Was kann man bei Homeoffice absetzen?

Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer jetzt beim Homeoffice unbedingt beachten sollten

Homeoffice-Pauschale von der Steuer absetzen

Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2020 wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt, um Arbeitnehmer zu entlasten, welche in der Corona-Krise aus Gründen des Gesundheitsschutzes ihre Arbeitszeit zu Hause ableisten.

Hier sind einige wichtige Punkte (bis 2022 und ab 2023):

• Die Home-Office-Pauschale beträgt 5 Euro (6 Euro ab 2023) pro Tag.
• Die Home-Office-Pauschale kann für maximal 120 Tage (120 Tage x 5 Euro = 600 Euro) - ab 2023 210 Tage (210 Tage x 6 Euro = 1.260 Euro) im Jahr geltend gemacht werden.
• Die Home-Office-Pauschale kann auch dann geltend gemacht werden, wenn die Zweitwohnung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt wird.
• Die Home-Office-Pauschale darf auch dann nicht gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber die Unterkunftskosten für die Zweitwohnung steuerfrei erstattet.
• Eine steuerfreie Erstattung der Home-Office-Pauschale selbst darf aber nicht erfolgen.

Für jeden Tag, den Steuerpflichtige von zu Hause aus arbeiten, können sie ab dem Jahr 2023 sechs Euro in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. War die Pauschale bisher auf 600 Euro pro Jahr begrenzt, können ab bis zu 1.260 Euro pro Jahr geltend gemacht werden. Damit sind künftig 210 statt 120 Homeoffice-Tage begünstigt.

Die Home-Office-Pauschale kann für jeden Kalendertag, an dem im Home-Office gearbeitet wurde, in Anspruch genommen werden. Dies gilt auch für Arbeitstage, die am Wochenende oder an Feiertagen liegen. Es ist nicht erforderlich, dass der Steuerpflichtige mindestens eine Stunde gearbeitet hat. Der Gesetzgeber hat bewusst auf komplizierte Nachweise verzichtet, um die Home-Office-Pauschale einfach und unbürokratisch zu gestalten. Die Steuerpflichtigen sind jedoch verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Wenn ein Steuerpflichtiger schlüssig erklärt, an einem Tag ausschließlich im Home-Office gearbeitet zu haben, kann das Finanzamt dies faktisch nicht überprüfen.

Es ist daher ärgerlich, wenn Sachbearbeiter ohne Rücksprache mit dem Steuerpflichtigen die Anzahl der Fahrten zur Arbeit um die Tage im Home-Office kürzen. Die Tage im Home-Office können auch Samstage, Sonntage, Feiertage oder Urlaubstage sein. Wenn das Finanzamt die Anzahl der geltend gemachten Heimarbeitstage nicht akzeptiert, muss es ggf. nachfragen.

Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, können Sie einige Ausgaben als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dazu gehören unter anderem:

1. Arbeitszimmer: Wenn Sie ein Arbeitszimmer ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, können Sie die Kosten für Miete, Strom, Wasser, Heizung, Reinigung, Renovierung sowie die anteiligen Kosten für die Einrichtung (z.B. Schreibtisch, Stuhl) als Werbungskosten absetzen. Allerdings muss das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit darstellen und mindestens 50% der gesamten beruflichen Tätigkeit darin ausgeübt werden. Siehe auch Arbeitszimmer.

2. Arbeitsmittel: Zu den Arbeitsmitteln zählen z.B. Computer, Drucker, Büromaterial, Bürostuhl oder Schreibtisch. Die Kosten für diese Gegenstände können Sie als Werbungskosten absetzen, sofern sie ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Siehe auch Arbeitsmittel.

3. Internet und Telefon: Wenn Sie Ihr privates Internet und Telefon für berufliche Zwecke nutzen, können Sie die Kosten anteilig als Werbungskosten absetzen. Dazu sollten Sie die beruflich bedingten Gespräche und Internetnutzung dokumentieren und die Rechnungen entsprechend aufteilen. Siehe auch Telefonkosten.

4. Fahrtkosten: Wenn Sie gelegentlich ins Büro oder zu Kunden fahren, können Sie die Fahrtkosten als Werbungskosten geltend machen. Siehe auch Fahrtkosten.

5. Fortbildungskosten: Wenn Sie im Homeoffice an Fortbildungen teilnehmen, können Sie die Kosten für diese als Werbungskosten absetzen. Siehe auch Fahrtkosten.

Download: Homeoffice

Ein Urteil des Finanzgerichts Hamburg zeigt, dass Umzugskosten auch dann steuerlich geltend gemacht werden können, wenn Sie zu Hause wegen Arbeit im Homeoffice mehr Platz brauchen. Bisher können Sie Umzugskosten nur dann von der Steuer absetzen, wenn der Umzug zu einer wesentlichen Erleichterung der Arbeitsbedingungen führt. Eine solche Erleichterung erkennen die Finanzämter in der Regel nur an, wenn der tägliche Weg zur Arbeitsstelle um mindestens eine Stunde verkürzt wird. In diesen Fällen können die Kosten bei Arbeitnehmern als Werbungskosten und bei Selbstständigen als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Der Fall: Ein Ehepaar lebte zu Beginn Jahres 2020 in einer Wohnung ohne Arbeitszimmer, die 65 Quadratmeter groß war. Die beiden Angestellten arbeiteten dann mit Beginn der Corona-Beschränkungen im Homeoffice. Das führte allerdings zu Problemen, weil keiner der beiden in der kleinen Wohnung in Ruhe arbeiten konnte. Im Juli des gleichen Jahres zog das Paar deshalb in eine neue Wohnung, die rund 110 Quadratmeter groß war und über zwei Arbeitszimmer von je rund 10 Quadratmetern verfügte. Eine Verkürzung des Anfahrtswegs zu den Arbeitgebern gab es nicht.

