Lohnsteuer: Abzug, Anmeldung + Tipps

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen, Tipps + Beratung zur Senkung der Lohnnebenkosten.

Inhalt Lohnsteuer

Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Beschäftigte haben, müssen Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungs-beiträge vom Arbeitslohn der Beschäftigten einbehalten und an das Finanzamt bzw. die Sozialversicherungsträger abführen. Sie haften für die richtige Einbehaltung und Abführung der Beträge. Die Höhe der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Lohnkirchensteuer, die für den „Lohnzahlungszeitraum“ (in der Regel: ein Monat) einzubehalten sind, können Sie mit Hilfe eines online Lohnsteuerrechners ermitteln. Sie können hilfsweise die Steuerabzugsbeträge auch in den sog. Lohnsteuertabellen ablesen.

Tipp: Zur Berechnung der Lohnsteuer können Sie den kostenlosen online Lohnsteuerrechner nutzen. Hier finden Sie die Lohnsteuertabelle. Das Lohnsteuertabellenprogramm generiert Lohnsteuertabellen.

Ein inländischer Arbeitgeber ist verpflichtet die Lohnsteuer für seine Arbeitnehmer einzubehalten. Diese Steuer muss der Arbeitgeber bei seinem Betriebsstätten-Finanzamt anmelden und auch abführen. Hierzu reicht er eine elektronische Lohnsteuer-Anmeldung ein. In Abhängigkeit von der Höhe der Lohnsteuer ist die Anmeldung und Abführung monatlich, vierteljährlich oder jährlich durchzuführen. Die Lohnsteuer ist am 10. des Folgemonats fällig und ist dem zuständigem Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers per ELSTER zu melden.

Für Arbeitslohn, der von einem inländischen Arbeitgeber gezahlt wird, erfolgt der Lohnsteuerabzug auf Grundlage der Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer (ELStAM) und der Steuerklasse. Eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer muss Ihnen in der Regel vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Aufnahme der Tätigkeit seine Identifikationsnummer sowie das Geburtsdatum mitteilen, wenn Sie den Arbeitslohn nicht pauschal versteuern. Des Weiteren muss sie oder er Ihnen mitteilen, ob Sie seine Hauptarbeitgeberin oder sein Hauptarbeitgeber sind. Mit diesen Daten müssen Sie die Beschäftigten bei der Finanzverwaltung auf elektronischem Weg anmelden und die ELStAM abrufen. Als ELStAM werden Ihnen die Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession und eingetragene Frei- und Hinzurechnungsbeträge übermittelt.

Der Lohnsteuerabzug wird vom Arbeitslohn vorgenommen. Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer zufließen. Zu den Einnahmen zählen nicht nur Geldleistungen, sondern auch Sachbezüge (z. B. Kost und Logis) und andere geldwerte Vorteile (z. B. private Benutzung eines betrieblichen Pkw).

Mit dem Lohnsteuerabzug ist das Besteuerungsverfahren grundsätzlich abgeschlossen, es sei denn, der Arbeitnehmer ist zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet oder der Arbeitnehmer stellt einen Antrag auf Veranlagung zur Einkommensteuer (Lohnsteuerjahresausgleich), um die etwa zu viel einbehaltenen Lohnsteuern erstattet zu bekommen. Durch den Lohnsteuerjahresausgleichs wird die im Laufe des Kalenderjahres zu viel erhobene Lohnsteuer wird dem Arbeitnehmer erstattet, z. B. durch nachträgliche Geltendmachung von Steuerermäßigungen. Hier finden Sie Steuerprogramme sowie einen Vergleich von Einkommensteuerprogrammen.

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Der Lohnsteuerabzug wird auf der Lohnsteuerbescheinigung vermerkt und dem Arbeitnehmer übergeben. Durch den Lohnsteuerabzug gilt die Einkommensteuer für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit nur bei beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern grundsätzlich als abgegolten. Unbeschränkt Steuerpflichtige können eine Steuererklärung einreichen (sog. Lohnsteuerjahresausgleich). Für EU-/EWR- Staatsangehörige gelten Besonderheiten. Diese Arbeitnehmer können eine Veranlagung zur Einkommensteuer beantragen, um die Abgeltungswirkung des Lohnsteuerabzuges zu vermeiden

Ein ausländischer Arbeitgeber (ohne Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Geschäftsleitung, Sitz, Betriebsstätte oder ständigen Vertreter in Deutschland) ist nicht verpflichtet, die Lohnsteuer für in Deutschland tätige Arbeitnehmer einzubehalten uns abzuführen. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer Einkommensteuervorauszahlungen an sein zuständiges Finanzamt zu entrichten. .

