Lohnsteuer

Gehaltserhöhung: Steuerfreie Gehaltsextras

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen, Tipps + Beratung zur Senkung der Lohnnebenkosten.



Tipps zur Senkung der Lohnnebenkosten

Tipps zur Senkung der Lohnnebenkosten: Zunächst ist es erforderlich, zu klären, bei welchem Ihrer Mitarbeiter für Sie als Arbeitgeber überhaupt Einsparungsmöglichkeiten bestehen.


Steuergünstige Gehaltsextras an Arbeitnehmer

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Steuergünstige Gehaltszuwendungen an Arbeitnehmer: Gutscheine und Tankkarten

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Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung

Das Video zeigt, welche Möglichkeiten für Unternehmer bestehen, die Mitarbeiter im Bereich Gesundheitsvorsorge zu unterstützen.


Gehaltsumwandlung; Nettolohnoptimierung durch steuerfreie und pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen

Aktuell mehren sich in den Lohnsteuer-Arbeitgeberstellen wieder die Anträge auf Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG im Zusammenhang mit Gehaltsoptimierungsmodellen in der Form einer Umwandlung von steuerpflichtigem Arbeitslohn in eine steuerfreie oder zumindest pauschal versteuerte Zuwendung auf der Basis neuer Arbeitsverträge. Die jeweiligen Arbeitgeber beabsichtigen dabei, bestehende befristete Arbeitsverträge auslaufen zu lassen und anschließend Arbeitsverträge mit geändertem Inhalt zu schließen bzw. bei unbefristeten Arbeitsverträgen Änderungsverträge abzuschließen. Zur lohnsteuerlichen Behandlung solcher Gehaltsoptimierungsmodellen haben die damaligen Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster bereits in einer gemeinsamen Verfügung S 2342 – 1017 St 213 (OFD Rhld) und S 2332 – 154 – St 22 – 31 (OFD MS) vom 12.01.2012 im Zusammenhang mit den damaligen Anträgen einer Steuerberatungsgesellschaft auf Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG Stellung genommen. Die dort getroffenen Aussagen gelten weiter fort.

Im Einzelnen gilt daneben zur lohnsteuerlichen Behandlung von Gehaltsoptimierungsmodellen das Folgende:

1. Allgemeines

Generell ist für die steuerliche Anerkennung einer Gehaltsumwandlung zunächst Voraussetzung, dass die Vereinbarungen vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abgeschlossen werden muss. Dies ist regelmäßig vor der Fälligkeit der entsprechenden Lohnzahlungen der Fall (vgl. BFH-Urteil vom 27.04.2001, BStBl 2001 II, 601 ). Soweit danach Sachbezüge vorliegen, sind die durch den BFH aufgestellten Rechtsgrundsätze (BFH-Urteile vom 11.11.2010, VI R 21/09 , BStBl 2011 II, 383 ; VI R 27/09 , BStBl 2011 II, 386 und VI R 41/10 , BStBl 2011 II, 389 ) zur Abgrenzung zwischen Barlohn und Sachlohn zu beachten. D. h. der nunmehr vorliegende Sachlohn darf nicht in einer Barleistung erfüllbar sein. Verzichtet der Arbeitnehmer also unter Änderung des Anstellungs-/Arbeitsvertrags auf einen Teil seines Barlohns und gewährt ihm der Arbeitgeber statt dessen Sachlohn (z. B. in Form eines Nutzungsvorteils), ist der verbliebene Barlohn mit dem Nennwert und der Sachlohn mit den Werten des § 8 Abs. 2 und 3 EStG anzusetzen (BFH-Beschluss v. 20.08.1997, BStBl 1997 II S. 667 ; vgl. auch H 8.1 (1–4) „Geldleistung oder Sachbezug” LStH 2013 und H 8.1 (7) „Essenmarken und Gehaltsumwandlung” erster Spiegelstrich „Änderung des Arbeitsvertrags” LStH 2013 ). Zu beachten bleibt, dass der bisherige Bruttobarlohn nicht mehr in der Lohn-/Gehaltsabrechnung aufgeführt werden darf, sondern nur noch der verminderte Bruttobarlohn (Hinweis auf die Kurzinformation Einkommensteuer Nr. 11/2013 vom 16.08.2013).