Das Paar machte die Kosten für den Umzug in der Steuererklärung geltend, weil sich ihre Arbeit seit Corona ins Homeoffice verlagert hatte und die beiden deshalb Arbeitszimmer zu Hause brauchten. Das Finanzamt lehnte den Antrag ab und die Sache landete vor dem FG Hamburg. Dort entschieden die Richter jedoch: Aufgrund der Gesamtumstände sei sicher, dass die Einrichtung der Arbeitszimmer Anlass des Umzugs gewesen sei. Damit führte er zu einer wesentlichen Erleichterung der Arbeitsbedingungen. Die Kosten seien steuerlich anzuerkennen (FG Hamburg, Urteil vom 23.02.2023, Az. 5 K 190/22).

Es ist wichtig, dass Sie alle Belege und Nachweise für die Aufwendungen sammeln und aufbewahren, um diese in der Steuererklärung belegen zu können. Zudem sollten Sie darauf achten, dass Sie nur tatsächlich beruflich bedingte Ausgaben geltend machen.

Hinweis

Von der Homeoffice-Pauschale zu unterscheiden ist die steuerliche Berücksichtigung eines häuslichen Arbeitszimmers. Es kann steuerlich berücksichtigt werden, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das häusliche Arbeitszimmer zu mehr als 90 % beruflich genutzt wird.

Für den Fall, dass kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder auf einen Abzug der Aufwendungen für ein solches häusliches Arbeitszimmer verzichtet wird, kann der Mitarbeiter für jeden Kalendertag, an dem er sich ausschließlich Homeoffice befindet, für seine Tätigkeit einen Betrag von fünf Euro abziehen. Dies ist jedoch auf höchstens 600 € jährlich (= 120 Tage) beschränkt.

Hinweis

Voraussetzung ist damit, dass eine „ausschließliche“ Tätigkeit im Homeoffice erfolgt. Wenn der Mitarbeiter zunächst in den Betrieb kommt und anschließend im Homeoffice arbeitet, kann die Pauschale nicht in Anspruch genommen werden.

Der Betrag von fünf bzw. sechs Euro kann für jeden Tag im Homeoffice geltend gemacht werden, ohne dass ein Nachweis für Aufwendungen erbracht werden muss. Um spätere Probleme bei der Steuererklärung zu vermeiden, sollte ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Anzahl der Tage bestätigen, die dieser im Homeoffice verbracht hat.

Hinweis Werbungskostenpauschale

Unabhängig von einer Tätigkeit im Homeoffice können Arbeitnehmer eine Werbungskostenpauschale geltend machen, welche 1.200 € beträgt, sodass hier keine Einzelbelege dem Finanzamt vorgelegt werden müssen.

Die Werbungskostenpauschale wird abgezogen bei der Steuerberechnung des Einkommens für berufsbedingte Ausgaben, zum Beispiel Fahrtkosten zur Arbeit, Arbeitskleidung, Fachliteratur oder Weiterbildungen.

Die Homeoffice-Pauschale wird bei der Werbungskostenpauschale berücksichtigt und wird nicht zusätzlich gewährt. Das heißt, dass die Homeoffice-Pauschale sich erst dann steuerlich auswirkt, wenn die Werbungskostenpauschale von 1.000 € überschritten wird, beispielsweise durch mehr berufsbedingte Ausgaben, die geltend gemacht werden können.

Hinweis Entfernungspauschale

Jeder Tag im Homeoffice bedeutet aber auch einen Tag weniger im Betrieb, sodass sich auch die Entfernungspauschale verringert.

Hinweis doppelte Haushaltsführung

Die Finanzministerien von Bund und Ländern haben sich darauf verständigt, dass die Home-Office-Pauschale auch dann geltend gemacht werden kann, wenn die Zweitwohnung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt wird. Dies gilt auch für die Tage, an denen die berufliche Tätigkeit vom Hauptwohnsitz ausgeübt wird und die Zweitwohnung leer steht. Die Home-Office-Pauschale darf auch dann nicht gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber die Unterkunftskosten für die Zweitwohnung steuerfrei erstattet. Eine steuerfreie Erstattung der Home-Office-Pauschale selbst darf aber nicht erfolgen.

Allgemeines

Das Arbeiten von zu Hause aus („Homeoffice“) hat infolge der Corona-Pandemie stark zugenommen. Zur Vermeidung der Ansteckung mit dem neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 hat die Bundesregierung ein weitgehendes Kontaktverbot im privaten Lebensbereich auf der Grundlage des Infektionsschutzgesetzes verfügt.

Hinweis

Zur weiteren Eindämmung der Verbreitung des Coronavirus hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zuletzt die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) erlassen, welche das Homeoffice regelt und am 27.01.2021 in Kraft trat.

