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Rechnung mit Umsatzsteuer schreiben

Rechnung mit Umsatzsteuer schreiben, Vorsteuer, Kleinunternehmer, Vorlage + Muster


Inhaltsverzeichnis Rechnung + Umsatzsteuer

 

 

Rechnungen richtig mit Umsatzsteuer schreiben und Vorsteuerabzug sichern

Die Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie sowie die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes brachte erweiterte und verschärfte formale Anforderungen in Bezug auf die Ausstellung von zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnungen mit sich. Mit diesem Beitrag zeige ich Ihnen auf, was Sie beachten müssen, wenn Sie Rechnungsaussteller bzw. vorsteuerabzugsberechtigter Rechnungsempfänger sind:

 

Ausstellen von Rechnungen mit Umsatzsteuer

Haben Sie als Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen ausgeführt, sind Sie von Gesetzes wegen verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen. Dies gilt auch bei Lieferungen oder Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist.

 

Steuertipp: Unternehmer sind grundsätzlich verpflichtet innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung einer Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Umsatzsteuerausweis gehört dabei zu den Pflichtangaben.

 

Der wohl wichtigste Bestandteil einer Rechnung ist der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Verfügt Ihr Kunde (der Leistungsempfänger) über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, können Sie jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift angeben. Des Weiteren haben Sie als leistender Unternehmer Ihre Steuernummer oder wahlweise die Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben.

 

Des Weiteren müssen Sie jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Dies wird meiner Erfahrung nach von der Betriebsprüfung penibel genau untersucht. Durch die Vergabe solcher Nummern soll sichergestellt werden, dass jede von einem Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nummernkreise können auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten usw. festgelegt werden. Bei Dauerverträgen reicht es aus, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die entsprechenden Zahlungsbelege benötigen keine gesonderte, fortlaufende Nummer.

 

In jeder Rechnung müssen Sie außerdem den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angeben. Das gilt auch dann, wenn Sie ein Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmen, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Nur in den Fällen, in denen der Zeitpunkt der Leistung nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. In diesem Fall müssen Sie allerdings auf der Rechnung kenntlich machen, dass Sie über eine noch nicht erbrachte Leistung abrechnen (siehe Rechnung - Anzahlung). Bei periodisch wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wird.

 

Schließlich darf in jeder Rechnung, die Sie ausstellen, das Entgelt nicht fehlen. Dieses müssen Sie nach Steuersätzen und eventuellen einzelnen Steuerbefreiungen getrennt aufschlüsseln. Welche von Ihnen ausgeführten Umsätze eventuell steuerbefreit und extra auszuweisen sind, erläutere ich Ihnen gerne. Vergessen Sie auch nicht, jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Rabatte oder Skonti anzugeben, sofern Sie die Minderung nicht bereits im Entgelt berücksichtigt haben. Ich sage Ihnen gerne, welche Formulierung sich hierzu am besten eignet.

 

Besteht die Rechnung aus mehreren Dokumenten, muss in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben sein (Umsatzsteuerausweis in Rechnungen). Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben.

 

Übrigens: Wann Sie unter die "Kleinunternehmerregelung" fallen, was Sie dabei im Einzelnen zu beachten haben, welche Vor- und Nachteile sich daraus für Sie ergeben und was zu tun ist, wenn der Empfänger der Gutschrift eine unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Steuer schuldet, erläutere ich Ihnen gerne.

 

Zu Rechnungen innerhalb der EU siehe Rechnung - EU. Hier finden Sie Informationen, was Sie bei der Rechnungserstellung hinsichtlich der Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften beachten müssen.

Top Umsatzsteuer Rechnung

 

Abrechnung per Gutschrift

Unter Gutschrift wird eine "Rechnung" verstanden, die vom Leistungsempfänger (Kunden/Auftraggeber) ausgestellt wird. Bei der Gutschriftabrechnung können Sie mit Ihrem Geschäftspartner frei vereinbaren, ob Sie als Auftragnehmer oder Ihr Kunde als Auftraggeber abrechnet. Mittels Gutschrift können Sie auch steuerfreie Umsätze abrechnen. Gutschriften eignen sich auch, wenn bei Ihnen als leistendes Unternehmen die Steuer nicht erhoben wird, weil Sie unter die sog. "Kleinunternehmerregelung" im Sinne des Umsatzsteuergesetzes fallen. Beachten Sie, dass Sie im Fall der Gutschrift die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers (also Ihre Steuer- oder sofern vorhanden Ihre UST-ID-Nummer) angeben. Zu diesem Zweck müssen Sie von Ihrem Geschäftspartner seine Steuernummer oder ersatzweise seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfragen. Im Gutschriftsverfahren vergeben Sie als Gutschriftsaussteller die fortlaufende Rechnungsnummer.