Weitere Informationen zum Lohnsteuerabzug finden Sie in den Lohnsteuerrichtlinien. Hier finden Sie Infos zur Lohnsteuerkarte.

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Lohnsteueranmeldung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen: Dazu hat der Arbeitgeber beim Finanzamt eine Lohnsteueranmeldung einzureichen. Der Arbeitgeber ist für die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer verantwortlich. Stellt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fest, dass die Lohnsteuer zu niedrig einbehalten wurde, so kann es sowohl unmittelbar den Arbeitnehmer als auch den den Arbeitgeber für die zu niedrig einbehaltene Lohnsteuer in Anspruch nehmen.

Tipps zur Senkung der Lohnnebenkosten

Tipps zur Senkung der Lohnnebenkosten: Zunächst ist es erforderlich, zu klären, bei welchem Ihrer Mitarbeiter für Sie als Arbeitgeber überhaupt Einsparungsmöglichkeiten bestehen.

Mehr Infos zur Lohnsteuer finden Sie im Steuerlexikon:

Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung

Das Video zeigt, welche Möglichkeiten für Unternehmer bestehen, die Mitarbeiter im Bereich Gesundheitsvorsorge zu unterstützen.

Lohnsteuerbefreite Arbeitgeberleistungen

Sozialversicherungsbeiträge lassen sich insbesondere bei bestimmten lohnsteuerbefreiten Arbeitgeberleistungen einsparen. Hier kommen nachfolgend genannten Möglichkeiten für Sie in Frage. Diese können z. B. bei den nächsten Gehaltsverhandlungen oder bei Neueinstellungen solche Gehaltsbestandteile mit dem betreffenden Mitarbeitern vereinbart werden. Im Beratungsgespräch werde ich Ihnen die jeweiligen Einsparungsmöglichkeiten, insbesondere die Vorteile für Sie und Ihre Mitarbeiter und steuerrechtlichen Voraussetzungen genau aufzeigen, wie z.B. durch die betriebliche Altersvorsorge.

Weitere Möglichkeiten:

Private Nutzung eines betrieblichen Personalcomputers oder anderer Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz oder in den Privaträumen des Mitarbeiters (Gestellung eines PCs oder anderer Kommunikationsmittel)
Private Nutzung eines betrieblichen Telefon- oder Internetanschlusses am Arbeitsplatz oder in den Privaträumen des Mitarbeiters
Erstattung von betrieblichen Reisekosten, Umzugskosten und Kosten der doppelten Haushaltsführung
Übernahme von Kindergeldbeiträgen u. ä. (wenn dies gewünscht ist, bitte die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auflisten)
Werkzeuggeld
Gestellung von Berufskleidung bzw. Erstattung der dafür entstehenden Werbungskosten
Bewirtungskosten und Geschenke

Tipp: Berechnung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung (Lohnkosten)

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Beratungsangebot zu Lohnkosten

Bitte bringen Sie zu einem Beratungsgespräch eine Übersicht über die Gehälter Ihrer Mitarbeiter mit. Auf diese Weise lässt sich die Gehaltsstruktur in Ihrem Unternehmen gut einschätzen. Wenn Sie eine solche Tabelle erstellen, sollten Sie diese gestaffelt nach der Höhe des Bruttogehaltes erstellen und dabei auch Hinweise zu weiteren Gehaltsbestandteilen (Weihnachtsgeld, Dienstwagen etc.) aufnehmen (vgl. Sie dazu bitte die unten aufgeführte Checkliste). Die Staffelung nach der Höhe des Bruttogehaltes ist auch deshalb von Bedeutung, weil die Beitragsbemessungsgrenzen nicht für alle Sozialversicherungen identisch sind, sondern - wie die nachfolgende Übersicht zeigt - zwischen den Beitragsbemessungsgrenzen bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung und denen für Kranken-, Pflegeversicherung unterschieden wird. Außerdem gelten bei den Renten- und Arbeitslosenversicherungen in Ost- und Westdeutschland unterschiedliche Beitragsbemessungsgrenzen. Auch sollte die Übersicht eine Information über die Art der Krankenversicherung enthalten, da private Krankenversicherungen, anders als die gesetzlichen Krankenversicherungen, ihre Beitragssätze nicht nach dem Bruttogehalt sondern nach davon völlig unabhängigen Kriterien berechnen. Diese Zusammenhänge können wir Ihnen im Beratungsgespräch bei Bedarf gerne näher erläutern. Sollten Sie sowohl Mitarbeiter in West- und Ostdeutschland beschäftigen, sollte in der Checkliste auch danach differenziert werden.