Alle Informationen zu dieser Regelung finden Sie unter Corona-Arbeitsschutzverordnung.

Die Unternehmen sind aufgerufen, zum Schutz der Mitarbeiter die Arbeitsbedingungen im eigenen Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen. Aufgrund der Anpassung der internen Strukturen erfolgt in dieser Krisenzeit – neben der Anordnung von Urlaub, Entzerrung der Anwesenheitszeiten und Kurzarbeit – eine starke Zunahme von Mobile-Office-Lösungen und vergleichbaren Arbeitsmöglichkeiten. Der Arbeitgeber hat grundsätzlich eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Arbeitnehmern, zu der auch die Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit gehört. Um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren, muss der Arbeitgeber prüfen, ob die Arbeit auch von zu Hause aus erbracht werden kann.

Hinweis

Der Begriff „Homeoffice“ hat sich im Sprachgebrauch durchgesetzt. Eingeschlossen in diesen Begriff sind Tätigkeiten wie

• Heimarbeit,
• Telearbeit, aber auch das
• mobile Arbeiten.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung, den Verbesserungen der Informationstechnologie, Kommunikationsangeboten wie Videokonferenzen oder Webinaren und darüber hinaus der Entwicklung von Cloud-Lösungen, auf die von überall zugegriffen werden kann, ist der feste Arbeitsplatz in vielen Bereichen nicht mehr notwendig. Das Arbeiten im Homeoffice ist auf dem Vormarsch und wird durch die derzeitige Krise noch begünstigt.

Darf der Arbeitgeber Homeoffice anordnen?

Ein Rechtsanspruch auf Homeoffice, Telearbeit oder mobiles Arbeiten besteht grundsätzlich nicht. Arbeitnehmer können also nicht von ihrem Arbeitgeber verlangen, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen.

Hinweis

Im Rahmen der Corona-ArbSchV besteht während deren Geltungsdauer eine Verpflichtung für Arbeitgeber, Arbeitnehmern Homeoffice anzubieten, wenn es möglich ist. Einzelheiten dazu finden Sie unter Punkt 10 dieses Merkblatts.

Andererseits haben Arbeitgeber nicht das Recht, einseitig und ohne Zustimmung des Mitarbeiters dessen Arbeit im Homeoffice zu verlangen. Weigert sich der Arbeitnehmer, können Sie als Arbeitgeber keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen, wie beispielsweise eine Kündigung, ziehen. Es bedarf also immer einer einvernehmlichen Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

3 Beteiligungsrechte des Betriebsrats

Mit der Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen müssen Arbeitgeber auch an die Beteiligungsrechte des Betriebsrats denken. Dies betrifft neben dem allgemeinen Informationsanspruch nach § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) auch die Beteiligungsrechte rund um die Arbeitsplatzplanung gemäß § 90 BetrVG. Bei dem Informationsanspruch des Betriebsrats muss der Arbeitgeber diesen über alle relevanten Umstände informieren, die mit der Beschäftigung der Arbeitnehmer im Zusammenhang stehen.

Die Nutzung von Software für den Homeoffice-Arbeitsplatz an sich löst noch keine Mitbestimmung aus. So muss zum Beispiel der Betriebsrat nicht dem Einsatz einer bestimmten Software für Onlinekonferenzen zustimmen.

Hinweis

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat besteht, sollten Sie eine Betriebsvereinbarung schließen, um alle Punkte verbindlich zu regeln.

4 Rechtliche Grundlagen

Das Bundesarbeitsministerium hat 2019 eine gesetzliche Regelung für das Arbeiten im Homeoffice angekündigt, jedoch liegt bis heute noch kein entsprechendes Gesetz vor. Somit gelten weiterhin die rechtlichen Grundlagen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in Verbindung mit den vielfältigen Arbeitsschutzgesetzen.

4.1 Arbeitsschutz

Auch im Homeoffice muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen. Sie müssen die Arbeitsbedingungen, die der Mitarbeiter zu Hause hat, erfragen und dokumentieren. Der Mitarbeiter muss hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel und der arbeitsmedizinischen Vorsorge aufgeklärt werden.

Hinweis

Das Arbeiten im Café oder am Ufer eines Sees mag verlockend klingen, ist aber mit dem „Homeoffice“ nicht vereinbar. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Vereinbarung eindringlich darauf hin, dass dies nicht zulässig ist.

4.2 Arbeitsstättenverordnung

Für die Ausstattung eines Telearbeitsplatzes odereines Homeoffice-Arbeitsplatzes sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich. Diese Verantwortung bleibt auch bei nur vorübergehender Arbeit im Homeoffice (wie z.B. während der Corona-Krise) bestehen.

Laut Arbeitsstättenverordnung sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Voraussetzung ist hiernach auch, dass die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt sind und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes bereitgestellt wurde.

Auch bei einem nur temporären Homeoffice-Arbeitsplatz müssen dem Mitarbeiter alle erforderlichen technischen Einrichtungen (z.B. Hardware und Software, Bürogeräte, spezielle Telefonanlage) zur Verfügung stehen. Fehlen diese, müssen sie von Ihnen als Arbeitgeber beschafft werden. Auch die weitere Ausstattung (Möbel etc.) sollten den arbeits- und auch datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.