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Rechnungen und Vorsteuerabzug

Wollen Sie aus empfangenen Lieferungen und Leistungen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, muss die Rechnung alle oben genannten bzw. in der Checkliste aufgezählten formellen Voraussetzungen erfüllen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen).

 

Elektronische Rechnungen per E-Mail

Hat Ihnen Ihr Geschäftspartner eine Rechnung zugefaxt oder per E-Mail geschickt, ist zu beachten, dass bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig ist und der Vorsteuerabzug nur gesichert ist, wenn der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und Sie als Empfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahren. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen, wie z. B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax sowie bei Übermittlung der Rechnung per E-Mail ist keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich. Hier finden Sie weitere Informationen zu Rechnungen per E-Mail + Rechnung - elektronisch ...

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Kleinbetragsrechnungen

Unter Kleinbetragsrechnungen werden solche über einen Gesamtbetrag von bis zu 150 EUR verstanden. Stellen Sie solche Rechnungen aus oder erhalten Sie solche Rechnungen, brauchen diese keine fortlaufende Nummer enthalten. Als formale Voraussetzung bzw. zum Vorsteuerabzug genügt, wenn der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz genannt ist. Im Fall einer Steuerbefreiung genügt ein entsprechender Hinweis darauf. Formulierungsvorschläge habe ich für Sie parat. Mehr unter Rechnung - Kleinbetrag ...

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Rechnungsberichtigung bei falschem Umsatzsteuerausweis

Wird die Umsatzsteuer in einer Rechnung falsch ausgewiesen, sind grundsätzlich zwei Fälle zu unterscheiden:

  • Die Umsatzsteuer wird in der Rechnung zu hoch ausgewiesen (z. B. 19 % statt 7 %): Dann schuldet der Unternehmer auch den Mehrbetrag. Beim Rechnungsempfänger ist jedoch nur die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.
  • Die Umsatzsteuer wird zu niedrig ausgewiesen (z. B. 7 % statt 19 %): Dann schuldet der Unternehmer die gesetzlich vorgeschriebene Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist aus dem Gesamtrechnungsbetrag herauszurechnen und der der gesetzliche Steuersatz anzuwenden. Beim Rechnungsempfänger ist nur der in der Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag als Vorsteuer abziehbar.

 

Der Unternehmer hat die Möglichkeit die Rechnung zu berichtigen. Das kann durch eine geänderte Rechnung erfolgen und die falsche Rechnung wird zurückgegeben. Eine Rechnungsberichtigung kann aber auch durch ein Dokument erfolgen, dass sich auf die Rechnung bezieht. Die Originalrechnung muss dann nicht zurückgegeben werden. Die Berichtigung darf nur durch den Rechnungsaussteller erfolgen und keinesfalls durch den Rechnungsempfänger.

 

Eine Rechnungsberichtigung ist nicht beim unberechtigten Steuerausweis möglich. Ein unberechtigter Steuerausweis liegt vor,

  • wenn jemand in einer Rechnung Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist,
  • wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet, obwohl er kein Unternehmer ist oder
  • eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt (sog. Scheinrechnungen).

 

In diesen Fällen schuldet der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer ohne Berichtigungsmöglichkeit. Eine Rechnungsberichtigung dann nur mit Zustimmung des Finanzamts zulässig. Das Finanzamt wird nur zustimmen, soweit die Gefährdung des Umsatzsteueraufkommens beseitigt worden ist. Die Gefährdung ist beseitigt, wenn ein Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer zurückgezahlt worden ist (siehe auch Rechnungsberichtigung Umsatzsteuerausweis).

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Checkliste Rechnung

Nachfolgende Checkliste für Rechnungen soll Ihnen als roter Faden hinsichtlich aller notwendigen Formalitäten für steuerlich ordnungsgemäße Rechnungen gemeinsam mit mir dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung.

 

Buchführungsprogramm mit Rechnungserstellung (Faktura)

BuchfuehrungsprogrammIch biete meinen Mandanten ein online Buchführungsprogramm kostenlos an, mit Sie Belege einscannen und online Rechnungen erstellen können. Für die kostenlose Nutzung bitte bei der Anmeldung den Promotioncode angeben: steuerschroeder Buchfuehrungsprogramm

 

E-Mail: Umsatzsteuer-Rechnung@steuerschroeder.de

 

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