Checkliste: Erforderliche Unterlagen Senkung Lohnnebenkosten

1.	Übersicht über die Gehaltsstruktur der Mitarbeiter, vgl. dazu im Einzelnen die Tabelle weiter unten
2.	Ggf. ergänzende Übersicht über Einordnung Mitarbeiter in West und Ost
3.	Ggf. ergänzende Übersicht über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen Zuschuss zum Kindergarten erhalten können
4.	Übersicht über die für Sie in Frage kommenden Gehaltsbestandteile

Nachfolgend habe ich Ihnen in übersichtlicher Form aufgelistet, welche Unterlagen ich für das Gespräch benötige. Ich freue mich auf das Gespräch.

Tabelle der Mitarbeiter/innen mit Beispiel

Kennzeichen Mitarbeiter (Mitarbeiter-Nummer oder Namen)	Inge Musterfrau	Jörg Mustermann
Jahres-Bruttogehalt	24.000 EUR	65.000 EUR
Monats-Bruttogehalt	2.000 EUR	5.000 EUR
Monats-Nettogehalt	1.344,76 EUR	3.052,80
Angabe Steuerklasse/ Wahl des Faktorverfahrens	Steuerklasse IV ohne Faktorverfahren	Steuerklasse
Zusatzleistungen z. B.: sonstige Bezüge Weihnachtsgeld bzw. 13. Gehalt Dienstwagen (wenn ja, private Mitbenutzung)	Zuschuss zum Kindergarten, monatlich 50 EUR	13. Gehalt (Weihnachtsgeld) zahlbar mit Novembergehalt, Höhe: 5.000 EUR
Krankenversicherung (gesetzlich oder private Krankenversicherung) mit Angabe Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung bzw. Beitrag bei privaten Krankenversicherung.	Gesetzliche Krankenversicherung, kein Zusatzbeitrag	Privat krankenversichert monatlicher Beitrag 270 EUR
Basisbeitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung	232 EUR	216 EUR
Ggf. einfügen
Einsatz Ost oder West	West	Ost
Kinder, für die ggf. Kindergartenbeitrag übernommen werden kann, soweit bekannt mit Angabe des Kindergartenbeitrages ohne Essensgeld	Ja, 140 EUR monatlich

Hinweis: Nicht zwingend erforderlich ist, die für den Mitarbeiter geltenden Lohnsteuermerkmale (Steuerklasse Anwendung Faktorverfahren, Freibeträge etc.) aufzulisten. Diese Merkmale wirken sich ausschließlich auf die nicht von Ihnen als Arbeitgeber zu tragende Lohnsteuer aus. Beachten sollten Sie , dass bei Mitarbeitern, die die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten haben bzw. die privat krankenversichert sind, es sich für Sie als Arbeitgeber lohnen kann, Möglichkeiten zur Senkung der Lohnnebenkosten zu nutzen. Denn die Senkung der Lohnsteuer (und damit der Ihre Mitarbeiter treffenden Abgabenlast) wirkt sich - gerade wenn der Anstoß von Ihnen als Arbeitgeber kommt - oft sehr positiv auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter aus. E-Mail: Lohnsteuer@SteuerSchroeder.de

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Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:

Keine Lohnsteuerpauschalierung im Fall der Gehaltsumwandlung

Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer

Lohnsteuerliche Behandlung des (Elektro)Fahrrad-Leasings

Lohnsteuerliche Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten der Arbeitnehmer ab Kalenderjahr 2018

Lohnsteuer: Merkblatt zur Steuerklassenwahl für das Jahr 2018 bei Ehegatten oder Lebenspartnern, die beide Arbeitnehmer sind