4.3 Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz gilt gleichermaßen im Büro und bei der Arbeit von zu Hause. Im Gesetz sind unter anderem Regelungen getroffen worden zu:

• Höchstarbeitszeit,
• Ruhepausen,
• Sonn- und Feiertagsarbeit.

Arbeitgeber sollten auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und möglichst generelle betriebliche Vereinbarungen für den Umgang miteinander treffen.

Hinweis

Ein Mitarbeiter muss also zum Beispiel nicht rund um die Uhr erreichbar sein!

Die im Arbeitsvertrag geregelte Arbeitszeit ist auch im Homeoffice anzuwenden. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden muss der Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten einhalten. Ab einer Arbeitszeit von neun Stunden verlängert sich diese vorgeschriebene Pause auf mindestens 45 Minuten. Durch Überstunden darf die Arbeitszeit maximal auf zehn Stunden am Tag ausgeweitet werden. Überstunden müssen zeitlich innerhalb eines halben Jahres ausgeglichen werden. Nach dem Arbeitszeitgesetz steht dem Mitarbeiter eine Ruhezeit von elf Stunden zwischen dem Ende der Arbeit und der Wiederaufnahme der Tätigkeit am Folgetag zu.

Der Mitarbeiter muss seine Arbeitszeit im Homeoffice dokumentieren und dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Bedenken Sie als Arbeitgeber bei der Zeiterfassung auch, dass dies gegebenenfalls die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats betrifft, insbesondere, wenn Sie elektronische Zeiterfassungssysteme einsetzen.

4.4 Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaft ist der Träger für Unfallschäden aus beruflichen Tätigkeiten. Der Versicherungsschutz gilt auch für berufliche Unfälle im Homeoffice-Bereich. Versichert sind nur Unfälle bei der Ausführung von betrieblichen Tätigkeiten. Es kommt auf die zum Unfallzeitpunkt verrichtete Tätigkeit an. Maßgeblich ist dabei nicht unbedingt der Ort der Tätigkeit, sondern die Frage, ob die Tätigkeit in einem engen Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben steht. Nicht versichert sind im Homeoffice zum Beispiel Wege, die dazu dienen, privaten Tätigkeiten nachzugehen (z.B. Essen, Trinken, der Gang zur Toilette).

Beispiel

Stürzt und verletzt sich eine versicherte Person, weil sie eine private Paketsendung entgegennehmen möchte, so ist dies nicht versichert.

Die Abgrenzung zwischen versicherter und nicht versicherter Tätigkeit ist gerade im Homeoffice nicht einfach und muss im Einzelfall dokumentiert und bewertet werden.

Hinweis

Hier können Sie eine Absicherung durch einen zusätzlichen Unfallversicherungsschutz schaffen.

4.5 Datenschutz

Auch im Homeoffice bestehen die Anforderungen an die Einhaltung der Vorgaben zur Datensicherheit. Es muss sichergestellt sein, dass allein der Arbeitnehmer – und keinesfalls Familienangehörige oder Dritte – Zugang zum PC und Mobiltelefon hat.

Regeln zum Datenschutz, die im Büro gelten, müssen auch im Homeoffice eingehalten werden. Ein gewisser Mindestschutz für die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere durch technische und organisatorische Maßnahmen, ist also unbedingt erforderlich.

Hinweis

Weisen Sie Ihren Arbeitnehmer hier ausdrücklich auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen hin. Dies können Sie im Rahmen der zu schließenden Vereinbarung vornehmen.

Wenn es hier zu einem Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen kommt, wird der Arbeitgeber als Verantwortlicher in Anspruch genommen. Wenn dieser Verstoß durch den Arbeitnehmer aufgrund der Nichtbeachtung von Vorgaben des Arbeitgebers erfolgt, kann der Arbeitnehmer jedoch durch den Arbeitgeber arbeitsrechtlich belangt werden. Dies kann zum Beispiel durch eine Abmahnung oder gegebenenfalls sogar eine Kündigung bei einem besonders schwerwiegenden Verstoß erfolgen.

4.5.1 Pflichten im Einzelnen

Arbeitnehmer müssen vor allem Folgendes beachten:

· Im Homeoffice müssen die genutzten Arbeitsgeräte (z.B. Laptop) so aufgestellt sein, dass Bildschirme durch Familienmitglieder oder Nachbarn nicht einsehbar sind. Dies kann mit Hilfe von Blickschutzfolien oder eine entsprechende Aufstellung des Laptops oder des Monitors erreicht werden.

· Sobald das verwendete Arbeitsgerät – wenn auch nur kurzzeitig – verlassen wird, muss die Bildschirmsperre aktiviert werden. Das Passwort zur Entsperrung darf nur dem Beschäftigten bekannt sein; die Firmengeräte dürfen nicht privat oder von Familienmitgliedern genutzt werden.

· Ausdrucke sind zu vermeiden. Sofern Papierunterlagen zum Einsatz kommen, sollten sie gut überwacht und möglichst verschlossen aufbewahrt werden (z.B. in abschließbaren Schubladen oder Schränken).

· Müssen Ausdrucke vernichtet werden, muss dies datenschutzgerecht erfolgen. Da nicht jeder Beschäftigte zu Hause über einen Schredder verfügt, muss die Entsorgung gegebenenfalls durch das Zerreißen in sehr kleine Stücke erfolgen.

