Zulässigkeit der Bildung einer Rückstellung für die Aufwendungen zur Anpassung des betrieblichen EDV-Systems an die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Verfügung der OFD Rheinland v. 05.11.2008 – S 2137 – St 141 (02/2008)

Gem. § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das beim Steuerpflichtigen vorhandene Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten hierfür hat der Steuerpflichtige zu tragen.

Die Frage der Zulässigkeit einer Rückstellung für Aufwendungen zur Anpassung des betrieblichen EDV-Systems an die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) wurde auf Bundesebene mit folgendem Ergebnis erörtert:

Durch die GDPdU wird das von dem Steuerpflichtigen zu fordernde Verhalten weder inhaltlich noch zeitlich so hinreichend konkretisiert, dass es von einer „lnnenverpflichtung” eindeutig abgegrenzt werden könnte. Eine Nichtbeachtung der GDPdU ist darüber hinaus nicht sanktionsbewehrt. Eine bei Verletzung der sich aus ihnen ergebenden Grundsätze drohende Schätzung von Besteuerungsgrundlagen kann zwar einen wirtschaftlichen Nachteil bedeuten, sie stellt aber keine Sanktion i.S. der BFH-Rechtsprechung dar. Ferner müssen die Erfordernisse nach den GDPdU erst zu dem ungewissen Ereignis des Beginns einer Betriebsprüfung erfüllt sein, so dass am Bilanzstichtag eine wirtschaftliche Verursachung ebenso zu verneinen ist wie die ernsthafte Inanspruchnahme. Die geltend gemachte Anpassungsverpflichtung knüpft zwar an die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsverpflichtung für die Geschäftsvorgänge eines abgelaufenen Jahres und damit an Vergangenes an, gemäß § 147 Abs. 6 AO steht das Recht auf Datenzugriff – durch Einsichtnahme der gespeicherten Daten und Nutzung des vorhandenen Datenverarbeitungssystems – der Finanzbehörde jedoch nur im Rahmen einer – zukünftigen – steuerlichen Außenprüfung zu.

Ferner ist der Steuerpflichtige in seiner Entscheidung frei, ob und ggf. wann er entsprechende Anpassungsmaßnahmen ergreifen will.

Der Ansatz einer entsprechenden Rückstellung ist in diesen Fällen steuerlich nicht zulässig.