehalten.

 

Außerdem sollten Ihre Rechnungen Einleitungs- und Schlusstexte beinhalten. Sprechen Sie Ihren Kunden persönlich an und geben Sie klare Zahlungsnaweisungen:

 


Beispiel Anrede:
Sehr geehrter Herr Meyer, vielen Dank für Ihre Bestellung und das uns entgegengebrachte Vertrauen. Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt: ...

Beispiel Schlusstext:
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag - ohne Abzug (oder mit Skonto) - innerhalb von 14 Tagen unter Angabe der Rechnungsnummer auf folgendes Konto: IBAN // BIC

Bitte vermeiden Sie Formulierungen wie " … bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf unser Konto…" In der Fußzeile sind dann in kaum lesbarer Schriftgröße gleich mehrere Bankverbindungen aufgeführt.

 

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Rechnung Beispiel

Nun wurde bereits so viel über eine Rechnung erzählt, sodass auch einfach mal ein Beispiel folgen sollte. Wie kann eine Rechnung aussehen? Im Internet wird man viele Muster finden, doch kann man diesen auch trauen? Um auf Nummer Sicher zu gehen, sollte man sich an die folgenden Formvorschriften halten. Dann wird die Rechnung auch vom Finanzamt ohne Probleme anerkannt.

 

Als Überschrift kann zunächst der Name des Unternehmens oder einfach "Rechnung" genommen werden. Auf der linken Seite der Rechnung kann dann die Anschrift und der Name des Kunden stehen. Wenn die Rechnung mit der Post verschickt wird, wird sich dies auch auszahlen, da man dann die Adresse schon an der richtigen Stelle hat. Auf der rechten oberen Seite der Rechnung sollte dann die eigene Adresse, der eigene Name oder der Name des Unternehmens Platz finden. Auch die Telefonnummer kann angegeben werden, sodass der Kunde sich direkt melden kann, wenn Rückfragen anstehen. Probleme, die womöglich auf der Rechnung auftreten, können somit schnell behoben werden. Neben der Telefonnummer ist es in Zeiten wie diesen auch üblich, eine E-Mail Adresse auf der Rechnung anzugeben. Nachdem diese ganzen Informationen abgetippt wurden, kommen die besonders wichtigen Angaben. Ein paar Zeilen unter der eigenen Adresse könnte die Rechnungsnummer Platz finden. Diese muss einmalig sein. Diese Nummer ist für die Rechnung sehr wichtig, da sie damit identifiziert werden kann. Nach der Rechnungsnummer sollte das Ausstellungsdatum der Rechnung vermerkt sein. In der Mitte der Rechnung sind zumeist die Angaben zu den Leistungen oder Produkten zu finden. Der Übersichtlichkeit halber sollte man einen Strich zur Abtrennung einfügen, sodass ganz klar gemacht wird, dass nun die Produkte oder Dienstleistungen aufgelistet werden. Die Rechnung sollte schließlich gut gegliedert sein und ordentlich aussehen. Man kann die Produkte in einer Art Liste bzw. Tabelle aufführen. Ganz links auf der Rechnung sollte dann zum Beispiel "Menge" stehen. Darunter dann die jeweilige Anzahl. Als 2. Punkt kann die Artikel-Nummer auf der Rechnung vermerkt werden. Obendrein sollte auch noch eine Bezeichnung zu sehen sein, die Aufschluss über die Art des Produktes oder der Dienstleistung gibt. Nur durch die Artikelnummer werden Leser der Rechnung nämlich nicht schlau. Danach können dann schon die Preise der jeweiligen Produkte angewiesen werden. Zuerst der Einzel- und dann der Gesamtpreis. Wenn die Tabelle oder die Liste dann zum Ende kommt, sollte erneut ein Strich auf der Rechnung erscheinen, der die Tabelle quasi abschließt. Darunter kann man dann den Gesamtbetrag vermerken, der sich durch die kumulierten Einzelbeträge ergibt. Unter dem Rechnungsbetrag muss außerdem noch eine wichtige Angabe auf der Rechnung gemacht werden. Sofern dies nicht bereits innerhalb der Tabelle erledigt wurde, sollte unter der Auflistung ein kleiner Kasten eingefügt werden, der die Mehrwertsteuer enthält. Hierin sollte auch der Nettobetrag vermerkt sein. Ebenfalls sollten die Zahlungsarten auf der Rechnung Platz finden. Bestenfalls lässt man unter der Liste oder Tabelle einige Zeilen frei und schreibt dann beispielsweise "Zahlungsart: Vorkasse" hin. Wenn es sich um Vorkasse handelt, wurde der Betrag bereits erhalten, sodass auf der Rechnung noch ein Vermerk wie "Dankend erhalten" zu finden sein sollte. Sollte das Rechnungs- dem Lieferdatum entsprechen sollte dies mit dem Satz: "Sofern nicht anders angegeben entspricht das Rechnungs- dem Lieferdatum" auf der Rechnung angegeben sein. Im unteren Teil der Rechnung sollte außerdem noch die Bankverbindung des Unternehmens aufgeführt sein. Es kann ja auch sein, dass Kunden nicht per Vorkasse zahlen, sondern per Nachnahme, wozu dann eine gültige Kontonummer notwendig wäre.

 

Beispiele für eine ordnungsgemäße Rechnung sowie Kleinbetragsrechnung mit Erläuterungen der Oberfinanzdirektion Niedersachsen zum Ausstellen von Rechnungen finden Sie hier:

 

Wer sich an all diese Vorgaben hält, wird sicherlich keine Fehler beim Erstellen seiner Rechnung machen. Man wird schnell merken, dass es gar nicht mal so schwer ist, eine Rechnung zu erstellen. Man muss sich zwar zunächst in die Materie reinfinden, jedoch hat man die grundlegenden Dinge schnell ins einem Kopf verankert. Wichtig ist, dass das Finanzamt die Rechnung absegnet und keine Fehler feststellt. Wer zum ersten Mal eine Rechnung erstellt, sollte am Ende alles gründlich überprüfen, da sich immer mal Fehler einschleichen können. Dieses Beispiel dient außerdem nur zur Orientierung. Eine Rechnung kann auch ganz anders aufgebaut werden, jedoch wäre das eine mögliche Form. Wer seine Rechnung noch übersichtlicher oder freundlicher gestalten möchte, kann auch zusätzlich mit Farben arbeiten. Das machen viele Unternehmen gerne. Da sich die Anforderungen an eine Rechnung immer mal ändern, sollte man außerdem die Vorschriften im Auge behalten und Änderungen direkt gründlich durchlesen. Unten finden Sie auch Vorlagen, die Sie direkt verwenden können

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Rechnungsvorlagen zum Download

Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, genügt eine einfache kostenlose Rechnungsvorlage beispielsweise für Word oder Excel. Sie suchen nach einer Rechnungsvorlage zum Download? Hier erhalten Sie einen Überblick, wo Sie kostenlose Rechnungsvorlagen herunterladen können. Die Vorlagen sind bereits fertig formatiert, Sie müssen nur noch die Rechnung ausfüllen:

 

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