· Vertrauliche dienstliche Gespräche (z.B. dienstliche Telefonate mit Personenbezug) sollten nur geführt werden, wenn das Mithören Dritter ausgeschlossen werden kann.

· Um die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, sollten Daten möglichst nicht lokal gespeichert werden. Sofern externe Datenträger (z.B. USB-Sticks, externe Festplatten) zur Speicherung eingesetzt werden sollen, dürfen hier keine privaten Datenträger, die auch private Dateien enthalten, zum Einsatz kommen.

· Die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an das private Postfach ist auch im Homeoffice untersagt.

4.5.2 Sicherheitsmaßnahmen durch den Arbeitgeber

Damit die Maßnahmen von den Beschäftigten befolgt werden können, müssen Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, dass mindestens folgende Vorgaben erfüllt sind:

· Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Arbeitsgerät für das Homeoffice zur Verfügung (z.B. einen Laptop).

• Richten Sie eine verschlüsselte VPN-Verbindung ein, damit sich der Arbeitnehmer mit Ihrem Firmennetzwerk verbinden kann.

Hinweis

Die Abkürzung VPN steht für Virtual Private Network. Ein VPN ermöglicht die direkte Verbindung des Heimnetzes Ihres Arbeitnehmers mit dem Firmennetzwerk, so dass Ihr Arbeitnehmer auf die Netzwerkressourcen (z.B. Dateien) der Firma zugreifen kann. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen IT-Experten.

· Schreiben Sie fest, welche Arbeitsmittel (Hardware und Software) im Homeoffice eingesetzt werden dürfen (z.B. in einer IT-Nutzungsrichtlinie).

· Um die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, sollte die Datensicherung per Fernzugriff zum Unternehmen möglich sein (z.B. per VPN). Werden Arbeitsergebnisse lokal gespeichert, fließen die Daten nicht mehr in die Datensicherung des Unternehmens ein. Die lokale Speicherung sollte möglichst vermieden werden.

Hinweis zu Cloud-Lösungen und Datenschutz

Zur Datensicherung können auch Cloud-Lösungen verwendet werden, bei denen die Daten auf den Server eines Cloud-Anbieters hochgeladen werden. Beachten Sie aber, dass populäre Anbieter von Cloud-Lösungen häufig keinen Sitz innerhalb der EU haben und deshalb ihrerseits nicht unter die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fallen. Insbesondere in den USA ermöglicht das dortige Recht das Ausspähen von dort gelagerten Cloud-Inhalten durch die Geheimdienste. Zur Einhaltung der Regelungen muss deshalb die DSGVO auf den Anbiete des Cloud-Dienstes anwendbar sein. Hinsichtlich der Qualität der Cloud-Lösungen bieten sich daher nach ISO 27001 oder dem European Privacy Seal zertifizierte Systeme an.

· Der Zugang zu im Homeoffice eingesetzten Computern ist mit einem Passwort zu sichern.

· Sorgen Sie dafür, dass PCs und Laptops sowie externe Datenträger (z.B. USB-Sticks) verschlüsselt sind.

· Stellen Sie sicher, dass die Beschäftigen Zugang zu den geschäftlichen E-Mails haben. E-Mails müssen ausreichend verschlüsselt sein.

Hinweis

Verpflichten Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter, Datenpannen und sicherheitsrelevante Vorfälle unverzüglich zu melden. Wie und in welcher Form Ihr Mitarbeiter Sie informiert, können Sie selbst festlegen. Denken Sie hierbei auch an die Frist des Art. 33 Abs. 1 S. 1 DSGVO, wonach Sie der Aufsichtsbehörde eine datenschutzrechtliche Panne mit Personenbezug „möglichst binnen 72 Stunden“ melden müssen.

5 Arbeitsvertrag

Die konkreten Regelungen zur Arbeit von zu Hause aus müssen im Arbeitsvertrag genau festgelegt werden. Wenn ein Homeoffice-Arbeitsplatz voraussichtlich nicht dauerhaft bestehen wird und zum Beispiel nur aufgrund der Coronavirus-Pandemie eingerichtet wurde, ist eine schriftliche Ergänzung des Arbeitsvertrags erforderlich.

Hinweis

Regeln Sie im Rahmen dieser Vereinbarung, dass es sich um eine temporäre Maßnahme aufgrund der Corona-Pandemie handelt.

Sinnvoll ist es, wenn der Arbeitgeber grundlegende Regelungen in einer Betriebsvereinbarung festlegt, da die Zuständigkeit des Betriebsrats auch für Arbeitnehmer im Homeoffice bestehen bleibt.

Im Arbeitsvertrag sind der zeitliche Umfang und die Erreichbarkeit festzulegen. Die Übertragung von gesetzlichen Pflichten zur Einhaltung von Bestimmungen der Schutzgesetze (z.B. Datenschutz) ist im Einzelnen festzulegen.

Denkbar ist auch eine Rahmenvereinbarung dahingehend, dass ohne detaillierte Arbeitszeiterfassung der Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst gestalten kann. Es kann geregelt werden, dass Überstunden nur vergütet werden, wenn sie angeordnet werden. Ein Verbot der privaten Nutzung der zur Verfügung gestellten Ausstattung kann vereinbart werden. Entsprechend kann auch untersagt werden, private Arbeitsmittel für geschäftliche Tätigkeiten zu nutzen.