Bei den v. g. Vergütungsbestandteilen sind zwei Fallgruppen zu unterscheiden:

Fallgruppe 1

Fallgruppe 2

Vergütungsbestandteile müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden

Vergütungsbestandteile brauchen nicht zusätzlich
zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden

2. Fallgruppe 1: Fälle mit Zusätzlichkeitsvoraussetzung

Vergütungsbestandteile, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu erbringen sind, z. B.:

• steuerfreie Kindergartenzuschüsse (§ 3 Nr. 33 EStG )

• Zuschüsse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG )

• pauschal zu versteuernde Barzuschüsse zu Fahrtkosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG )

• pauschal zu versteuernde Beträge für die Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten samt Zubehör und Zuschüsse für die Internetnutzung (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG )

Die Vergütungsbestandteile dieser Fallgruppe werden nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie tatsächlich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Der ohnehin geschuldete Arbeitslohn ist der Arbeitslohn, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet (R 3.33 Abs. 5 Satz 1 LStR 2015 ).

Nach dem BMF-Schreiben vom 22.05.2013, BStBl 2013 I, 728 gilt hierzu ergänzend Folgendes:

Die Verwaltung sieht die Zusätzlichkeitsvoraussetzung abweichend von der neuen BFH-Rechtsprechung (Urteile vom 19.09.2012, VI R 54/11 und VI R 55/11 ) als erfüllt an, wenn die zweckbestimmte Leistung zu dem Arbeitslohn hinzukommt, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet (vgl. R 3.33 Abs. 5 Satz 1 LStR ). Nur Gehaltsumwandlungen sind danach schädlich.

Kommt die zweckbestimmte Leistung zu dem Arbeitslohn hinzu, den der Arbeitgeber (vor der Gewährung dieser Leistung) schuldet, ist das Tatbestandsmerkmal „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” auch dann erfüllt, wenn der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage einen Anspruch auf die zweckbestimmte Leistung hat.

Beispiel:

Der Arbeitgeber hat mit dem Arbeitnehmer bisher einen Bruttoarbeitslohn von 3.000 Euro vereinbart. Seit Mai 01 erhält der Arbeitnehmer anstelle einer Barlohnerhöhung einen Kindergartenzuschuss in Höhe von 100 Euro. Diese Vereinbarung wird als Anhang zum Arbeitsvertrag genommen.

Lösung:

Der Kindergartenzuschuss ist steuerfrei, da der Arbeitgeber den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber einen Nachweis über die Kindergartenbeiträge im Original auszuhändigen (Lohnkonto!)

Schädlich sind sog. Rückfallklauseln , wonach ab dem Wegfall der Voraussetzungen für die Ersatzvergütung diese nicht ersatzlos wegfällt, sondern dem Arbeitnehmer nun wieder automatisch ein Anspruch auf den ursprünglichen Bruttoarbeitslohn zusteht.

Beispiel:

Bis Juli 01 besucht das Kind des Arbeitnehmers den Kindergarten, für dessen Gebühren der Arbeitnehmer steuerfreie Zuschüsse nach § 3 Nr. 33 EStG erhält. Ab September 01 befindet sich das Kind des Arbeitnehmers jedoch in der Grundschule. Arbeitgeber und Arbeitnehmer hatten seinerzeit vereinbart, dass mit Eintritt der Schulpflicht des Kindes der vormalige Arbeitslohnanspruch wieder auflebt.

Lösung:

Mit der o. g. arbeitsvertraglichen Vereinbarung hätte der Arbeitnehmer automatisch ab September 01 einen arbeitsvertraglichen Anspruch auf den vormaligen Arbeitslohn vor der Herabsetzung. Die Vereinbarung ist daher von Anfang an nicht anzuerkennen.