Hinweis

Bedenken Sie, dass alle weiteren Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis weiter bestehen. Das heißt, dass der Arbeitnehmer weiter einen Urlaubsanspruch hat oder sich krankmelden kann. Nur weil der Arbeitnehmer nicht wie gewohnt im Unternehmen anwesend ist, führt dies weder zu einer Einschränkung noch zu einer Erweiterung seiner Rechte.

6 Technische Ausstattung

Voraussetzung für die Auslagerung von Tätigkeitsbereichen in das Homeoffice ist die Nutzung von aktueller Technik. Die Mitarbeiter müssen von der Wohnung aus Zugriff auf die benötigten Daten und Dokumente des Unternehmens haben.

Eine weitere Voraussetzung ist die Digitalisierung aller Dokumente im Betrieb. Das betrifft insbesondere auch alle eingehenden Dokumente (wie z.B. Rechnungen), die digitalisiert werden und über das Firmennetzwerk zur Verfügung stehen sollten.

Im Einzelnen sollten Arbeitnehmer über folgende technische Voraussetzungen verfügen:

· PC oder Laptop, idealerweise durch den Arbeitgeber gestellt

Hinweis

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Betriebs- und Arbeitsmittel bereitzustellen.

Wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die erforderlichen Arbeitsmittel, wie einen Laptop oder Büromaterialen, unentgeltlich zur Nutzung überlässt und gleichzeitig eine private Mitbenutzung ausschließt, liegt auch kein Arbeitslohn vor.

Sie sollten hier also eine Vereinbarung über eine solche Überlassung abschließen, aus der hervorgeht, dass Gegenstände wie zum Beispiel Laptops, Bildschirme oder eine Tastatur im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und eine private Mitbenutzung untersagt ist.

· Internetverbindung, um auf E-Mails und über VPN auf das Netzwerk des Betriebs zugreifen zu können

· Telefon, um erreichbar zu sein und an Besprechungen und Meetings teilnehmen zu können

Hinweis

Im Internet gibt es zudem verschiedene Anbieter, die Software oder webbasierte Lösungen für Videokonferenzen zur Verfügung stellen, bei denen zum Beispiel auch die Möglichkeit besteht, den Bildschirm eines Mitarbeiters mit anderen zu teilen. Achten Sie bei dem Einsatz dieser Lösungen darauf, dass hier gegebenenfalls gesonderte technische Anforderungen bestehen (z.B. Mikrofon und Webcam).

Die Kosten, die hier entstehen, fallen dem Arbeitnehmer zur Last. Diese Kosten können jedoch im Rahmen einesAufwendungsersatzes nach § 670 BGB durch den Arbeitgeber erstattet werden. Sofern sich der Aufwand beziffern lässt, können die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass laut Lohnsteuerrichtlinie ein pauschaler Auslagenersatz regelmäßig zu Arbeitslohn führt, welcher steuerpflichtig ist. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz jedoch steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich steuerfrei ersetzen.

Erstattet der Arbeitgeber diese Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

7 Förderprogramm „go-digital“

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat für den Mittelstand das Förderprogramm „go-digital“ aufgelegt, das folgende Fördermaßnahmen bietet:

• Digitalisierte Geschäftsprozesse,
• digitale Markterschließung,
• IT-Sicherheit.

Als Unternehmer können Sie akkreditierte Beratungsunternehmen mit Lösungen für Ihr Unternehmen beauftragen. Dabei geht es um die Digitalisierung Ihres Geschäftsalltags und die sichere digitale Vernetzung. Die Beratungsunternehmen werden vom Wirtschaftsministerium bezuschusst.

Dieses Programm wurde noch zusätzlich um ein Modul zur Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen ergänzt. Gefördert wird die individuelle Beratung bis hin zur Umsetzung (z.B. Einrichtung spezifischer Software oder Konfiguration existierender Hardware).

Gefördert werden gewerbliche Unternehmen und Handwerksbetriebe mit weniger als 100 Beschäftigten und einem Vorjahresumsatz von maximal 20 Mio. €.

Bei einem maximalen Beratertagessatz von 1.100 € beträgt der Förderumfang maximal 30 Tage. Die Förderquote beträgt 50 %.

Hinweis

Laut BMWi laufen die Förderprogramme trotz Coronavirus-Pandemie weiter. Antragsformulare sowie weitere Informationen zum Förderprogramm „go-digital“ finden Sie unter www.bmwi-go-digital.de.

8 Homeoffice in der Praxis

Die behördlichen Empfehlungen während der Coronavirus-Pandemie gehen dahin, dass auf Kontakte nach Möglichkeit verzichtet werden soll. Die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen durch den Arbeitgeber leistet hierzu einen wichtigen Beitrag.

8.1 Grundlegend: Verbindliche Regeln

Damit das Arbeiten von zu Hause aus funktioniert, sollten für beide Seiten verbindliche Regeln aufgestellt werden:

Regeln für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

• Klare Vereinbarungen,

· Leistungen der Mitarbeiter objektiv definieren nach Effizienz und Verlässlichkeit,

· Mitarbeiter müssen die eigenen Grenzen definieren und einhalten: keine Selbstausbeutung,

· Mitarbeiter müssen regelmäßig mittels Videokonferenzen, internen Netzwerken und durch die Weiterleitung von Informationen miteinander in Kontakt stehen,

· Führung durch regelmäßige Kontakte – nicht nur bei „Fehlern“.

8.2 Weiterführende Option: Mietvertrag

Derzeit ist noch nicht ersichtlich, wie lange die Corona-Krise und die daraus resultierenden Einschränkungen noch andauern werden. Aber auch schon jetzt können Sie als Arbeitgeber diesen Zustand im Rahmen eines gesonderten Mietvertrags mit Ihrem Arbeitnehmer regeln.

Beispiel

Ihr Arbeitnehmer hat in seiner Wohnung oder seinem Haus ein gesondertes Arbeitszimmer, das er beruflich nutzen kann. Statt des Aufwendungsersatzes für Telefon etc. zahlen Sie ihm Miete für dieses Zimmer, die Ausstattung sowie die Nutzung der Infrastruktur.

Durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hat sich für den Bereich des beruflich genutzten Arbeitszimmers ein Vermietungsmodell herausgebildet, das von Arbeitnehmern für einen unbeschränkten Abzug der Raumkosten genutzt werden kann. Danach kann ein Arbeitnehmer einen Raum seiner Wohnung/seines Hauses als Büroraum an seinen Arbeitgeber vermieten und anschließend selbst für berufliche Zwecke nutzen. Der Vorteil dieser Gestaltung: Sie als Arbeitgeber können die kompletten Mietaufwendungen als Betriebsausgaben abziehen. Der Arbeitnehmer muss zwar Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung versteuern, kann aber die anteiligen Raumkosten als Werbungskosten abziehen (z.B. anteilige Gebäude-AfA für das Zimmer, Grundsteuern etc.).

Hinweis

Abzugsbeschränkungen, wie sie beim dauerhaften häuslichen Arbeitszimmer gelten (z.B. beim Tätigkeitsmittelpunkt), sind in diesem Fall nicht zu beachten.

Voraussetzung ist hier, dass das Mietverhältnis vorrangig Ihren Interessen als Arbeitgeber dienen muss. Für ein solches betriebliches Interesse spricht in erster Linie, dass Sie dem Arbeitnehmer im Unternehmen kein geeignetes Arbeitszimmer zur Verfügung stellen können und eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Nutzungsbedingungen vorliegt.

Hinweis

Wenn Ihr vorrangiges betriebliches Interesse nicht nachgewiesen werden kann, kann das Finanzamt Ihre Leistungen an den Arbeitnehmer als Arbeitslohn beurteilen.

Wir gehen davon aus, dass in der derzeitigen Situation aufgrund der Corona-Krise ein vorrangiges Arbeitgeberinteresse anzunehmen ist. Dies wird insbesondere dann der Fall sein, wenn in Ihrem Betrieb aufgrund einer behördlichen Schließung oder Anordnung die Arbeitsplätze nicht genutzt werden können.

Hinweis

Das Bundesfinanzministerium hat sich hierzu noch nicht positioniert. Sie sollten daher diese Option zunächst steuerlich abklären lassen, um nicht später im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Lohnsteuernachzahlung zu riskieren.

10 Corona-Arbeitsschutz­verordnung

Schon vor längerer Zeit wurde im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) vorgesehen, dass das BMAS mit Rechtsverordnungen auf die pandemische Lage reagieren kann, was nunmehr mit der SARS-CoV-2-Arbeits­schutzverordnung (Corona-ArbSchV) geschehen ist.

Ziel der Verordnung ist es, das Risiko einer Infektion mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 zu minimieren und so die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen. Danach hat der Arbeitgeber den Beschäftigten im Falle von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen.

Damit besteht eine Verpflichtung für Arbeitgeber, Arbeitnehmern Homeoffice anzubieten.

Hinweis

Die Corona-Arbeitsschutzverordnung gilt unabhängig von der Betriebsgröße, sodass die Verpflichtungen auch Kleinstbetriebe betreffen.

10.1 Fristen

Die Corona-ArbSchV tritt am 27.01.2021 in Kraft und am 30.04.2021 außer Kraft.

10.2 Das gilt jetzt für Arbeitgeber

10.2.1 Pflicht zur Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes

Nicht jeder Arbeitsbereich ist für Homeoffice geeignet. Dies gilt insbesondere für die Bereiche

• Produktion,
• Dienstleistung,
• Handel,
• Logistik usw.

Prüfen Sie daher unbedingt, ob überhaupt die Möglichkeit besteht, Ihren Mitarbeitern eine Tätigkeit im Homeoffice anzubieten.

Ansonsten ist der Arbeitgeber angehalten, dem Mitarbeiter einen Homeoffice-Arbeitsplatz zwingend anzubieten. Dies gilt nicht, wenn technische oder organisatorische Gründe und Versäumnisse diesem entgegenstehen.

Beispiel

In einem Malerbetrieb „auf dem platten Land“ ist eine Buchhaltungskraft beschäftigt, sodass für deren Tätigkeit grundsätzlich Homeoffice in Betracht käme. Aufgrund der nicht ausreichenden Internetanbindung lässt sich dies jedoch nicht umsetzen.