Zudem schädlich ist, wenn dem Arbeitnehmer einseitig ein Kündigungsrecht mit Anspruch auf Rückkehr zum ursprünglichen Bruttoarbeitslohn eingeräumt wird, d. h. der Arbeitnehmer kann jederzeit nach eigenem Entschluss von seinem Kündigungsrecht Gebrauch machen und zum ursprünglichen Barlohn zurückkehren.

2.1 Befristete Arbeitsverträge

Sofern beim Auslaufen befristeter Arbeitsverträge in neuen Arbeitsverträgen entsprechende Regelungen getroffen werden, ist das Tatbestandsmerkmal „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” grundsätzlich erfüllt, sofern keine Rückfallklauseln vereinbart wurden.

2.2 Geänderte Arbeitsverträge/Änderungskündigungen bei unbefristeten Arbeitsverträgen

Das Tatbestandsmerkmal „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” ist hier im Hinblick auf die Regelung des R 3.33 Abs. 5 Satz 2 LStR 2015 nicht erfüllt , da durch die im gegenseitigen Einvernehmen abgeschlossenen Änderungsverträge arbeitsrechtlich geschuldeter Arbeitslohn lediglich umgewandelt wird.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer hat nach seinem Arbeitsvertrag Anspruch auf einen Bruttoarbeitslohn von monatlich 3.000 Euro. Er vereinbart mit seinem Arbeitgeber im März 01 ab April 01 den Bruttoarbeitslohn auf 2.920 Euro herabzusetzen und einen steuerfreien Kindergartenzuschuss in Höhe von 80 Euro monatlich zu zahlen.

Lösung:

Der ab April 01 gezahlte Kindergartenzuschuss ist nicht steuerfrei, da er nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten, sondern durch Umwandlung von geschuldetem Bruttoarbeitslohn erbracht wird. Der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn beträgt daher auch ab April 01 unverändert 3.000 Euro monatlich.

3. Fallgruppe 2: Fälle ohne Zusätzlichkeitsvoraussetzung

Vergütungsbestandteile ohne Zusätzlichkeitserfordernis, z. B.:

• Zahlung von steuerfreiem Verpflegungsmehraufwand (§ 3 Nr. 16 EStG )

• Heimarbeitszuschlag (§ 3 Nr. 30 und 50 EStG , R 9.13 Abs. 2 LStR 2015 )

• Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt und aus den in diesem Zusammenhang erbrachten Dienstleistungen (§ 3 Nr. 45 EStG )

• Regelmäßige pauschale Barablösungen für (nachgewiesene) Reinigungskosten für vom Arbeitgeber gestellte typische Berufskleidung (§ 3 Nr. 50 EStG )

• Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, Zuschläge zur Rufbereitschaft (§ 3b EStG )

• Firmenwagengestellung (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 – 5 EStG , R 8.1 Abs. 9 LStR 2015 )

• Warengutscheine i. R. der sog. 44-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG )

• Rabattfreibetrag (§ 8 Abs. 3 EStG , R 8.2 LStR 2015 )

• Barzuschüsse in Form von z. B. Restaurantschecks für unentgeltlich oder verbilligt abgegebene Mahlzeiten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2015 )

• Fehlgeldentschädigung (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR 2015 )

• Werbung auf Fahrzeugen (§ 22 Nr. 3 EStG )

• Pauschalierung von unentgeltlich oder verbilligt abgegebenen arbeitstäglichen Mahlzeiten (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG )

• Pauschalierung von Erholungsbeihilfen (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG )

Durch die Umwandlung entstehen je nach neuem Vergütungsbestandteil entweder steuerfreie oder pauschal zu besteuernde Lohnbestandteile. OFD Nordrhein-Westfalen