10.2.2 Wann drohen Bußgelder?

Eine einfache Erklärung, dass „Homeoffice nicht geht“ wird nicht ausreichend sein, wenn Sie Ihre Mitarbeiter lieber vor Ort wissen. Die Corona-ArbSchV sieht nur triftige Gründe als ausreichend für eine Verweigerung an. Wenn ein Mitarbeiter einen Homeoffice-Arbeitsplatz verlangt und dieser ohne nähere Begründung verweigert wird, steht dem Mitarbeiter ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

Wenn gegenüber der Aufsichtsbehörde nicht nachgewiesen werden kann, dass berechtigte Gründe gegen eine Einrichtung der Homeoffice-Arbeitsplätze sprechen, kann durch die Behörde ein Bußgeld von bis zu 30.000 € festgesetzt werden.

Hinweis

Ein subjektives Klagerecht der Mitarbeiter, wie es allgemein im Arbeitsschutzrecht üblich ist, ist hier jedoch nicht gegeben.

10.2.3 Beschäftigung vor Ort

Wenn kein Homeoffice-Arbeitsplatz eingerichtet wer-den kann, sind Arbeitgeber laut Corona-ArbSchV verpflichtet, Maßnahmen zur Kontaktreduktion im Betrieb vorzunehmen.

Maßnahmen zur Kontaktreduktion

Folgende Maßnahmen zur Kontaktreduktion sind in der Corona-ArbSchV aufgeführt:

· Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich zusätzlich erforderlicher Maßnahmen des betrieblichen Infektionsschutzes zu überprüfen und zu aktualisieren.

· Arbeitgeber sind verpflichtet, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um betriebsbedingte Personenkontakte zu reduzieren. Dazu gehört auch, die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen auf das betriebsnotwendige Minimum zu reduzieren.

· Betriebsbedingte Zusammenkünfte mehrerer Personen sind auf ein Minimum zu reduzieren und nach Möglichkeit durch telefonische oder Online-Meetings zu ersetzen.

Hinweis

Können betriebsbedingte Zusammenkünfte nur persönlich stattfinden, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, durch andere Schutzmaßnahmen einen gleichwertigen Schutz Ihrer Beschäftigten sicherzustellen.

· Arbeitgeber sind verpflichtet, Homeoffice anzubieten.

· Bei einer gleichzeitigen Nutzung von Räumen durch mehrere Personen darf eine Mindestfläche von zehn Quadratmetern pro Person nicht unter-schritten werden.

Hinweis

Ist eine Mindestfläche von zehn Quadratmetern auf Grund der Tätigkeit der Mitarbeiter nicht realisierbar, müssen Sie als Arbeitgeber durch andere Schutzmaßnahmen den Schutz Ihrer Beschäftigten sicherstellen.

· In Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten sind diese in möglichst kleine Arbeitsgruppen einzuteilen. Personenkontakte zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen sowie Änderungen der Einteilung sind auf ein Minimum zu reduzieren. Außerdem ist zeitversetztes Arbeiten zu ermöglichen.

Mund-Nasen-Schutz

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeitern medizinische Gesichtsmasken, FFP2-Masken oder vergleichbare Atemschutzmasken zur Verfügung zu stellen, sobald eine oder mehrere der aufgeführten Gegebenheiten nicht eingehalten werden können:

1. Die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen kann nicht auf das betriebs-notwendige Minimum reduziert werden.

2. Der Mindestabstand von 1,5 Metern kann nicht eingehalten werden.

3. Bei der ausgeführten Tätigkeit ist mit einem erhöhten Aerosolausstoß zu rechnen.

Laut Corona-ArbSchV sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Masken zu tragen!

10.3 Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer

10.3.1 Keine Verpflichtung zum Homeoffice

Wünscht ein Mitarbeiter einen Homeoffice-Arbeitsplatz, wird ihm dies jedoch durch seinen Arbeitgeber verwehrt, kann er sich an die Mitarbeitervertretung (Be-triebs- oder Personalrat) wenden oder auch im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens an die Aufsichtsbehörde. Ein eigenständiges Klagerecht wird ihm jedoch nicht zustehen.

Auf der anderen Seite kann ein Mitarbeiter nicht gezwungen werden, seine Tätigkeit im Homeoffice auszuüben, da die Verpflichtung aus der Verordnung nur den Arbeitgeber trifft.

Ein Mitarbeiter kann daher frei entscheiden, ob er das Angebot seines Arbeitgebers, im Homeoffice zu arbeiten, annehmen möchte oder nicht.

10.3.2 Unfallversicherungsschutz

Die Tätigkeit im Homeoffice ist mit einer „regulären“ Tätigkeit im Betrieb vergleichbar, so dass auch zu Hause des Mitarbeiters ein Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung besteht, soweit der Arbeit nachgegangen wird.

Beispiel

Der Mitarbeiter A genießt das Homeoffice, da er so endlich die Möglichkeit hat, jeden Morgen Frühstücksfernsehen zu schauen. Auf dem Weg von der Kaffeemaschine zum Sofa stolpert er und bricht sich das Bein.

Hier handelt es sich um eine Freizeittätigkeit, sodass kein Unfallversicherungsschutz besteht.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung. Rechtsstand: März 2021. Alle Informationen und Angaben haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.