In analoger Anwendung von Rz. 295 des BMF-Schreibens vom 24.07.2013 ( BStBl 2013 I, 1022 ; unter Berücksichtigung der Änderungen durch BMF-Schreiben vom 13.01.2014, BStBl 2014 I, 97 und vom 13.03.2014, BStBl 2014 I, 554 ) hindert es die Annahme einer Entgeltumwandlungin diesen Fällen auch dann nicht, wenn der bisherige ungekürzte Arbeitslohn weiterhin Bemessungsgrundlage für künftige Erhöhungen des Arbeitslohns oder andere Arbeitgeberleistungen (z. B. Weihnachtsgeld) ist, die Gehaltsminderung zeitlich begrenzt oder vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber sie einseitig ändern kann. Entscheidend ist lediglich, dass gemäß der vorgelegten Verträge im Vorhinein auf künftig fälligen Arbeitslohn verzichtet wird.


Lohnsteuerbefreite Arbeitgeberleistungen

Sozialversicherungsbeiträge lassen sich insbesondere bei bestimmten lohnsteuerbefreiten Arbeitgeberleistungen einsparen. Hier kommen nachfolgend genannten Möglichkeiten für Sie in Frage. Diese können z. B. bei den nächsten Gehaltsverhandlungen oder bei Neueinstellungen solche Gehaltsbestandteile mit dem betreffenden Mitarbeitern vereinbart werden. Im Beratungsgespräch werde ich Ihnen die jeweiligen Einsparungsmöglichkeiten, insbesondere die Vorteile für Sie und Ihre Mitarbeiter und steuerrechtlichen Voraussetzungen genau aufzeigen, wie z.B. durch die betriebliche Altersvorsorge.

Weitere Möglichkeiten:

  • Private Nutzung eines betrieblichen Personalcomputers oder anderer Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz oder in den Privaträumen des Mitarbeiters (Gestellung eines PCs oder anderer Kommunikationsmittel)
  • Private Nutzung eines betrieblichen Telefon- oder Internetanschlusses am Arbeitsplatz oder in den Privaträumen des Mitarbeiters
  • Erstattung von betrieblichen Reisekosten, Umzugskosten und Kosten der doppelten Haushaltsführung
  • Übernahme von Kindergeldbeiträgen u. ä. (wenn dies gewünscht ist, bitte die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auflisten)
  • Werkzeuggeld
  • Gestellung von Berufskleidung bzw. Erstattung der dafür entstehenden Werbungskosten
  • Bewirtungskosten und Geschenke

Tipp: Berechnung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung (Lohnkosten)

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Beratungsangebot zu Lohnkosten

Bitte bringen Sie zu einem Beratungsgespräch eine Übersicht über die Gehälter Ihrer Mitarbeiter mit. Auf diese Weise lässt sich die Gehaltsstruktur in Ihrem Unternehmen gut einschätzen. Wenn Sie eine solche Tabelle erstellen, sollten Sie diese gestaffelt nach der Höhe des Bruttogehaltes erstellen und dabei auch Hinweise zu weiteren Gehaltsbestandteilen (Weihnachtsgeld, Dienstwagen etc.) aufnehmen (vgl. Sie dazu bitte die unten aufgeführte Checkliste). Die Staffelung nach der Höhe des Bruttogehaltes ist auch deshalb von Bedeutung, weil die Beitragsbemessungsgrenzen nicht für alle Sozialversicherungen identisch sind, sondern - wie die nachfolgende Übersicht zeigt - zwischen den Beitragsbemessungsgrenzen bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung und denen für Kranken-, Pflegeversicherung unterschieden wird. Außerdem gelten bei den Renten- und Arbeitslosenversicherungen in Ost- und Westdeutschland unterschiedliche Beitragsbemessungsgrenzen. Auch sollte die Übersicht eine Information über die Art der Krankenversicherung enthalten, da private Krankenversicherungen, anders als die gesetzlichen Krankenversicherungen, ihre Beitragssätze nicht nach dem Bruttogehalt sondern nach davon völlig unabhängigen Kriterien berechnen. Diese Zusammenhänge können wir Ihnen im Beratungsgespräch bei Bedarf gerne näher erläutern. Sollten Sie sowohl Mitarbeiter in West- und Ostdeutschland beschäftigen, sollte in der Checkliste auch danach differenziert werden.


Checkliste: Erforderliche Unterlagen Senkung Lohnnebenkosten

1.

Übersicht über die Gehaltsstruktur der Mitarbeiter, vgl. dazu im Einzelnen die Tabelle weiter unten

2.

Ggf. ergänzende Übersicht über Einordnung Mitarbeiter in West und Ost

3.

Ggf. ergänzende Übersicht über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen Zuschuss zum Kindergarten erhalten können

4.

Übersicht über die für Sie in Frage kommenden Gehaltsbestandteile


Nachfolgend habe ich Ihnen in übersichtlicher Form aufgelistet, welche Unterlagen ich für das Gespräch benötige. Ich freue mich auf das Gespräch.


Tabelle der Mitarbeiter/innen mit Beispiel

Kennzeichen Mitarbeiter (Mitarbeiter-Nummer oder Namen)

Inge Musterfrau

Jörg Mustermann

Jahres-Bruttogehalt

24.000 EUR

65.000 EUR

Monats-Bruttogehalt

2.000 EUR

5.000 EUR

Monats-Nettogehalt

1.344,76 EUR

3.052,80

Angabe Steuerklasse/ Wahl des Faktorverfahrens

Steuerklasse IV ohne Faktorverfahren

Steuerklasse

Zusatzleistungen z. B.:

sonstige Bezüge

Weihnachtsgeld bzw. 13. Gehalt

Dienstwagen (wenn ja, private Mitbenutzung)

Zuschuss zum Kindergarten, monatlich 50 EUR

13. Gehalt (Weihnachtsgeld) zahlbar mit Novembergehalt, Höhe: 5.000 EUR

Krankenversicherung (gesetzlich oder private Krankenversicherung) mit Angabe Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung bzw. Beitrag bei privaten Krankenversicherung.

Gesetzliche Krankenversicherung, kein Zusatzbeitrag

Privat krankenversichert monatlicher Beitrag 270 EUR

Basisbeitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung

232 EUR

216 EUR

Ggf. einfügen

Einsatz Ost oder West

West

Ost

Kinder, für die ggf. Kindergartenbeitrag übernommen werden kann, soweit bekannt mit Angabe des Kindergartenbeitrages ohne Essensgeld

Ja, 140 EUR monatlich

 


Hinweis: Nicht zwingend erforderlich ist, die für den Mitarbeiter geltenden Lohnsteuermerkmale (Steuerklasse Anwendung Faktorverfahren, Freibeträge etc.) aufzulisten. Diese Merkmale wirken sich ausschließlich auf die nicht von Ihnen als Arbeitgeber zu tragende Lohnsteuer aus. Beachten sollten Sie , dass bei Mitarbeitern, die die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten haben bzw. die privat krankenversichert sind, es sich für Sie als Arbeitgeber lohnen kann, Möglichkeiten zur Senkung der Lohnnebenkosten zu nutzen. Denn die Senkung der Lohnsteuer (und damit der Ihre Mitarbeiter treffenden Abgabenlast) wirkt sich - gerade wenn der Anstoß von Ihnen als Arbeitgeber kommt - oft sehr positiv auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter aus. E-Mail: Lohnsteuer@SteuerSchroeder.de

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Steuertipp: Jetzt kostenlos Steuerertattung berechnen


Tipp: Rente aufbessern: Riester-Rente Zulagen und von der Steuer absetzen.

Mehr Infos zur Lohnsteuer finden Sie im Steuerlexikon:


Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


BFH Urteile zu diesem Thema und weiteres:




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Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater
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